Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) Herramientas de Gestión en Contrataciones Estatales. Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) 1

¿QUÉ TENGO QUE CONOCER? Al finalizar este taller, el participante contará con la base conceptual que le permita conocer: Marco Normativo Objetivos del PACC PREPARACIÓN Determinación de un cronograma de trabajo Análisis y diagnóstico del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Anual Identificación de necesidades. ELABORACIÓN Codificación de bienes y servicios y consolidación de necesidades. Aprobación y difusión del plan anual de compras y contrataciones Seguimiento y monitoreo del plan anual de compras y contrataciones

MARCO NORMATIVO CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DOMINICANA. RD-CAFTA. LEY NO. 340-06 DEL 18 DE AGOSTO DEL 2006. LEY NO. 449-06 DEL 6 DE DICIEMBRE DEL 2006. LEY NO. 200-04, DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. LEY ORGÁNICA DE PRESUPUESTO PARA EL SECTOR PÚBLICO NO. 423-06 DE FECHA DIECISIETE (17) DE NOVIEMBRE DE DOS MIL SEIS (2006).

ADQUISICIONES DEL GOBIERNO EN LA R.D. Una de las funciones más importantes del Estado es ser responsable de convertir el presupuesto en bienestar y desarrollo. Esta función representa aproximadamente el 31% del presupuesto del gobierno.

Ley No. 340-06 El Estado Dominicano tiene el deber de lograr la máxima eficiencia en el manejo de los fondos públicos, asegurando competitividad y transparencia. DECRETO 164-13 ART. 8 . Las instituciones Públicas en el ámbito de aplicación de la Ley No.340-06 y sus modificaciones tienen la obligación de reportar a la Dirección General de Contrataciones Públicas a mas tardar en Julio, el presupuesto dedicado a compras y contrataciones públicas para el período Enero-Diciembre y de este monto el 20% y el tipo de proceso dirigido a las MIPYMES. http://www.comprasdominicana.gov.do/web/guest/leyes-y-decretos

OBJETIVOS DEL PACC Realizar los planes anuales de compras y contrataciones de bienes, servicios y obras por parte de las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de la Ley. 6

IMPORTANCIA del PACC Brinda una visión general de las actividades y determina la capacidad de ejecución física y financiera del plan operativo Reduce fraccionamiento de las compras Mejora los procesos administrativos Permite medir desvíos y corregir inconvenientes en forma oportuna Aumentar el poder de negociación (economía de escala) Generar estrategias de optimización en el abastecimiento Mejorar los contratos de suministros (mayor volumen, menor frecuencia) Minimizar demoras en el suministro 7 7

PLANIFICACIÓN “…es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982). 8

La planificación como técnica persigue: Reducir la incertidumbre respecto al futuro. Concentrar la atención en las acciones que mayor impacto tendrán en el logro de los objetivos propuestos. Maximizar la eficiencia, al reducir costos y tiempo empleado para lograr los objetivos. Facilitar la gobernabilidad de los procesos, al establecer un claro rumbo de acción. Posibilitar la supervisión y seguimiento de las tareas cuya ejecución se espera impacten la realidad en forma favorable a los fines de la organización que planifica. 9

Unidades Operativas Involucradas Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Administrativa Financiera OAI Área de Planificación y Desarrollo Unidades Requirentes. Unidad Operativa de Compras y Contrataciones. 10

Compromiso de la máxima autoridad ejecutiva Comunicando a la organización de la importancia de cumplir la normativa y reglas técnicas. Asegurando que los objetivos operativos y de adquisiciones son congruentes y balanceados. Ejecutando las revisiones directivas. Aplicando correctivos de alto nivel. Asegurando disponibilidad de recursos. Brindando “soporte político”. 11

RUTA CRÍTICA DE ELABORACIÓN DEL PACC Análisis, diagnóstico e identificación de necesidades Determinación del cronograma Codificación aprobación y difusión ELABORACIÓN PREPARACIÓN Control y seguimiento Identificación de necesidad Satisfación de necesidad Los Planes y Programas Anuales de Contrataciones tienen un ámbito de duración de 12 meses (Art. 38). 12

La preparación inicia con la decisión de la Máxima Autoridad. Procedimientos La preparación inicia con la decisión de la Máxima Autoridad. Designa como responsable de liderar el proceso al Departamento de Planificación y Desarrollo o su equivalente. Asigna un equipo de trabajo conformado por un representante de cada Unidad Requirente de la Institución. Insumos 13

Establecer los diferentes períodos de tiempo. Preparación de cronograma de trabajo, respecto al inicio y final de la planificación de las compras. Establecer los diferentes períodos de tiempo. Establecer la meta 14

diagnóstico e identificación de necesidades Análisis, diagnóstico e identificación de necesidades Productos Procesos Identificación de todos los referentes estratégicos y los compromisos asumidos en el plan operativo. Recopilación de Información para obtener el PACC y la asignación presupuestaria. Análisis y diagnóstico del Plan Estratégico Plan operativo anual actualizado Necesidades: Planificación y Desarrollo, conjuntamente con el equipo de trabajo asignado y almacén y suministro elaborar una lista de bienes, servicios y obras que requiere la Institución. Listado de los requerimientos identificados para elaborar el PACC. 15

ELABORACIÓN Preliminar PACC Confección Narrativa Remitir al Área de Planificación y Desarrollo sus Planes Anuales de Compras y Contrataciones preliminares para su la codificación y consolidación de todos los requerimientos Descargará el formulario No. SNCC.F.53 Completará los siguientes campos: -Descripción de la compra o contratación; -Unidad de Medida; -Cantidad total de las necesidades identificadas -Las fechas de necesidad 16

ELABORACIÓN DEL PLAN DE CONTRATACIONES Agrupación de Contrataciones: Se facilita el proceso al no tener que hacer varias contrataciones Lotes e ítems Se debe hacer con lógica y teniendo en cuenta: La relación entre los bienes u obras a licitarse Los suplidores en el mercado La existencia de los bienes en el mercado La situación geográfica (obras) Los requerimientos de tiempo La normativa aplicable

Codificación aprobación y difusión Proyecto de PACC. Revisión formal de coherencia de los planes por departamento. Formulario único estándar No. SNCC.F.053 Consolidar los Planes Anuales Preliminares APD y UOC Formulario único estándar No. SNCC.F.069 18

InformaCión a presentAr en el Plan Anual de Compras Capítulo, Subcapítulo, Unidad Ejecutura, Unidad de Compra, Año Fiscal, fecha de aprobación. Descripción de la Compra: Adquisición de Mobiliario de Oficina. Tipo de contratación: Bienes, Servicios y Obras. Procedimiento de Selección: Compra Menor, Directa, Comparación de Precios , Licitación, Sorteo de Obras. Grupo de Catálogo de Bienes y Servicios: A nivel de Grupo 44 grupos del catálogo. Fecha Prevista de la Contratación : Fecha del Trimestre correspondiende que se realizará la compra. Monto Estimado : Acorde a lo asignado en el presupuesto. Region, provincia, municipio: Esta acorde al Presupuesto. Destinado a MIPYMES : cumplimiento del 20% de Ley.

APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Se presenta el PACC a la Máxima Autoridad Ejecutiva Si hay necesidad de realizar ajustes al PACC se procederá a la remisión del mismo al Área de Planificación y Desarrollo Envía a la OAI Para su difusión Corresponde al Área de Planificación y Desarrollo monitorear el fiel cumplimiento del PACC Envía a la Dirección Administrativa y Financiera La DAF remite a la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES)

Planificación de Compras del Estado Dominicano. www.comprasdominicana.gov.do Planificación de Compras del Estado Dominicano. El cumplimiento de los planes de compra será evaluado por el Órgano Rector.

ACCESO A PLANES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES www.comprasdominicana.gov.do

Formulario 53

Formulario 69

PUNTOS IMPORTANTES DE LA PLANTILLA Se requiere que la versión de Excel a utilizar sea 2007. Habilitar los macros en su aplicación de Excel. Antes de generar el archivo CSV se puede validar si los datos registrados están correctos, para esto presionamos el botón VALIDAR. Luego de la validación, las celdas que aparezcan en rojo son las que contienen datos que deben ser corregidos. Luego de ingresados los datos se procede a generar el archivo con valores separados por comas (CSV) para esto presionamos el botón GUARDAR que realiza las siguientes funciones: No tengan campos en blanco. Que los de del campo Monto Estimado no estén en cero (0). Que los datos del encabezado estén completos. Pedir el nombre del archivo a generar y validarlo.

PUNTOS IMPORTANTES DE LA PLANTILLA Es importante para las sumatorias que la configuración regional de la computadora se encuentre en español de República Dominicana o en su defecto en inglés de Estados Unidos. De esta forma los cálculos se realizarán correctamente. Los datos introducidos en las líneas de detalle NO DEBEN SER PEGADAS de otra hoja de Excel ya que el comportamiento de la plantilla se torna errático y los resultados del procesamiento no son correctos, esto así por la misma naturaleza de la herramienta que aloja la plantilla en este caso Excel. MA-PACC-02 : Manual sobre de usuario para el cargado de los Planes Anuales de Compras y Contrataciones en el portal de compras dominicanas Al completar la Plantilla F069, no utilizar comas (,) en el renglón de ´´Descripción de la Compra o Contratación´´. De ser necesario, separar con guión (-). No sobrescribir en los renglones que deben se completados por selección de las opciones predeterminadas. No eliminar o agregar columnas en las plantillas.

PLANTILLA F069 (CONSOLIDADO) Ejercicios Prácticos PLANTILLA F053 (DETALLADO) Trabajo en PLANTILLA F069 (CONSOLIDADO) Equipo

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIONES DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA TECNICA 809-682-7407 ext. 2067 /3082 ecalderon@dgcp.gov.do DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA TECNICA 809-682-7407 opción 1 asistenciatecnica@dgcp.gov.do