CÓMO PLANIFICAR PROCESOS (Bajo ISO 9000)

OBJETIVO GENERAL Contenido: Lograr la adecuada identificación y estructuración de los procesos Contenido: Estructura de procesos Concepto de proceso Caracterización de un proceso Objetivo del proceso Líder del proceso Requisitos Actividades Entradas / Procesos proveedores Salidas / Procesos clientes Recursos Interacciones (comunicaciones entre procesos) Indicadores del proceso

ISO... PRINCIPIO 4: ENFOQUE A PROCESOS Los resultados deseados se logran más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso. PROCESOS ESTRATÉGICOS Entorno Cliente Cliente PROCESOS DE NEGOCIOS PROCESOS DE APOYO

El foco está en las ÁREAS El foco está en los PROCESOS ESTRUCTURA FUNCIONAL ESTRUCTURA POR PROCESOS El foco está en las ÁREAS El foco está en los PROCESOS JEFES CLIENTE

P H V A 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales IDENTIFICAR LOS PROCESOS DETERMINAR SECUENCIA E INTERACCIÓN DETERMINAR CRITERIOS PARA ASEGURAR OPERACIÓN Y CONTROL EFICACES b) ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS E INFORMACIÓN NECESARIA PARA APOYAR: OPERACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS MEDIR Y REALIZAR SEGUIMIENTO IMPLEMENTAR ACCIONES Y LOGRAR MEJORAMIENTO CONTINUO H V A Cuando se contraten externamente procesos, los controles deben identificarse en el Sistema de Gestión de la Calidad.

a) Identificación de procesos. 4.1 REQUISITOS GENERALES a) Identificación de procesos. Identificar los procesos actuales de la empresa (Realidad de la empresa). LISTADO O CATALOGO b) Secuencia de procesos e ... Determinar de secuencia Lógica. ESTRUCTURA DE PROCESO b) ... Interacción de procesos. Definir los elementos de cada proceso. ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESOS

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS (CICLO PHVA) TIPO P (Planear): PROCESOS DE PLANEACIÓN: Determinan las directrices para el desempeño corporativo de los procesos según la formulación estratégica. P TIPO H (Hacer): PROCESOS DE EJECUCIÓN: Procesos de Negocio: Directamente responsables de generar los productos (bienes/servicios) para el logro de objetivos estratégicos. Procesos de Apoyo: Suministran los recursos, servicios e información necesarios para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso. H

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS (CICLO PHVA) TIPO V (Verificar): PROCESOS DE VERIFICACIÓN DE LA GESTIÓN CORPORATIVA Responsables de realizar la verificación a la planificación y al cumplimiento de los objetivos corporativos, y de realizar la revisión gerencial para identificar acciones de mejora V TIPO A (Actuación): PROCESOS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN CORPORATIVA Responsables de aplicar las respectivas acciones y de retroalimentar los procesos de planeación. A

MACROPROCESOS MODELO CADENA DE VALOR (Varios niveles) Cadena de Valor Subprocesos Actividades Cadena de Valor de primer nivel de segundo nivel de tercer nivel Procesos de piso MODELO CADENA DE VALOR (Varios niveles)

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES POR PROCESOS

Procesos de gestión de recursos Mejora Continua del SGC f c ó n Sistema de Gestión de la Calidad Proceso de realización del producto Salida Proceso de medición, análisis y mejora Procesos de alta dirección Procesos de gestión de recursos Entrada Mejora Continua del SGC R e q u i s t o Clientes y otras partes interesadas Clientes y otras partes interesadas Producto

a) Identificación de procesos. 4.1 REQUISITOS GENERALES a) Identificación de procesos. Identificar los procesos actuales de la empresa (Realidad de la empresa). LISTADO O CATÁLOGO. b) Secuencia de procesos e ... Determinar la secuencia lógica. ESTRUCTURA DE PROCESO. c) ... Interacción de procesos. Definir los elementos de cada proceso. ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO.

QUE ES UN PROCESO DEFINICIÓN 1: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan en forma combinada, mediante las cuales ciertos elementos de entrada se transforman en resultados. DEFINICIÓN 2: Conjunto lógico de actividades que se realizan con el propósito de Agregar Valor a unos Insumos para obtener Productos que satisfagan los requerimientos de los Clientes. DEFINICIÓN n: ... Actividades ... Entradas ... Salidas.

ESQUEMA GENERAL DE UN PROCESO Objetivo INDICADOR DEL PROCESO VALOR AGREGADO Insumos Productos Proveedores Clientes Medios Medios Secuencia del proceso RECURSOS: HUMANOS INFRAESTRUC INFORMACIÓN

ESQUEMA DE UN PROCESO IDENTIFICACIÖN BÁSICA: FLUJOS DEL PROCESO: Nombre Propósito / Objeto Requisitos (Cliente, Técnicos, Legales, ISO) Líder del proceso FLUJOS DEL PROCESO: Subproceso y actividades (PHVA) INTERRELACIONES CON OTROS PROCESOS Insumos - proveedores – medios. (Entradas) Productos - clientes - medios. (Salidas – Resultados) RECURSOS Humanos / Organizacional Infraestructura (Software, Equipos de Operación) Información (Documentos, Registros) Conocimiento y habilidades (Competencias del proceso) SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESO Actividades de seguimiento Indicadores del proceso

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO DENOMINACIÓN Debe ser acorde con el objetivo por cumplir. OBJETIVO OBJETIVO Razón de ser del proceso: Propósito a cumplir durante su ejecución. Está directamente relacionado con el producto a generar y sus características.

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO REQUISITOS: DEL CLIENTE: Especificados por éste: Ejemplo: - Aplicar HACCP. - Contratar personal de la región. - Reglamento de marquillas (disposición final) TÉCNICOS: Especificados por la organización: Ejemplo: - BPM - Norma técnica colombiana (NTC – 1335) - Método MARSHALL LEGALES: Definidos por ley (relacionados con los productos y servicios) : Ejemplo: - Ley 142 (servicios públicos) - NSR 98 ISO: Numerales ISO 9001 o ISO 14001 Ejemplo: Proceso de gestión humana: - 5.5, 6.2, 8.4 y 8.5.

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO LÍDER DEL PROCESO Líder: Tiene carisma y mueve seguidores para GESTIONAR el proceso. PROCESO DE REACCION FILTRACIÓN MOLIENDA SECADO HOMOGENIZACIÓN MEZCLA EMPAQUE P V H A Definición: Secuencia lógica de Actividades para agregar valor a los insumos hasta convertirlos en productos según el objetivo establecido para el proceso. ACTIVIDAD Acción a ejecutar sobre el objeto de transformación

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO INSUMOS Entradas a transformar mediante adición de valor según el objetivo del proceso. No necesariamente entran en la primera actividad del proceso. Insumos Especificaciones de los insumos Físicos Calidad-Oportunidad-Seguridad-Servicio- Precio Medios de ingreso de información Información Teléfono Electrónico

PROVEEDORES Entidades suministradoras de insumos / información / recursos al proceso Internos (Otros procesos suministradores de la organización) Externos (Proveedores externos a la empresa) Adecuada negociación de las especificaciones de los insumos Insumos PROVEEDORES Calidad Servicio Precio Oportunidad Seguridad

RECURSOS Elementos y factores requeridos para la transformación de insumos en productos Humano/Organizacional Responsabilidad de ejecución Infraestructura Edificio, Local, Salón, Quirófano Software y Hardware Equipos de operación y medición Servicios (Comunicación, transporte) Herramientas Información Documentos (Normas, Procedimientos, Instructivos, etc.) Registros / bases de datos Conocimiento Software Máquina / equipo Documentos

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO PRODUCTOS Resultados de la ejecución del proceso mediante la adición de valor según el objetivo establecido. No necesariamente se producen en la ultima actividad del proceso. Productos Especificaciones de los productos Físicos Calidad-Oportunidad-Seguridad-Servicio- Precio Medios de egreso de información Información

CLIENTES Entidades receptoras del resultado de proceso (productos / servicios / información / recursos) Internos (Otros procesos receptores de la organización) Externos (Clientes externos a la empresa) Productos CLIENTES Adecuada negociación de las especificaciones de los productos Calidad Servicio Precio Oportunidad Seguridad

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO SEGUIMIENTO DEL PROCESO Actividades de monitoreo (control, supervisión, auditoria, inspección, medición) MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADOR) Variable de desempeño (MAGNITUD NUMÉRICA), que sirve de referencia para determinar el cumplimiento del OBJETIVO del proceso OBJETIVO CARACTERISTICA RESPONSABLE FREC INDICE META Historia Ideal Sector

OBJETIVOS CORPORATIVOS DESPLIEGUE DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS EN LOS PROCESOS

8.2.3 M & S DE LOS PROCESOS Seguimiento de los proceso Medición de los procesos APLICABLES ESQUEMA PROCESO INDICADOR DE PROCESO VALOR AGREGADO Insumos Productos Proveedores Clientes Secuencia del proceso

GRACIAS POR SU ATENCIÓN REINALDO CARDONA RENDÓN Asesoría: COOTRAMA Correo electrónico: reinaldocardonarendon@yahoo.com