Enfoque / Mapeo de Procesos

DEL INSTRUCTOR DE LOS PARTICIPANTES CICT PRESENTACION DEL INSTRUCTOR DE LOS PARTICIPANTES Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT Que el participante: Conozca el Enfoque de Procesos de acuerdo a ISO 9001-2008. Identifique los procesos del Sistema de Gestión de Calidad Determinar la secuencia e interacción entre los procesos Determinar los métodos de operación de los procesos Determinar los métodos para monitorear, medir y analizar los procesos Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT CONTENIDO INTRODUCCION 1 2 ENFOQUE DE PROCESOS 3 IDENTIFICACION DE PROCESOS 4 DEFINICIÓN DEL MAPA DE PROCESOS DE PRIMER NIVEL 5 DEFINICIÓN DE MAPA DE PROCESOS DE SEGUNDO NIVEL 6 MONITOREO Y MEDICIÓN DE PROCESOS Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT ISO 9001:2008 Requisito 4.1 Requisitos Generales Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad Determinar la secuencia e interacción de los procesos Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que la operación y el control de los procesos son efectivos Monitorear, medir y analizar los procesos Enfoque / Mapeo de Procesos

¿QUE ES UN PROCESO? CICT ISO.9000:2000/3.4.1. Serie interactuante o interrelacionadas de actividades que transforman entradas en salidas” EFICACIA DE PROCESOS= Extensión en la que se realizan las actividades y se alcanzan los resultados Actividades Salidas Entradas Interrelacionadas o Requisitos satisfechos Requisitos interactuantes y métodos especificados (Resultado de (Incluye recursos) de control procesos) EFICIENCIA DE Monitoreo y Medición PROCESOS = Resultados logrados vs. recursos usados Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT ¿QUE ES UN PROCESO? Conjunto de actividades que requiere de uno o más insumos para producir un producto o servicio que es de valor para el cliente. Resultados PROCESO Insumos Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT CONTROLES Especificaciones Normativas Características del producto/servicio Parámetros de proceso ENTRADAS: Requerimientos del cliente SALIDA: Producto o servicio Entrada para otro proceso Desarrollo y Administración de Actividades y Recursos RECURSOS Materiales de calidad Equipos en buen estado Mano de Obra Competente Infraestructura Adecuada Método Adecuado Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT ¿QUÉ ES EL ENFOQUE A PROCESOS? Es la aplicación de un sistema de procesos en una organización, junto con la identificación e interacciones de dichos procesos y su administración. Enfoques de la norma ISO 9001 relacionados Enfoque de Sistemas Enfoque de Mejora Continua Enfoque al Cliente Enfoque / Mapeo de Procesos

Mapeo de Procesos Primer Nivel CICT Mapeo de Procesos Primer Nivel Enfoque / Mapeo de Procesos

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9001 CICT IDENTIFICACION DE PROCESOS DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9001 4 Sistema de Gestión de Calidad 5 Responsabilidad de la Dirección 6 Gestión de Recursos 7 Realización del Producto 8 Medición, Análisis y Mejora Enfoque / Mapeo de Procesos

Identificación de Procesos CICT Identificación de Procesos -Procesos Estratégicos- Definidos por la Alta Gerencia -Procesos Administrativos o de Soporte -Procesos Operativos, procesos Clave -Procesos de Mejora Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT Procesos Estratégicos: Son aquellos que determinan las directrices y la planeación del SGC y del producto o servicio, son gestionados por la Alta Dirección Procesos Administrativos ó Soporte : Son aquellos que sirven de apoyo y son los que suministran los recursos a todos los procesos, estos son gestionados por diferentes responsables del proceso Procesos Operativos o de Servicio o Clave : Son aquellos que pertenecen directamente a la cadena de la elaboración del producto o servicio, son gestionados por diferentes responsables del proceso Procesos de Mejora: Son aquellos que apoyan en la medición, monitoreo y evaluación del comportamiento y eficacia del SGC Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT Enfoque / Mapeo de Procesos

CICT Procesos Claves C L I E N T C L I E N T PROCESOS DE APOYO PROCESOS ESTRATEGICOS C L I E N T R E Q I M N T O S S A T I F C O N C L I E N T REVISION DE LA DIRECCION PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS DE MEJORA Procesos Claves 1 2 3 4 1 2 3 4 Marketing, Comercialización Líneas de negocios 3 4 Adquisiciones PROCESOS DE APOYO Informática Gestión de Calidad Mantenimiento Recursos Humanos PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Enfoque / Mapeo de Procesos

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE ACUERDO AL CIRCULO DE DEMING CICT IDENTIFICACION DE PROCESOS DE ACUERDO AL CIRCULO DE DEMING ACTUAR Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos PLANEAR Procesos que establecen los objetivos y directrices de la Organización para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las Políticas de la Organización VERIFICAR Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las Políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados HACER Implementar los Procesos Enfoque / Mapeo de Procesos

Mapeo de Procesos Segundo Nivel CICT Mapeo de Procesos Segundo Nivel Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT OBJETIVO DEL PROCESO -Es la razón de ser del proceso -Lo que se quiere obtener del proceso -Para lo que fue creado, derivado de la aportación que brinda a todo el SGI y a la Organización Enfoque / Mapeo de Procesos

CICT CONTROLES Elementos o herramientas que determinan las guías para el cumplimiento con las especificaciones del proceso como: Regulaciones Externas -NOM¨S -NMX Leyes, especificaciones Documentos Internos -Plan de Calidad -Programas -Políticas Indicadores del proceso Especificaciones ó características del producto o servicio Formatos Enfoque / Mapeo de Procesos

INDICADORES DE MEDICION EFICIENCIA Y EFICACIA CICT INDICADORES DE MEDICION EFICIENCIA Y EFICACIA -Indicadores: Herramienta para la medición de los procesos, estos pueden medir actividades ó salidas del proceso, con la finalidad de conocer el comportamiento , eficacia y eficiencia del mismo. EFICACIA SIGNIFICA: Obtención de los objetivos de acuerdo a lo planificado EFICIENCIA SIGNIFICA: Obtención de los objetivos con los recursos asignados Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT ENTRADAS Requisitos necesarios para el desarrollo del proceso y el logro del objetivo del mismo, las entradas pueden provenir de: ENTRADAS: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE ESPECIFICACIONES DE LA ORGANIZACIÓN PLANES DE LA ORGANIZACIÓN POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN SALIDA DE OTROS PROCESOS Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT ACTIVIDADES DESARROLLO DEL PROCESO A PARTIR DE LAS ENTRADAS, HASTA OBTENER LAS SALIDAS DEL PROCESO SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT SALIDAS SALIDAS RESULTADO DEL PROCESO PRODUCTO Ó SERVICIO ENTRADA DE OTRO PROCESO Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT FINANCIEROS PERSONAL INFRAESTRUCTURA MATERIALES INSUMOS Enfoque / Mapeo de Procesos

CICT IDENTIFICACION DE LAS INTERRELACIONES ENTRE PROCESOS COMUNICACION INTERNA Relación con procesos en la Entrada Relación con procesos en la Salida Proceso RECURSOS Relación con los procesos de apoyo Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT 1 Enfoque / Mapeo de Procesos

CIRCULO DE DEMING Metodología PHVA CICT CIRCULO DE DEMING Metodología PHVA ACTUAR Tomar las acciones para mejorar el proceso PLANEAR Establecer y definir los elementos necesarios para entregar los resultados de acuerdo al objetivo del proceso HACER Implementar las actividades planeadas VERIFICAR| Monitorear y medir el proceso contra lo planeado y los resultados del proceso Enfoque / Mapeo de Procesos

CICT TRAZABLE A : Manual de Calidad XYZ/Rev.XY Mapeo de Procesos de Candidato Cliente ENTRADAS SALIDAS INFORMACIÓN PRODUCTO NOMBRE Y DUEÑO DEL PROCESO: INDICADOR (ES) DEL PROCESO: Procedimiento(s) Documentado Req. legales aplicables Indicadores de Proceso fin Selección de Fuente de Reclutamiento Reunión con el Publicación de Vacantes Programación De entrevista / Entrevista Entrevista con el Recepción y Clasificación De CV’s Requisición de Personal a Solicitud del Cliente Contactar al Aplicación de Pruebas Psicométricas Solicita Referencias Laborales Retroalimentación a xyz SI NO inicio Resultado Aprobatorio? xyz-dpto-(D.O. / G. RH. / Coord. Proyectos / E. Cuenta) TRAZABLE A : Manual de Calidad XYZ/Rev.XY Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT SIMBOLO TIPO FUNCION Terminal Muestra el inicio/final de un proceso Decisión Conectores en la misma página y hacia otra página Dirige el diagrama sobre el final de página Registro Muestra la existencia de un registro Inicio/final Proceso Muestra el desempeño de las operaciones Proceso/actividad Determina los pasos a seguir Decisión 3 A Registro Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT EJEMPLO DE MAPEO Enfoque / Mapeo de Procesos

Orientación a Procesos CICT Orientación a Procesos Enfoque / Mapeo de Procesos

Ventajas de Orientarse a Procesos CICT Ventajas de Orientarse a Procesos Genera como resultado una marcada reducción y/o eliminación de actividades que no agregan valor al proceso (actividades de desperdicio). Aumenta la calidad y la productividad de las organizaciones, al definir la secuencia e interacción de actividades de una manera ordenada. Optimiza los recursos humanos, materiales y financieros, necesarios para obtención de bienes y servicio (incrementa la rentabilidad). Enfoque / Mapeo de Procesos

Enfoque / Mapeo de Procesos CICT Características de los Procesos de Alto Desempeño Simples Los problemas crecen con la complejidad Concretos Con un mínimo de actividades que no agregan valor Flexibles y orientados a resultados Su diseño permite manejo de situaciones especiales y circunstancias cambiantes. Enfocado a los consumidores Su objetivo es la satisfacción de los consumidores más que un producto formal Diseño funcional Formados para cumplir objetivos específicos Enfoque / Mapeo de Procesos

Creación de Mapas de Procesos Rediseñando el Proceso CICT Análisis Creación de Mapas de Procesos Rediseñando el Proceso Enfoque / Mapeo de Procesos

Rediseñando el Proceso CICT Rediseñando el Proceso El mapeo de procesos sirve también, para analizar en qué parte del proceso se puede realizar la mejora continua, eliminando todas las actividades que: No agregan valor a la organización Se tienen re-trabajos, re-procesos Se tienen cuellos de botella, que impiden la realización óptima del proceso Se rediseña el proceso, dejando actividades que aportan valor al mismo Enfoque / Mapeo de Procesos

DOCUMENTANDO PROCESOS CICT DOCUMENTANDO PROCESOS Enfoque / Mapeo de Procesos

Documentando Procesos CICT Documentando Procesos Se identifica la situación actual, se identifican las actividades que no agregan valor a la organización, donde se tienen re-trabajo y re-procesos, donde existen cuellos de botella e impiden la realización en tiempo del proceso. Se analiza, se define un plan de acción y modificación al proceso actual. Se realiza un alineamiento estratégico definiendo objetivos y prioridades. Se realiza el rediseño del proceso eliminando las actividades que no agregan valor a la organización, donde se tienen re-trabajo y reproceso, donde existen cuellos de botella e impiden la realización en tiempo del proceso. Se aplica el ciclo Deming de mejora continua; planear, hacer, verificar y actuar. Se difunde la mejora y rediseño del proceso, se lleva a cabo la implementación. Se mantiene la mejora continua a través de la aplicación del cliclo Deming: planear, hacer, verificar y actuar. Enfoque / Mapeo de Procesos

Metodología de 7 etapas M7E CICT Metodología de 7 etapas M7E TI P V YC C G Y E ADM Situación Actual Análisis Plan de Acción Situación actual ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO N E S I D A Situación Actual Objetivos y prioridades Nuevos Procesos V H IMPLANTACIÓN MEJORA CONTINUA Administración del Cambio Beneficios $ REDISEÑO/ REDISEÑO/ MEJORA REDISEÑO/ MEJORA 1 Enfoque / Mapeo de Procesos

Diamante Organizacional CICT Diamante Organizacional Gente Multihabilidad Capacidad en toma de decisiones Sistemas de Información Bases de datos consistentes, centralizadas y relacionales Eficacia del sistema de recolección, procesamiento y difusión de la información 50 100 50 100 50 100 50 100 50 100 50 Valores y Cultura Rentabilidad Calidad 100 50 100 50 100 Sistemas de Administración Medición e incentivos Medición y evaluación enfocada a resultados y al cliente Medición enfocada al trabajo en equipo y resultados para el negocio 50 100 Procesos Medición de procesos Simplicidad de procesos 50 100 Enfoque / Mapeo de Procesos

CICT G R A C I A S 1