Trabajo realizado por: - Mario Ruiz Arjona - Antonio Hidalgo de la Cruz

COPYFAX COR, S.L. Introducción Cordobesa y Copiadoras de Fax es una empresa de servicios dentro del sector de la tecnología aplicada a la oficina. Nuestro trabajo consistirá en un análisis completo de la organización a todos los niveles: estructura organizativa, personal de puestos concretos, procesos fundamentales que se llevan a cabo…

COPYFAX COR, S.L. Análisis Descriptivo ◘ Principales Actividades ◘ Historia de la empresa ◘ Misión, visión y objetivos

-Cordobesa y Copiadoras de Fax es una empresa de servicios dentro del sector de la tecnología aplicada a la oficina. Su principal actividad se centra en la asistencia técnica, con un Servicio Técnico eficaz y muy cualificado. - Copyfax cor, S.L. ofrece una amplia gama de productos y servicios, entre los cuales podemos encontrar fotocopiadoras, fax, impresoras, equipos multifuncionales, registradoras, calculadoras, encuadernadoras, destructores de papel, contratos de mantenimiento, consumibles (papel, tóner, tinta para impresoras, etc...) -Es distribuidor autorizado de marcas líderes del mercado como Konica Minolta, Develop, Sharp, Brother y Samsung. - Dispone de Servicio Técnico propio, para atender a sus clientes personalmente en un plazo inferior a 24 horas, ofreciendo soluciones rápidas y de calidad. COPYFAX COR, S.L.

1991. Francisco Gil Sánchez funda Copyfax Único socio Distribuidor oficial exclusivo de: -Sharp -Develop Acuerdo de distribución de: -Brother - Minolta Ampliación área de Servicio Técnico. Contratación de 3 técnicos COPYFAX COR, S.L.

2004. Traslado de sede al Polígono las Quemadas Entrada de un nuevo socio: - María Cabezas, mujer de Francisco Entrada en la empresa de Francisco Gil, hijo Acuerdo de distribución con Samsung COPYFAX COR, S.L.

Misión Facilitar a sus clientes el acceso a las nuevas tecnologías en lo que a tecnologías de impresión y transmisión se refiere, prestando un servicio personalizado, rápido y eficaz COPYFAX COR, S.L.

Objetivos Empresa de referencia en el sector, con gran reputación a nivel provincial. (Crecimiento en clientela, mayor presencia en medios de prensa locales…) Crecimiento de la empresa en un 30 % en comparación con la situación actual, en un plazo no superior a 5 años Obtener el mejor rendimiento posible en el sector manteniendo las actuales líneas de negocio e intentando permanecer como una organización formada por no más de 20 componentes Visión

Elementos de Estructura ◘ Diseño de organigrama ◘ Análisis del Organigrama ◘ Manual de Organización ► Gerente ► Responsable de Calidad ► Responsable del Servicio Técnico ◘ Organigrafo ◘ Mapa de Procesos COPYFAX COR, S.L.

Gerente Dpto. Administración Resp. Mecanización Servicio Técnico Resp. Consumibles Resp. Atención al Cliente Resp. Facturación Dpto. Logística Resp. Logística Dpto. Técnico Responsable Servicio Técnico Técnicos Comité de calidad Resp. Calidad Span de control Nº de posiciones 5 COPYFAX COR, S.L. 5

Gerente Dpto. Administración Resp. Mecanización Servicio Técnico Resp. Consumibles Resp. Atención al Cliente Resp. Facturación Dpto. Logística Resp. Logística Dpto. Técnico Responsable Servicio Técnico Técnicos Comité de calidad Resp. Calidad NIVEL 1 Departamentalización por PROCESOS COPYFAX COR, S.L.

Gerente Dpto. Administración Resp. Mecanización Servicio Técnico Resp. Consumibles Resp. Atención al Cliente Resp. Facturación Dpto. Logística Resp. Logística Dpto. Técnico Responsable Servicio Técnico Técnicos Comité de calidad Resp. Calidad Posee autoridad funcional sobre: COPYFAX COR, S.L.

Del análisis del organigrama de puestos y posiciones, se concluye que: - La estructura del organigrama de Copyfax es plana, ya que solo posee un único nivel jerárquico. - La departamentalización sigue el criterio por procesos o funcional, ya que de esta manera se consiguen normalizar los distintos procesos. - El Span de control del gerente es elevado (10), ya que todos los puestos dependen directamente de él. Otro puesto que posee Span de control es el Responsable del Servicio técnico(5). Los demás carecen de él, pues se trata de personal operativo. El Span de control medio por directivo en este caso no sería muy fiable, pero es de = 3,75 4

- Existe baja formalización, debido al amplio número de tareas que desempeña el personal operativo, en el que todos deben cooperar para resolver los problemas. - Existen departamentos con autoridad funcional sobre otros (Comité de calidad) - Los puestos están especializados verticalmente y ampliados horizontalmente, es decir, desempeñan un gran número de tareas, pero no tienen mucho poder de decisión. COPYFAX COR, S.L.

Gerente Administración Servicio técnico Logística Puestos directamente subordinados Misión del puesto Misión del puesto: Planificar y elaborar los objetivos de la empresa, así como llevar a cabo personalmente las operaciones comerciales más importantes. COPYFAX COR, S.L.

Gerente Administración Comité de Calidad Logística Servicio Técnico COPYFAX COR, S.L.

Gerente Proveedores Distribuidoras Financiación Suministros Clientes Pymes Grandes empresas Distribuidoras COPYFAX COR, S.L.

Asume la implantación del Sistema de Calidad Realiza la Revisión del Sistema de Calidad Lleva a cabo del Seguimiento de Proveedores Es responsable de ratificar el cierre de las Acciones Correctivas/Preventivas COPYFAX COR, S.L.

Establecimiento de Publicidad y Marketing Selección y formación del Personal Operativo Enlaza y coordina los distintos departamentos Es responsable de la Planificación de la Calidad. COPYFAX COR, S.L.

Administración Servicio Técnico Comité Calidad Gerente

COPYFAX COR, S.L. Resp. Calidad Proveedores Distribuidoras Suministros Clientes Pymes Grandes empresas Distribuidoras

Responsable de la Gestión del Sistema de Calidad Realiza el seguimiento de los procesos de COPYFAX COR, SL Registra el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas Elabora el borrador de los objetivos de calidad COPYFAX COR, S.L.

Elabora el Informe de Revisión del Sistema de Calidad Gestiona las actividades de formación COPYFAX COR, S.L.

Planificar el trabajo del Taller Es el responsable de mantener el Stock de piezas, realizando las compras y controlando las salidas Asiste a cursos de formación y forma a técnicos Controla y mantiene los Manuales Técnicos de los equipos COPYFAX COR, S.L.

Logística Comité Calidad Servicio Técnico Gerente

COPYFAX COR, S.L. Servicio TécnicoClientes Pymes Grandes empresas Distribuidoras

Da el visto bueno a las reparaciones Informa al cliente en referencia a aspectos técnicos, así como los posibles desperfectos ocasionados en los bienes del cliente mientras han estado en poder de COPYFAX COR, SL. COPYFAX COR, S.L.

Clientes Gerencia Administración S. Técnico Ventas Logística COPYFAX COR, S.L. (1) (2) (4) (3) Administración Proveedores (4) (5) (6) (7) Flujo de información Flujo de producto

COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio ¿Es un cliente importante? Contacto con Gerencia Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Atención al Cliente Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE ContabilidadControl de Calidad LogísticaProveedores NoSí Pedido PROCESOS DE APOYO

COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Pedido ¿Es un cliente importante? NoSí Contacto con Gerencia Atención al Cliente ContabilidadControl de Calidad LogísticaProveedores Sí

COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio ¿Es un cliente importante? Contacto con Gerencia Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Atención al Cliente Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Control de Calidad LogísticaProveedores NoSí Pedido PROCESOS DE APOYO COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Pedido ¿Es un cliente importante? NoSí Contacto con Gerencia Atención al Cliente Contabilidad Control de Calidad LogísticaProveedores Sí No

COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio ¿Es un cliente importante? Contacto con Gerencia Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Atención al Cliente Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Control de Calidad LogísticaProveedores NoSí Pedido PROCESOS DE APOYO COPYFAX COR, S.L. Necesidades de los clientes Servicio Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Pedido ¿Es un cliente importante? NoSí Contacto con Gerencia Atención al Cliente Contabilidad Control de Calidad LogísticaProveedores Sí No

COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio ¿Es un cliente importante? Contacto con Gerencia Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Atención al Cliente Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Control de Calidad LogísticaProveedores NoSí Pedido PROCESOS DE APOYO COPYFAX COR, S.L. Plan de Negocio Planificación Compras Planificación Gestión Clientes Planificación Sistema Calidad Planificación Tesorería Planificación Inversión Necesidades de los clientes Servicio Asesoramiento Técnico especializado Inspección del servicio a realizar Evaluación y presentación presupuesto ¿Ok? Planificación trabajo en taller Trabajo realizado por técnicos ¿Ok? Satisfacción de los clientes Producto Solicitud de información ¿Conforme? Proceso Venta Reparto e instalación producto PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVE Pedido ¿Es un cliente importante? NoSí Contacto con Gerencia Atención al Cliente Contabilidad Control de Calidad LogísticaProveedores Sí No