5´s Acciones para el orden en el INMUJERES martes, 18 de abril de 2017

Temas Porqué Implementar el Proyecto 5´s ¿Qué son las 5´s? ¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el Inmujeres? ¿Qué buscan las 5´s? Beneficios de aplicar las 5´s ¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos? ¿Elementos a evaluar? Logros en otras organizaciones Plan de Trabajo

Porqué Implementar el Proyecto 5´s Problemática Plan de Acción Acciones Derivado de la Auditoría Externa de Recertificación, se observó que existe mucha información documental en la mayoría de los escritorios fuera de orden. Implementar la metodología de orden y disciplina “5s”, enfocada principalmente al control de la documentación. Se estableció “5´s en el INMUJERES” como Proyecto de Mejora, con las siguientes actividades: Fotografías de la situación actual Cursos de capacitación Visita de campo a Grupo Modelo Evaluaciones periódicas a los lugares de trabajo. 5s

Porqué Implementar el Proyecto 5´s Normateca Interna Ctrol. Doctos (archivos) Fortalecimiento Interno Transparencia Simplificación de Políticas internas (PMG) Metodología 5S

5’s Porqué Implementar el Proyecto 5´s Mayor Competitividad Ambiente Agradable Mejora de la Seguridad Mejora en la Calidad Incremento de la Eficiencia Desarrollo de una Actitud Preventiva 5’s

¿Qué son las 5´s? Son 5 hábitos para un ambiente de calidad, en la vida personal y laboral, basados en una metodología de origen japonés y se refieren a 5 palabras que en ese idioma comienzan con “s”. S E I R I S E I T O N S E I S O S E I K E T S U S H I T S U K E S E L E C C I Ó N O R G A N I Z A C IÓN L I M P I E Z A BIENESTAR PERSONAL D I S C I P L I N A

1ra “S”: Seleccionar ¿No te ha pasado que a veces en tu área de trabajo, tienes muchas cosas que no necesitas y las que necesitas no las tienes? Pues SELECCIONAR es separar e identificar las cosas de acuerdo a una característica: clase, tipo, tamaño, categoría o frecuencia de uso. PAPELERIA FRAGIL NORMAL LIBROS ESCOLAR CONTABLE BODEGA MATERIAL APARADOR DE TEXTO VARIOS

SELECCIONAR: Separar de acuerdo a una característica 1ra “S”: Seleccionar SELECCIONAR: Separar de acuerdo a una característica

1ra “S”: Seleccionar Esto es lo que podemos ganar, si logramos tener Si en nuestro lugar de trabajo tenemos muchas cosas que no necesitamos, entonces nos estorban. Así que el primer paso en nuestra área de trabajo es SELECCIONAR. Que todo quede mas despejado. Tener más espacio para otras cosas. Que las cosas viejas o sin uso ya no “estorben”. Poder controlar el inventario. Eliminar el despilfarro. Tener más seguridad y menos accidentes. Contar con lo necesario para realizar nuestro trabajo. Esto es lo que podemos ganar, si logramos tener sólo lo necesario para trabajar.

1ra “S”: Seleccionar Resumiendo: 1 . Separemos lo necesario de lo innecesario. Si usas algo con frecuencia Si usas algo con alguna frecuencia Si usas algo de vez en cuando Si no lo usas o no es necesario Déjalo en el sitio de trabajo Ponlo cerca del área de trabajo Ubícalo en un almacén, gaveta, cajón, etc. Etiquétalo como innecesario 2. Consultemos con la jefa ó jefe inmediato, para ver si está bien hecha la clasificación y etiquetar los elementos innecesarios.

2da “S”: Organizar Y ahora que nos quedamos con lo necesario ¡Vamos a organizarnos! ORGANIZAR: Es ordenar los objetos dentro de un lugar de acuerdo a una norma o método adecuado. Que sea fácil de: Localizar Tomar y usar Devolver a su lugar Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Resumiendo: 1.- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. 2da “S”: Organizar Resumiendo: 1.- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

2da “S”: Organizar Resumiendo: 2.- Disponer de las cosas con miras a una función o uso determinado.

2da “S”: Organizar Resumiendo: 3.- Si son de uso común, hay que establecer normas para su utilización.

LIMPIEZA: Es quitar lo sucio. 3ra “S”: Limpieza Bueno, ya que tenemos todo ordenado vamos a mantenerlo limpio LIMPIEZA: Es quitar lo sucio. La limpieza, además de barrer y sacudir, es: No ensuciar. No desperdiciar materiales para no generar basura. 3R: Reduce, Reusa y Recicla. Inspeccionar y dar mantenimiento a nuestras cosas. Hay que hacer el trabajo bien y a la primera.

Resumiendo: 1.- Libre de polvo y basura 2.- Pasillos despejados 3ra “S”: Limpieza Resumiendo: 1.- Libre de polvo y basura 2.- Pasillos despejados

Resumiendo: 3.- Contenedor para desechos y 4.- Señalización. 3ra “S”: Limpieza Resumiendo: 3.- Contenedor para desechos y 4.- Señalización.

4ta “S”: Bienestar Personal BIENESTAR PERSONAL: Es buscar que las personas desarrollen de manera fácil y cómoda todas sus funciones, mantener la salud física y mental y tener condiciones de trabajo saludables.

4ta “S”: Bienestar Personal BIENESTAR PERSONAL: Es aplicar los hábitos del orden en tu vida, y mantener tu salud física y mental, por eso debes: Usar ropa limpia y adecuada para el trabajo. Tener una alimentación balanceada. Dormir bien. No abusar del alcohol, ni del cigarro. Tener una actitud positiva. Seguir las normas de seguridad. Practicar algún deporte. Mantener limpieza en tu lugar de trabajo, casa, baños, etc.

5ta “S”: Disciplina Y AHORA veamos DISCIPLINA: Es apegarse a las normas de la organización, (internas y externas). ¡Haz siempre bien lo que debes hacer! Con la formación y cambio de hábitos se fortalece la cultura organizacional

En resumen Las “5s” te sirven para: SELECCIONAR Tener sólo lo necesario para trabajar. ORGANIZAR Tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. LIMPIEZA Evitar lo sucio. DISCIPLINA Conocer y cumplir con las normas establecidas BIENESTAR PERSONAL Para un ambiente de calidad, en la vida personal y laboral.

¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el Inmujeres? Contribuir al cumplimiento de los lineamientos establecidos para el control documental, así como fomentar una cultura de orden y limpieza. Liberar espacio. Mejorar el aspecto visual. Control de documentos, registros y expedientes organizados y conservados bajo criterios archivísticos uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia. Lineamientos

¿Qué buscan las 5´s? Tener sólo lo necesario, limpio y funcionando. Cada cosa tendrá un lugar asignado. Mayor control de la información. Crear y conservar la Memoria Institucional. Brindar seguridad, confianza y bienestar. Prevenir situaciones indeseables y estar preparados para situaciones inesperadas.

Beneficios de aplicar 5´s Mejora la seguridad. Ayuda a reducir el desperdicio. Incrementa nuestra eficiencia. Mejora nuestra imagen. Contribuye a desarrollar buenos hábitos. Desarrolla el auto-control. Mejora nuestra disposición ante el trabajo. Propicia un ambiente amigable y confiable.

¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos? Sólo las actividades necesarias. En el orden correcto. Usando formatos y piezas de comunicación claras. En observancia de la normatividad aplicable. Generando productos y servicios que generen una sociedad más próspera.

Sí No Elementos a evaluar Espacio libre de cajas, cables, sillas o cualquier objeto que interfiera el acceso a la oficina o sección. Mobiliario con una distribución acorde al espacio, que permita el libre tránsito. No Saturación visual del área. Objetos inservibles o en desorden a la vista. Artículos, adornos, calendarios, que se consideren obsoletos. Objetos fuera de lugar.

Elementos a evaluar Limpieza La oficina o sección debe estar libre de polvo y basura, hacer énfasis en los lugares de difícil acceso, bajo el cpu, detrás y encima de los muebles, dentro de los cajones y entrepaños.

Elementos a evaluar Uso adecuado al mobiliario El mobiliario que se tenga en cada oficina o sección debe ser utilizado para los fines a los que fue proporcionado, no tener cajas sobre las sillas, sillones, CPU; equipo funcionando. Si se encuentra deteriorado se debe solicitar su reparación. Se concentrará la información recibida y se irá solucionando de acuerdo a cada caso y a la disponibilidad del presupuesto.

Elementos a evaluar Tener condiciones adecuadas: Trabajar cómodamente sin objetos que afecten la postura. En una emergencia evacuar el lugar lo más rápido posible, sin tener artículos que pueden obstruirte

Elementos a evaluar Que en el escritorio se tenga sólo lo que se esté utilizando. Trabajar un tema a la vez. Si se tienen varios documentos éstos deben tener relación con el tema principal. Si se tiene información de diferentes temas, el evaluado deberá describir el tratamiento que dará a cada uno. Presentar argumento de cada artículo que se encuentre sobre el área de trabajo.

Elementos a evaluar Cuando aplique, que en los cajones del escritorio: Exponga la lógica de acomodo de los artículos. Que los objetos personales tengan un lugar asignado, y no se mezclen con los del trabajo cotidiano.

Elementos a evaluar Información en archivos electrónicos Deben estar identificados por el asunto o tema que contengan, es aplicable a equipos, disquettes, cd. (nombre lógico). Coincide el nombre con el contenido. La ruta de acceso al archivo electrónico debe ser ágil, y describir lo relacionado al tema que trate. Agrupados por tipo de información.

Elementos a evaluar Software De acuerdo al reporte del área de Sistemas.

Elementos a evaluar Información Documental A simple vista la información en medios físicos: (fólders, carpetas, engargolados, notas), debe estar identificada es decir, señalar su contenido. En el caso de usar códigos (colores, barras, tipo de letra, logos) verificar coincidencia. No usar misma identificación para información diferente. En los archiveros donde se guarda la información, elegir muestras del frente, mitad y final.

Elementos a evaluar Contenido vs Identificación Se toman muestras aleatorias y se observa que el contenido coincida con la identificación.

Elementos a evaluar Información en cajas La oficina o sección debe estar libre de cajas con información. A menos que el espacio y/o la actividad lo requiera, estas cajas deben estar debidamente identificadas y colocadas en los lugares donde no estorben.

Elementos a evaluar Controles internos Todo el personal debe conocer y poder mostrar su controles internos (indicadores, procedimiento, formatos, trámites, etc.) durante el desarrollo de su trabajo y sus proyectos.

¿Cómo lo hicieron? Logros en otras organizaciones con las 5´s Con la participación de TODOS Definiendo y comunicando criterios Dando cumplimiento permanente a los acuerdos

¡G r a c i a s! 5’s