Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica CONALEP

Presentación del tema: "Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica CONALEP"— Transcripción de la presentación:

1 Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica CONALEP
Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental del CONALEP Coordinación General de Archivos del CONALEP 2016

2 Temas Dictamen favorable del Archivo General de la Nación, sobre el Catálogo de Disposición Documental del CONALEP Normatividad Conocer la estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental Identificación de las series documentales Integración de expedientes por tema, asunto o trámite Registro de expedientes Clasificación de los expedientes Elaboración de carátulas Documentación Administrativa de Comprobación Inmediata

3 Dictamen DV/57/15 Archivo General de la Nación

4 Normatividad Ley Federal de Archivos, publicada el 23 de enero del 2012 Artículo 12. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones: III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico;

5 Normatividad Reglamento de la Ley Federal de Archivos, publicado el 13 de mayo del 2104 Artículo 10. Además de las funciones establecidas en el artículo 12 de la Ley, corresponde al responsable del Área Coordinadora de Archivos de las Dependencias y Entidades: III. Proporcionar asesoría a los responsables de los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico, en su caso, en materia de gestión de documentos y administración de Archivos;

6 Sistema Institucional de Archivos
Normatividad LINEAMIENTOS generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, publicados el 03 de julio del 2015 SECCIÓN SEGUNDA Sistema Institucional de Archivos Séptimo. Los procesos del Sistema Institucional de Archivos a que hace referencia el artículo 18 de la Ley Federal de Archivos deberán incluir lo siguiente: IV. Clasificación archivística por funciones: Identificar la serie a la que corresponda cada documento de archivo de acuerdo a las funciones y atribuciones que lo generaron y asignar la clasificación archivística de conformidad con los códigos señalados en los instrumentos de control y consulta archivística denominados "cuadro general de clasificación archivística" y "catálogo de disposición documental";

7 Cuadro General de Clasificación Archivística

8 Catálogo de Disposición Documental

9 Identificación de series documentales
Las series documentales de un plantel se encuentran tanto en las secciones comunes como en las sustantivas. Debemos revisar el Cuadro General de Clasificación Archivística e identificar las series que me corresponden de acuerdo a mis funciones.

10 Series de planteles en el 2013 _______________ Nuevas series documentales

11 Integrar expedientes por asunto, tema o trámite
De acuerdo a las funciones que desempeño en mi área, generó expedientes que dan evidencia de la realización de actividades. En estos expedientes se debe de resguardar toda la documentación relacionada con el asunto, tema o trámite (oficios, anexos, reportes, acuses). Estos expedientes son ORIGINALES, ya que solo mi área es responsable de integrarlos, por lo tanto ahí deben de estar los originales de oficios recibidos y los sellos de los acuses de oficios entregados.

12 Integrar expedientes por asunto, tema o trámite
Estos expedientes se deben de clasificar, generando un CÓDIGO único para cada uno de ellos, mismo que debe de estar integrado por cuatro elementos: - Código de la serie documental - La descripción del expediente, la cual deberá ser breve y concisa, reflejando claramente el contenido de la información que resguarda. No se utilizarán siglas, ni abreviaturas. - El número consecutivo de expediente que se registra en la serie documental. - El año de creación del expediente.

13 Ejemplos de clasificación:
6C.7/POLIZAS DE ASEGURAMIENTO/ 6C.3/SERVICIO DE TRANSPORTACIÓN ÁREA NACIONAL E INTERNACIONAL/ 7C.6/SERVICIO DE LIMPIEZA/ 7C.16/SIMULACROS EN PLANTELES DEL DISTRITO FEDERAL Y OAXACA/

14 RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2016 DIA-AP01C-PO-07-FO04 Unidad Administrativa: ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_______________________________________________ Serie: ________ EXP. No. ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE

15

16

17

18 Documentación administrativas de comprobación inmediata
Los minutarios de correspondencia no son expedientes, por lo tanto no se deben de clasificar. Las carpetas que contienen documentos que recibimos solo para conocimiento, no son expedientes. Las carpetas de trabajo que RECIBIMOS para participar en algún evento, no son expedientes. Los manuales de capacitación, no son expedientes. Los libros de copia fiel de certificación y titulación, no son expedientes. Carpetas con formatos de uso cotidiano, no son expedientes.

19 GRACIAS!!!!