ALCALDIA MUNICIPAL DE TOCAIMA CUNDINAMARCA CARTILLA DE AUTOCONTROL OFICINA DE CONTROL INTERNO 2014

Autocontrol compromiso de todos QUE ES CONTROL Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas, de acuerdo con las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de la misión institucional.

QUE ES CONTROL INTERNO? COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE TODOS Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas ,procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

MISION OFICINA DE CONTROL INTERNO Asesorar a la alta dirección en cuanto a al toma de decisiones producto de la evaluación permanente del sistema de control interno, logrando así en forma oportuna el mejoramiento continuos de la gestión y el logro de la misión institucional.

QUIÉNES EJERCEN EL CONTROL INTERNO? PARA QUÉ SIRVE ELCONTROL INTERNO. El control interno lo ejerce cada una de las personas que hacen parte de la entidad, quienes contribuyen al cumplimiento de los objetivos establecidos. PARA QUÉ SIRVE ELCONTROL INTERNO. Sirve para garantizar que cada uno de los procesos, políticas, metas y actividades se cumplan de acuerdo con lo preestablecido, dando el máximo de rendimiento en cumplimiento de su misión.

PARA QUE EL SISTEMA DE CONTRO INTERNO : •Conocer y entender el sistema. •Crear una nueva cultura del sistema. •Convertir en una disciplina laboral. •Convertir en función de todos. •Analizar y revisar para luego actuar. •Tener presente la actualización de las normas. •Establecer y conocer los procedimientos. •Comprometerse con el sistema. •Conformar y seleccionar indicadores de gestión. •Conocer las funciones y asumir compromisos.

AUTOCONTROL. Capacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Control realizado por uno mismo. Implica dirigir la mirada hacia nosotros mismos, hacia nuestros comportamientos y actitudes, dejar atrás la tendencia de atribuir a las circunstancias externas, a las demás personas, al destino y al azar de las causas de nuestras decisiones, acciones y de los resultados que alcanzamos. Podría definirse el autocontrol como toda acción operativa ejecutada por los funcionarios, en el marco de la ética, la legalidad y la efectividad, tendiente a garantizar el cumplimiento de las políticas y estrategias de una organización.

EL AUTOCONTROL. •Genera convivencia. •Regula y mejora los resultados. •Es trabajar con responsabilidad. •Es disciplina, organización y excelencia. •Genera calidad de vida personal y laboral. •Es hacer las cosas bien para no tener que repetirlas. •Es el sello personal que usted le coloca a su trabajo. •Nos hace ser dueños y responder por nuestros actos. •Es el resultado de la aplicación de los principios y valores. •Es una filosofía de vida enmarcada en una actitud positiva y permanente para hacer las cosas bien. •Es el mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria. •Implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar los objetivos propuestos.

LA CULTURA DEL AUTOCONTROL PROMUEVE: •Hacer las cosas en condiciones de calidad, oportunidad, transparencia y participación. •Mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria. •Desarrollo del Talento Humano. •Protección del patrimonio publico. •Legitimar es Estado. •Respeto por las normas. •Crecimiento y desarrollo personal.

REGLAS DE CONVIVENCIA PARA EL AUTOCONTROL. Hable por usted. Escuche a los demás. No subestime las ideas de los demás. Ocúpese de usted mismo. Sea respetuoso. Aprenda a dialogar.

AUTOCONTROL EN LA ALCALDIA •Cumplimiento de las metas. •Talento Humano participativo y proactivo. •Ambiente laboral en armonía. •Comunicación fluida y oportuna. •Respeto a las ideas de los demás. •Prestación de un buen servicio.

CARACTERISTICAS DEL AUTOCONTROL •Es voluntario. •Personal. •Requiere de herramientas y medios para ejercerlo. •Requiere parámetros de comparación. •Promueve el mejoramiento y la autoevaluación.

FACTORES NEGATIVO QUE AFECTAN EL AUTOCONTROL PERSONALES •Pereza •Desconocimiento •Preocupación •Desorden •Incompetencia •Falta de metas ORGANIZACIONALES •Improvisación •Carencia de objetivos •Incoherencia Administrativa. •Ausencia de un Sistema de Control Interno. Falta de sentido de pertenencia.

¿COMO COMENZAR A TRABAJAR EN EL TEMA DEL AUTOCONTROL EN LA ALCALDIA? •Dando a conocer los Planes, Programas y Proyectos a todos los servidores. (Saber para donde vamos). •Ejecutando el Plan Anual de Inducción y Reinducción. •Generando espacios para la reflexión. •Creando conciencia positiva(motivación, estímulos, reconocimiento). •Siendo realistas. •Estableciendo metas claras. •Estableciendo parámetros de rendimiento (Trabajar con indicadores). •Desempeñar las funciones con disciplina

HERRAMIENTAS AUTOCONTROL. Planeación Programación Cronogramas Sistemas de Información Evaluación del Desempeño Indicadores.

QUE VALORES FACILITAN LA CULTURA DEL AUTOCONTROL Compromiso Responsabilidad Pertenencia Solidaridad Lealtad Confianza Participación Honestidad Respeto

PARTICIPAMOS DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL CUANDO: •Definimos metas. •Conocemos nuestra Misión. •Identificamos claramente nuestras cargas de trabajo. •Producimos mas con menos recursos. •Evaluamos con fiablemente nuestro trabajo. •Obtenemos resultados óptimos de la evaluación. •El trabajo se ajusta a las necesidades de la Alcaldía y de la Comunidad. •Manejamos la información rápida, oportuna y confiable. •Generamos ambiente de progreso y dinamismo. •Nos comprometemos con la administración. •Nos capacitamos y lo ponemos en practica. •Nos apropiamos de los instrumentos de planificación. •Aprovechamos oportunamente los recursos humanos, físicos y técnicos. •Cuando cumplimos estamos mejorando la gestión y procurando alcanzar las metas

COMO SE DEMUESTRA EL AUTOCONTROL? •Practicando los valores institucionales y los principios éticos. •Comprometiéndose. •Cumpliendo con los procedimientos establecidos. •Evitando conductas indebidas. •Controlando nuestras emociones. •Respetando a los demás.

TEMAS DE AUTOCONTROL QUE DEBEMOS ADOPTAR EN LA ALCALDIA DE TOCAIMA • Cuando un servidor solicite viáticos con el fin de asistir a capacitaciones, seminarios y eventos afines, deberá presentar a su regreso el certificado de asistencia. •Asistir puntualmente a todos los eventos (reuniones, jornada laboral).Esto es respeto por el tiempo de los demás. •Manejar austera y racionalmente los recursos económicos y físicos(papelería, aseo, cafetería, combustibles etc). •Hacer uso austero y racional de los servicios públicos(agua, energía, teléfono fijo, celular). •Realizar frecuentemente copias de seguridad y una vez hechas salvaguardarlas. •Apagar luces, equipos de computo, aires acondicionados, ventiladores etc durante el tiempo en el que no hay servidores en las oficinas. •Proteger y cuidar los recursos asignados tales como computadores, escritorios, archivadores, vehículos etc. •Reciclar todo aquello que sea posible.

•Solo el personal autorizado hará uso de los equipos y demás bienes de la Administración. Municipal. •Asistir a los eventos programados por la Admón. Y de común interés. •Uso moderado de la internet. •Uso moderado de las redes sociales durante el horario laboral. •Asignación oportuna de equipos y herramientas necesarias para el desempeño de las funciones. •Realización de Mantenimiento oportuno a los equipos de computo y comunicaciones. •Actualización tecnológica de los equipos de trabajo. •Aplicación de medidas de seguridad industrial. •Aplicación de normas de salud ocupacional (Ergonomía, ventilación, iluminación). •Cumplimiento de las funciones y procedimientos. •Baja tolerancia a la permisividad por parte de la Alta Dirección. Manejo austero y racional de los recursos económicos y físicos. •Disminución de tramites. •Fomentar el sentido de pertenencia. •Propender por la tolerancia y buen trato para con el usuario y los compañeros. •Equidad en la asignación de responsabilidades y recursos físicos y económicos. •Planeación y celeridad en la asignación de recursos económicos.

El éxito comienza con la voluntad Si piensas que estás cansado, lo estás. Si piensas que no te atreves, no lo harás. Si piensas que te gustaría ganar pero no puedes, no lo lograrás. Si piensas que perderás, ya has perdido. Porque en la vida encontrarás que el éxito comienza por la voluntad del hombre. Todo está en el estado mental. Porque muchas carreras se han perdido antes de haberse corrido. Y muchos cobardes han fracasado antes de haber su trabajo empezado. Piensa en grande y tus hechos crecerán. Piensa en pequeño y te quedarás atrás. Piensa que puedes y podrás.

Todo está en el estado mental. Si piensas que estás aventajado, lo estás. Tienes que pensar bien para elevarte. Tienes que estar seguro de ti mismo antes de intentar ganar un premio. La batalla de la vida no siempre la gana el hombre más fuerte o el más ligero. Porque tarde o temprano, el hombre que gana es aquel que cree poder hacerlo.