Comunicaación Pública MECI - NTCGP ¿CUANTO SABES DE? 1 er. CONCURSO Sexta Semana Tu Conocimiento te premia Información y Comunicaación Pública OCOIN - OFPLA 2008

ARMONIZACIÓN CICLO P H V A MECI - NTCGP 8. Medición, analisis y mejora 5. Responsabilidad Dirección 6. Gestión Recursos 4. Requisitos Generales 7. Realización del producto o prestación del servicio NTCGP MECI PLANEAR HACER ACTUAR VERIFICAR Administración del Riesgo Actividades de Control Información Direccionamiento Estratégico Subsistema Control Estratégico Subsistema Control de Gestión Comunicación Pública Ambiente de Control Subsistema Control de Evaluación Subsistema Control de Evaluación Autoevaluación Planes de Mejoramiento Evaluación Independiente

INFORMACIÓN 2.2 La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un tema. La Información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad. En el MECI se establecen dos tipos de información: Información primaria Información secundaria

2.2 NTCGP MECI INFORMACIÓN Información Secundaria 4.2.3 ( f) Control de documentos de origen externo 5.2. Enfoque al cliente Información Primaria 4.1. b, Determinar secuencia e interacción de procesos 4.2. Gestión Documental 4.2.4. Control de registros 8.2 Seguimiento y Medición 8.4. Análisis de datos Información Secundaria 4.1. (d) Recursos e 6.3. (b) Equipo para los procesos 4.1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación Sistemas de Información

2.2.1 Información Primaria Son aquellos datos que se obtienen de fuentes externas, como: la comunidad, los proveedores, las entidades de control y/o regulación, entre otras. En el FORPO se obtiene la información primaria mediante: El procedimiento PG-0009V05 Medición de satisfacción del cliente mediante encuestas, tramite de QUEJAS RECLAMOS, SUGERENCIAS, derechos de petición y tutelas. Informes de los organismos de control (Contraloría, Procuraduría, Contaduría, etc.) Las normas que aplica a la entidad se encuentran relacionadas en el NORMOGRAMA , y se cuenta con el servicio de NOTINET Procedimiento PG-0614V05 Recepción y entrega de documentos Medios de comunicación Redes de veedurías ciudadanas Entidades del Estado, entre otras.

2.2.2 Información Secundaria Son aquellos datos que se originan y procesan al interior de la entidad entre ellos tenemos: los resultados de información que generan los diferentes procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros contables y de operación, la intranet, entre otros. En el FORPO la información secundaria se administra mediante: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (ubicado en la carpeta matriz de cada proceso) LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS CRONOGRAMA DE INFORMES PERMANENTES: Establece para cada uno de los procesos los informes internos y externos que debe presentar. FORPONET

2.2.3 Sistemas de Información Están constituidos por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de la información, orientada a soportar la toma de decisiones de la entidad. La entidad cuenta con los siguientes sistemas de información: Sistema de información LINIX Conexión base de datos Policía Nacional y Casur Conexión al Sistema de Información de la DIAN – MUISCA Portal de Contratación

COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3 Corresponde a la información interna y externa que la entidad provee a los diferentes grupos de interés. Sus elementos son: 2.3.1 Comunicación Organizacional 2.3.3 Medios de comunicación 2.3.2 Comunicación informativa

2.3 NTCGP MECI COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación Organizacional 5.1 Compromiso de la Dirección 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.3. Comunicación interna Comunicación Organizacional 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.3. Comunicación con el cliente Comunicación informativa 5.5.3. Comunicación Interna 7.2. Procesos relacionados con el cliente 6.3. (c) Servicios de apoyo comunicación 7.2.3. (a), Información sobre producto / servicio 5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Medios de comunicación

2.3.1 Comunicación Organizacional Este elemento orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del FORPO para tener una clara identificación de sus objetivos, estrategias, planes y programas con los que va a cumplir sus objetivos institucionales. El Fondo Rotatorio cuenta con la siguiente Política de Comunicaciones: “Recibir, producir y publicar la información sobre la gestión de la entidad a los servidores públicos, clientes y partes interesadas en forma oportuna, veraz y transparente, a través de un lenguaje claro que facilite la comprensión mediante una adecuada administración de los medios de comunicación”. Se cuenta con el procedimiento PG-1-2-12V1 - Comunicación interna y externa

2.3.2 Comunicación Informativa Garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. En el FORPO se cuenta con: Información relacionada con los procesos misionales publicada en la PAGINA WEB de la entidad. PROCESOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS, en los cuales se informa al publico en general sobre los resultados de la gestión de la entidad en el año anterior. Menú de ayuda disponible en el CONMUTADOR de la entidad .

2.3.3 Medios de Comunicación Se constituye por conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el FORPO, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información de su sentido, hacia los diferentes grupos interés. Correo electrónico LOTUS NOTES Pagina WEB Intranet (forponet) Carteleras Encuentros con el Director Juntas de Coordinación. Conmutador