SOCIALIZACION DEL COMPONENTE DE AUTOEVALUACION ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL Departamento Administrativo de Planeación Secretaría de Salud Pública Municipal Equipo Técnico de Gestión - Mesa de Trabajo Componente de Autoevaluación

OBJETIVO Proporcionar a los servidores públicos instrumentos que faciliten a cada dueño de proceso y su equipo de trabajo, medir la ejecución de sus actividades a través de indicadores y el cumplimiento de los elementos de control, con el fin de dotar a la Entidad con información relevante, que le permita mejorar su gestión y encausarla en el logro de sus objetivos.

CONTENIDO

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Fomentar la cultural del control dentro de la Entidad. Desarrollar habilidades de Autocontrol en cada dueño de proceso y su equipo de trabajo. Afianzar una cultura crítica de autoevaluación, orientada hacia el mejoramiento. • Desarrollar un proceso objetivo y honesto de revisión de fortalezas y debilidades. • Estimular la participación de los funcionarios. • Corregir falencias, a medida que se identifican.

Taller no. 1

MARCO LEGAL DE LOS SISTEMAS DE GESTION CONSTITUCION POLITICA NACIONAL. Arts. 209 y 269 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de mayo de 2005 MECI 1000:2005 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD. Ley 872 de Diciembre 30 de 2003 Decreto 4110 de Septiembre 12 de 2004 NTCGP1000:2004 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO – SISTEDA Ley 489 de 1998 Decreto 3622 de Octubre 10 de2005

DECRETO 2145 DE 1999 (Literal e, Art. 5) El servidor público como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACIÓN.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección AMBIENTE DE CONTROL CONTROL ESTRATEGICO Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos ADMINISTRACION DEL RIESGO Políticas de Operación – Procedimientos Controles – Indicadores Manual de Procedimientos ACTIVIDADES DE CONTROL CONTROL DE GESTION SISTEMA DE CONTROL INTERNO Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información INFORMACION Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación COMUNICACIÓN PUBLICA AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión CONTROL DE EVALUACION Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento de Procesos Plan de Mejoramiento Individual PLANES DE MEJORAMIENTO

ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI MAPA DE MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COMUNICACIÓN PÚBLICA U S A R I O - B E N F C U S A R I O - B E N F C MISIONALES DESARROLLO SOCIAL DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO CONVIVENCIA Y SEGURIDAD PARTICIPACIÓN SOCIAL Cambios versión 9: cambio del proceso de control y mejoramiento por el de macroproceso de control. Ver sustentación en la diapositiva del macroproceso de control. Se cambia el orden del macroproceso de seguridad y convivencia por el de convivencia y seguridad. APOYO JURÍDICO – ADMINIS TRATIVO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO HACIENDA PÚBLICA GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALUACION CONTROL

TALLER NO. 2

Del subsistema de control de evaluación, el componente AUTOEVALUACION

¿QUE ES AUTOEVALUACIÓN? Equipos de servidores públicos que se reúnen para: Analizar dentro de un marco de control – MECI las fortalezas y los obstáculos que impactan su capacidad para alcanzar sus objetivos. Examinar los controles para medir su efectividad Decidir las acciones a emprender.

En un contexto de autorregulación, la autoevaluación debe entenderse como: Un proceso cíclico, Internamente participativo, Externamente validado, Destinado a identificar y poner en practica acciones específicas que, respondiendo a criterios de evaluación adecuados, explícitos y aceptados, Permite alcanzar, mantener y mejorar niveles de calidad.

AUTOEVALUACIÓN La autoevaluación es: Un ejercicio que no debe verse como una carga adicional o como un medio para buscar e identificar culpables Debe ser un ejercicio fácil, ágil y que propicie un mejor entendimiento (jerarca, titulares subordinados y el resto del personal) sobre la importancia del control en tanto apoya la gestión de cada quién en su puesto

AUTOEVALUACIÓN Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales. Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma. ¿PARA QUÉ ? ¿SOBRE QUÉ SE APLICA ? Procesos/actividades/operaciones/competencias Productos/servicios/atribuciones Propiciará alinear los planes anuales de las dependencias con el plan estratégico institucional y los objetivos institucionales.

AUTOEVALUACIÓN - FACTORES CLAVE DE ÉXITO ¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL INSTITUCIONAL? Instauración de un equipo o unidad que facilitará y coordinará Lineamientos sobre la administración del proceso Determinación de eventos para analizar y coordinar los resultados. Incorporar en el Plan anual operativo vigente y futuros un rubro para mejoras al SCI.

AUTOEVALUACIÓN ¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE DEPENDENCIASO UNIDADES? Conformar un equipo con conocimientos en: Temas de Administración, controles, Manual de Normas Generales de Control Interno y otros. El Marco normativo de la institución y de proceso/productos y servicios de la dependencia. Un Inventario o lista de procesos/productos/ Servicios/objetivos/ atribuciones/competencias/riesgos de la unidad o dependencia a evaluar. Personal de la unidad, informado, motivado e involucrado. Norma 2.8 de ambiente de control. Continúa...

AUTOEVALUACIÓN “Los resultados son para la Administración” Continuación... AUTOEVALUACIÓN ¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE DEPENDENCIAS O UNIDADES? Conformar un equipo con conocimientos en: Un plan y agenda que organice. Herramientas que apoyen la autoevaluación Registro que acumule los resultados de las autoevaluaciones Definición de las características de los productos resultantes de la autoevaluación (Análisis, plan-cronograma anual o plurianual). “Los resultados son para la Administración”

AUTOEVALUACIÓN Conjunto de actividades: Planificadas Coordinadas Organizadas Controladas Con un espíritu constructivo y participativo que propicie el mejoramiento de la gestión de las dependencias y de la entidad ¿CÓMO SE ESPERA QUE SE LLEVE A CABO ? ¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN? Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control Registro histórico de los resultados de la autoevaluación - seguimiento en el tiempo Programa de mejoras. Mayor efectividad en la gestión y el cometido institucional.

Autoevaluación Comprende las acciones de la entidad que permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno y en segundo lugar, los resultados de la gestión en tiempo real, con el fin de evaluar y monitorear su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de las metas y resultados de la entidad. Este componente se estructura en dos Elementos: Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión

Insumos y productos del componente Autoevaluación INSUMOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Componente: AUTOEVALUACION Elementos: Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión Acciones de Mejoramiento de la Gestión del Proceso la Dependencia y la Entidad. Informes de Autoanálisis de la Gestión Realizada del Proceso, la Dependencia y la Entidad. Competencias constitucionales y legales y norma vigente. Mecanismo de monitoreo a la Operación Lineamiento claros para la acción y el desempeño Proceso Estandarizados para la ejecución de la Misión de la Entidad. Direccionamiento Estratégico Ambiente de Control Controles inmersos en los procesos Actividades de Control Administración de Riesgo Información Comunicación

MATRIZ DE ARTICULACION Y COMPLETARIEDAD MECI, SGC Y SISTEDA COMPONENTE MECI 1000:2005 ELEMENTO REQUISITO NTCGP 1000:2004 SISTEDA LEY 489/98 PRODUCTOS REQUERIDOS POR EL DAFP EVIDENCIA AUTOEVALUACION Autoevaluación del Control Numeral 4.2 Gestión Documental/4.2.3 Control de Documentos/ 4.2.4 Control de Registros/Subnumeral 5.6 Revisión de la Dirección/5.6.2 Información para la Revisión /5..6.3 Resultado de la Revisión/Numeral 8. Medición Análisis y Mejora /8.2 Seguimiento y Medición/8.2.1 Satisfacción al Cliente/8.2.2 Auditoria Interna/8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos /8.4 Análisis de datos/ Subnumeral 8.5 Mejora/8.5.1 Mejora Continua/ POLITICA DE MORALIZACION Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIO PUBLICA Se orienta a la formación de valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo publico. Acciones: Acciones para la implementación del Autocontrol . Realizar ejercicios de control mediante la autoevaluación Informes de Autoanálisis de para el mejoramiento de los Controles de los procesos y acciones de mejoramiento de los controles de los procesos. Registros de la Evaluación que midió el control. Autoevaluación de Gestión Acciones de Autoanálisis realizada del proceso y de la entidad, Acciones de mejoramiento, registros de las Evaluaciones y análisis de datos. Informes de gestión Hoja de vida de los Indicadores Encuestas de percepción de satisfacción del ciudadano.

REGLAS BASICAS El proceso de autoevaluación: Descansa en los equipos de trabajo que llevan a cabo las tareas en la unidad y tiene por consiguiente un carácter eminentemente micro organizacional. Es voluntario de modo que participan quienes realmente están dispuestos a incorporarse al mismo. Es horizontal, de manera que no puede ser conducido ni dirigido ni administrado desde la cúpula de la organización. Es abierto, en el sentido de que está sintonizado con los cambios y realidades del entorno de la organización. No puede ser nunca autorreferido.

REGLAS BASICAS Está sustentado en información empírica, tanto disponible como generada especialmente para la autoevaluación. Está orientado a resultados. Tiene validación experta externa. Culmina en la negociación de prioridades y recursos para poner en práctica la o las acciones de mejoramiento identificadas. Da origen a instancias y rutinas de seguimiento.

PLAN DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN

“El mundo nunca ha crecido gracias al éxito, si no gracias al fracaso de las personas y a su afán por superarse”. Jonathan Swift

GRACIAS