Planeación III (Unidad)

1. CONCEPTO DE PLANEACIÓN “Es la selección de misiones y objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos. Para lograrlos, implica la toma de decisiones y la selección de un curso de acción entre varias opciones” Koontz y Weihrich Stoner y Freeman la definen como el proceso en el que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de las metas”. Terry y Franklin indican que “es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro, para formular las actividades necesarias para lograr los objetivos organizacionales”

De las definiciones anteriores se puede decir que Planear, fundamentalmente es analizar por anticipado determinadas situaciones y decidir las posibles soluciones o cursos de acción señalando los pasos necesarios para llegar eficientemente a alcanzar los objetivos y metas que se han elegido, Definiendo en forma clara la ruta hacia la cual se quiere llegar para ir de donde esta hasta donde se quiere llegar. Interpretado de otra manera es decidir por anticipado que hacer, y porqué, cómo y cuando hacerlo, con qué recursos y quienes lo harán.

Compare los conceptos de planeación presentados y elabore su propio concepto. Es importante que tome en cuenta que los términos planeación y planificación se utilizan indistintamente, pues significan lo mismo

1.1 NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN (planificación) I. La primacía de la planeación: la planeación antecede a todas las demás funciones del proceso administrativo, aunque estas se interrelacionen o se combinen pero es la planeación la que determina la misión, los objetivos y las metas de la organización. La generalización o fuerza de la planeación: Es necesaria en todos los niveles organizacionales, la diferencia es que la alta gerencia o la dirección elabora los planes estratégicos y los demás niveles elaboran los planes operacionales.

Contribución a los propósitos y objetivos: Todos los planes deben contribuir al logro de los propósitos y objetivos que se ha trazado la organización por lo tanto los planes ayudan a lograr La cooperación del grupo. La eficiencia de los planes: Se logra cuando existe eficiencia y eficacia si al analizar el costo beneficio, se descubre que sí existe compensación entre los costos y los esfuerzos incurridos y los beneficios que aportan al mejor desempeño de la organización. (tiempo, dinero o producción y grado de satisfacción individual o grupal que el trabajar ordenadamente proporciona.

1.3 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN “ Si alguien no sabe a donde se dirige hay un millón de caminos que tomar, de igual manera, si no sabe lo que se quiere realizar, hay un millón de posibilidades para elegir”

Estas son verdades muy simples pero resaltan la importancia de la planeación, pues al saber concretamente qué hacer y porqué , cómo y cuando hacerlo, con que recursos se hará y quienes lo harán se logra: Reducir la incertidumbre a través de la previsión del cambio Establecer métodos de utilización racional de los recursos. Fijar la atención en los objetivos (administradores como administrados) para desarrollar en mejor forma su trabajo Establecer un sistema racional para la toma de decisiones Evita la improvisación con un plan o esquema de trabajo Facilita el control, al establecer estándares para medir el desempeño

Analice en qué actividades de su quehacer diario ha aplicado planeación. Escoja una actividad específica y relatela ¿Qué ventajas le brindó, que limitaciones encontró?

La planeación como parte del Proceso Administrativo

2. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN De Precisión, los planes se deben elaborar con la mayor exactitud, con datos reales. De Flexibilidad, cierto grado de libertad para que proporcione nuevos cursos de acción por situaciones inesperadas y que se ajusten a las condiciones del plan de acción. “la flexibilidad en los planes y la posibilidad de que cada equipo de trabajo pueda modificarlos para alcanzar los objetivos organizacionales, son dos condiciones indispensables para que el ejercicio de planeación sea productivo y agregue valor a la organizacional” De unidad, todos los planes específicos de cada nivel deben estar integrados y coordinados de manera tal que todos los objetivos departamentales deben converger en un plan general de la organización De factibilidad; lo que se planea debe ser realizable, para no realizar planes demasiado ambiciosos imposibles de lograrse.

3. LIMITACIONES DE LA PLANEACIÓN Esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. Enfrenta barreras psicológicas, las personas toman más en cuenta el presente que el futuro. Renuencia de algunos gerentes a asignar recursos a la función de la planeación La planeación demora las acciones, un plan bien elaborado puede solventar ciertas situaciones imprevisibles.

Proceso de planeación Establecimiento de metas organizacionales Definición de la situación actual. Consideración de las premisas, para considerar las barreras y ayudas. Desarrollo de un plan y Medición y control de lo planeado Todos estos pasos son aplicables en todos los niveles organizacionales.

4. PROCESO DE PLANEACIÓN Primer Paso: Establecimiento de metas organizacionales Las metas dan un sentido de dirección y están formadas por: 1. Propósito: es su papel primario 2. Misión: Es su finalidad específica, la razón de ser que la distingue de las demás. 3.Objetivos, son los fines hacia los cuales se dirige una actividad recursos y esfuerzos. Al definirlos respondemos a la pregunta de ¿qué hacer? ¿qué queremos o pretendemos lograr? Deben ser específicos y medibles

METAS ORGANIZACIONALES 4. Metas organizacionales: Son guías a largo plazo, que dan directrices firmes. Se fijan atendiendo al futuro a un plazo más largo y deben ser medibles y movibles es decir cuando ya se alcanzó una meta se debe elevar al próximo período METAS ORGANIZACIONALES PROPOSITO MISION OBJETIVOS

Segundo paso: definición de la situación actual. Este análisis es necesario para determinar en donde se encuentra la institución y de qué recursos dispone para alcanzar sus objetivos y metas trazadas. Para hacer este paso es necesario contar con información interna y externa y para ello es necesario generar líneas abiertas de Comunicación.

Tercer paso: Consideración de las premisas para determinar las ayudas y barreras de la institución. La palabra premisa significa lo que va antes en la planeación las premisas son suposiciones del y condiciones conocidas que afectarán la operación de los planes. Estas pueden ser económicas, sociales, políticas, tecnológicas, la oferta de mano de obra. Cuarto paso: desarrollo de un plan. Consiste en desarrollar un curso de acciones para alcanzar las metas, esto implica evaluar varios cursos de acción y escoger entre ellas la más idónea (o la más satisfactoria para los recursos de la institución).

Quinto Paso: Medición y control. Planear y no poner en acción ese plan, es inútil, pero tomar acciones sin planear es fatal. Cómo los planes son elaborados para ser puestos en práctica, para ejecutar entonces es necesario que se controle el progreso y éxito logrado con éstos, para poder actuar de inmediato si el plan se desvía del rumbo. “el plan debe hacerse más con el criterio de crear compromiso que de únicamente controlar”.

TAREA DE CIERRE: Escoja entre un grupo de organizaciones o instituciones en Guatemala y analice cual es propósito y su misión. Para ello puede preguntarle a un supervisor de Educación como planifica en su institución para el cumplimiento de su misión. Analice su respuesta comparándola con el proceso administrativo ¿Ha aplicado este proceso en su quehacer estudiantil?