“ Que importante es Saber el Compromiso que Todos tenemos en la construcción del sistema de Control Interno de Nuestra Alcaldía”.  No olvidemos que el Mecí es el Modelo Estándar de Control Interno que se estableció para las entidades del Estado proporcionando una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.  Que importante es saber………..  ¿QUE ES CONTROL INTERNO?  Conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.

 Por eso es tan Trascendental.  El control interno se fundamenta en Autocontrol  Que es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de Nuestra Alcaldía para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, garanticen el ejercicio de una función acorde con los principios establecidos en la Constitución Política.

 Los Principios del Mecí Están enmarcados se integran y complementan desarrollándose dentro de los principios constitucionales (Art.209).  Estos son los siguientes:  EL AUTOCONTROL, Autocontrol es la Capacidad que tiene cada FUNCIONARIO de la Entidad, cualquiera que sea su nivel, para asumir como propio el Control Interno con responsabilidad.  ¿Este es esencial e intrínsico a las actuaciones y funciones realizadas por el servidor publico? Si,  LA AUTOREGULACIÓN, Es la capacidad institucional de la entidad pública para establecer de manera participativa al interior de la organización las normas, métodos y procedimientos que le permiten el desarrollo de su función bajo un entorno de integridad, eficiencia y Transparencia en la actuación pública.  LA AUTOGESTIÓN, Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la constitución y la ley.  ¡Entiendo!, entonces…..

 Objetivo:  Presentar los resultados del diagnóstico del Sistema de Control Interno realizado en la Alcaldía de Tarso.

 Planificación (Diagnóstico y Plan)  Capacitación  Diseño  Implementación  Verificación  Gestión del Proyecto

 Análisis Operacional La ALCALDIA vs. Mecí Diagnostico

 Fortalezas  F1. La declaración Manifiesta del Señor Alcalde Dr. Fredy Alberto Hurtado Pérez y los Secretarios de Despacho, de Continuar implementando el sistema de Control Interno en la Alcaldía.  F.2. La existencia del Decreto No. 097 del 11 de noviembre de 2005 Que adopta la implementación del sistema de Control Interno. A la vez contamos en nuestra Alcaldía con el Acta No. 1 de noviembre 11 de 2005 la cual genera el compromiso de la institución para el montaje de la Norma.

Fortalezas  F3. El Compromiso del Alcalde y la administración Municipal de Tarso En la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Mecí  Está contemplados dentro de los objetivos estratégicos del plan institucional del Municipio de Tarso, en su único componente, “Fortalecimiento Institucional”, como uno de sus objetivos específicos el de implementar el SGC, y el Mecí definido en la Ley 872 de 2003.

 F4. El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno se adoptó mediante la Resolución No del 3 de octubre de Tomo empastado,  Equipo Directivo.  Comité de Control Interno Resolución del 3 de Octubre de 2002.Tomo empastado asesoría MECI  Asesor Mecí.  Existe registros de la socialización y difusión de la estructura del MECI a los funcionarios de la Entidad.  Todo esto le da estructura al proyecto de implementación del sistema de Control Interno.

 En el marco de actividades previas de estandarización de procesos, los funcionarios de algunas dependencias realizaron el levantamiento de procesos y procedimientos mediante acompañamiento de los agentes de cambio.  F5. El proyecto de implementación del sistema de Control Interno de la ALCALDÍA DE TARSO, será registrado en el Banco de Proyectos de la Alcaldía.  F6. La identificación inicial de los procesos de la Alcaldía en la Cadena de Valor del Municipio

 F7. La gestión realizada en algunas secretarias: Reuniones de capacitación, programación del trabajo, reuniones de Grupo Primario, evaluación de la satisfacción del usuario, procedimientos.  F8. El Plan de Desarrollo del Municipio de Tarso

 O1. La promulgación por el Departamento Administrativo de la Función Pública del nuevo Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado MECI 1000:2005, el cual es compatible con la NTCGP 1000:2004.  O2. Los decretos reglamentarios de la Ley 909 de 2004 sobre empleo público, han adoptado un modelo de competencias que es compatible con los requisitos sobre gestión del talento humano establecidos en la NTCGP 1000:2004.

 No están completamente identificados, formalizados e implementados los mecanismos de interacción e integración entre las diferentes dependencias de la Alcaldía, en el marco de un Enfoque de Gestión por Procesos.  El seguimiento y medición de los procesos no obedece a directrices y metodologías unificadas de manera corporativa y no incluye todos los componentes de eficiencia, eficacia y efectividad requeridos por el Mecí

 Corporativamente no se han elaborado cinco de los seis procedimientos exigidos como obligatorios por la NTCGP 1000:2004, es decir, no existen procedimientos para el control de los registros, control del producto no conforme, auditoría interna de calidad, acciones correctivas y acciones preventivas.

 La movilidad en los cuadros Directivos de la Alcaldía, puede significar cambios en las metodologías de trabajo en las dependencias, así mismo en las tareas y responsabilidades de los servidores públicos, lo cual podría afectar la normalización de sus procesos.  Sin embargo, hay un compromiso declarado del Señor Alcalde para con el sistema de Control Interno.

 Cambios en la Normatividad, por ejemplo, en cuanto a la Contratación Pública, que podrían afectar los procedimientos que al respecto se elaboren en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Tarso.

 Asegurar la Participación del Señor Alcalde, los Secretarios de Despacho y Directores, en los puntos claves del proyecto: Capacitación y validación de la política y objetivos de la calidad, plan de acción para los objetivos, modelo o Mapa de Procesos, caracterizaciones de Procesos, Auditorías Internas de Calidad, revisión por la Dirección y Mejora Continua.

 A partir del Mapa de Procesos de la Alcaldía, hacer la revisión y validación de los procesos, en el marco del sistema de gestión de la calidad.  Articular el diseño del sistema de gestión de la calidad, con el diseño del modelo estándar de control interno (MECI 1000:2005), en la Alcaldía y con las acciones para dar cumplimiento a las normas sobre empleo público (Ley 909 de 2004).

 Diseñar la caracterización de los procesos, que incluya la identificación de las interacciones entre ellos (entradas y salidas), las actividades, los mecanismos de control, los mecanismos de seguimiento y medición y los recursos necesarios para llevarlos a cabo, así como los riesgos, su valoración y tratamiento.

 Diseñar una estructura documental única para la caracterización de procesos, y la edición de procedimientos, instructivos y formatos que se vayan a elaborar en el sistema de gestión de la calidad y para la revisión y ajuste de los existentes.

 Involucrar en la elaboración y ajuste de la documentación del sistema de gestión de la calidad, a los ejecutores de las actividades de los procesos, a través de los equipos de mejoramiento continuo de cada proceso.  Coordinar una Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa la divulgación de los mensajes relativos al proyecto de implementación del sistema de gestión de la calidad Y Mecí (política y objetivos de la calidad, mapa de procesos, responsabilidades, documentación del sistema, resultados del seguimiento y medición resultados de auditorías, entre otros)

 Desplegar la capacitación tanto como sea posible al mayor número de servidores públicos.  a través de los Agentes de Cambio de la propia Alcaldía.

 Realizar ajustes a la agenda de las reuniones de los Comités existentes para que se conviertan en el mecanismo de seguimiento y medición de los procesos, servicios, programas y/o proyectos que tengan relación con el Mecí Realizado dentro de la Alcaldía.

 Definir una estrategia corporativa para abordar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley General de Archivos y sus resoluciones reglamentarias en toda la Alcaldía. En especial lo relacionado con los registros en medio magnético.  Estandarizar los procedimientos de Contratación e interventoría, con objeto de asegurar que estas se llevan a cabo de la misma manera, con independencia del organismo o funcionario que la efectúa.

 Asegurar el control sobre los dispositivos de seguimiento y medición, mediante la identificación, almacenamiento, preservación y calibración o verificación de los mismos.  Diseñar, validar e implementar mecanismos de la medición del impacto (efectividad) de la gestión de la Alcaldía Municipal de Tarso.  Diseñar mecanismos que permitan la participación y compromiso de los Líderes de Procesos y Agentes de cambio.

 Consolidar los “Agentes de Cambio” como un Equipo de Alto Desempeño.  La Medición de la satisfacción de los usuarios Respecto al cumplimiento de los requisitos establecidos por la Administración Municipal en sus diferentes servicios.