Administración de la Producción de Sistemas Computacionales Conceptos básico de la administración de proyectos Ing. Ignacio Cabral Perdomo, M.C. ITESM - CCV

¿Por qué es importante administrar proyectos? Bajas ganancias en contratos debido a costos excesivos, atrasos y penalizaciones. Nuevos productos introducidos tarde, pérdidas por la tardía penetración al mercado. Proyectos de investigación y desarrollo completados tarde. Problemas con la distribución de recursos económicos en las empresas (presupuestos). Proyectos de SI que exceden su costo y calendario planeados, impacto negativo en la administración y en las eficiencias operativas y en los costos.

¿Por qué es importante administrar proyectos?

Objetivos de la ADP: Asegurar que los programas y proyectos, cuando son inicialmente concebidos y aprobados, contengan riesgos aceptables con relación a sus objetivos: técnicos, de costos y calendario. Planear, controlar y liderear efectivamente cada proyecto simultáneamente con todos los otros programas y proyectos, de manera que cada uno alcance sus objetivos: producir los resultados esperados en tiempo y dentro del presupuesto.

La “Triada” de la ADP: Tres conceptos básicos: Puntos identificados de responsabilidades del proyecto. Sistemas de control y planeación de proyectos integrados y predictivos. El equipo del proyecto: Identificar y administrar al equipo del proyecto para integrar los esfuerzos de todos los contribuyentes al proyecto.

Responsabilidades: Tres niveles: Nivel ejecutivo: Administrador general y Patrocinador del proyecto. Nivel proyecto: Administrador del proyecto Nivel de departamento funcional o contribuyente al proyecto: Líderes funcionales del proyecto.

Sistemas de control y planeación: Se deben planear y controlar los recursos ya que pueden estarse llevando a cabo varios proyectos simultáneamente y que requieran de los mismos recursos humanos y materiales de la empresa.

El equipo del proyecto: Designar a los integrantes del equipo. Basarse en las tareas necesarias y quiénes las pueden desarrollar. Todos contribuyen a la culminación del proyecto. TRABAJO EN EQUIPO

Administración estratégica y ADP: La ADP efectiva produce un crecimiento administrado estratégicamente al: Articular la visión del futuro de la organización. Construir un concenso con la visión. Documentar los objetivos y estrategias para llevar a cabo la misión. Seleccionar los proyectos correctos para implementar las estrategias que soportan los objetivos. Planear y ejecutar efectivamente los proyectos seleccionados usando prácticas probadas de ADP.

Otras ventajas de la ADP: La contabilidad del resultado del proyecto recae en una persona. Se asegura que las decisiones son hechas en base al beneficio de todo el proyecto, no de un departamento. Coordinación de todos los contribuyentes al proyecto. Uso apropiado de métodos de planeación y control y la información por ellos producida. Se asegura que todas las actividades de cada área funcional son planeadas y llevadas a cabo acordes con las necesidades del proyecto. Se asegura que los recursos sean colocados adecuadamente entre varios proyectos. Se identifican problemas tempranos que pueden poner en riesgo la finalización de proyectos.

Otras ventajas de la ADP: Reunir varias disciplinas requeridas por diversas organizaciones para colaborar creativamente. Promover un fuerte entendimiento y compromiso con el proyecto y sus objetivos. Desarrollar en forma coordinada planes, horarios y presupuestos para ejecutar el proyecto dentro de los tiempos y costos establecidos. Alcanzando un desempeño óptimo en el proyecto.

Síntomas y causas probables de pobre desempeño en proyectos: Finalizaciones tardías. Penalidades. Sobrepasar los costos. Alta rotación del staff del proyecto. Duplicación de esfuerzos y uso ineficiente de especialistas funcionales. Involucramiento excesivo de la alta administración en la ejecución del proyecto.

Síntomas y causas probables de pobre desempeño en proyectos: No se entiende el proyecto o no está documentado. Demasiados proyectos llevándose a cabo simultáneamente. Nadie es responsable del proyecto. No se entiende la labor del administrador de proyectos. Se reporta a la parte equivocada de la administración. Conclictos excesivos entre administradores de proyecto y administradores funcionales. Planes y presupuestos no realistas. Cambian las prioridades del proyecto rápidamente. Pobre control de cambios por el cliente. Pobre control de cambios de diseño y falta de administración de la configuración.

Esfuerzos de mejoramiento posible: Desarrollo administrativo y entrenamiento en ADP. Organización de responsabilidades. Establecimiento de sistemas, métodos y procedimientos. Estudiar ADP como en este curso.

El registro del proyecto: Código de identificación o número de serie. Nombre del administrador y porcentaje de tiempo asignado al esfuerzo. Cliente (quién es el cliente y quién el patrocinador) Valor en moneda corriente. Inversión en recurso humano clave. Posible exposición a penalidades, pérdidas de mercado, pérdida de competitividad, etc. en moneda corriente. Fechas claves de inicio y finalización. Proyectos asociados o relacionados. Fecha de la revisión y aprobación para proceder por parte de la alta administración. Otra información pertinente.

Programas, proyectos y tareas: Una actividad formada por más de un proyecto. Usualmente sinónimo de “proyecto”. Tarea: Esfuerzo de medio término (unas semanas o pocos meses) desempeñado por una organización, el cual puede combinarse con otras tareas para formar un proyecto.

Programas, proyectos y tareas: Esfuerzo complejo, usualmente menor a tres años de duración, conformado por tareas interelacionadas, desempeñado por varias organizaciones, con un objetivo, presupuesto y calendarización bien definidos.

¿Qué son los proyectos? Los proyectos son esfuerzos complejos que tienen un inicio y un fin, y son únicos. Un proyecto es el proceso de crear resultados específicos. Un proyecto tiene un ciclo de vida. Un proyecto debe tener un objetivo. Un proyecto requiere de un líder y un equipo.

¿Qué son los proyectos? Un proyecto es un trabajo de una única ocasión que tiene puntos de inicio y finalización, objetivos claramente definidos, un alcance, y (usualmente) un presupuesto. Lewis, 1995

¿Qué son los proyectos?

¿Qué son los proyectos? El caracter de un proyecto cambia en cada fase del ciclo de vida. La incertidumbre relacionada con el tiempo y costo de finalización disminuye a medida que el proyecto madura. Muchos proyectos no sobreviven el concepto o las fases de definición. El costo de acelerar un proyecto crece exponencialmente con la cercanía de su fin.

Categorías de proyectos Proyectos comerciales y del gobierno bajo contrato. Complejidad. Innovación de producto. Organizaciones contribuyentes. Riesgo económico. Proyectos ingenieriles de investigación y desarrollo de productos. Similares a la anterior.

Categorías de proyectos Proyectos de construcción y de inversión de capital. Complejidad. Riesgo económico. Proyectos de sistemas de información. Innovación. Organización contribuyentes.

Categorías de proyectos Proyectos administrativos. Esfuerzos de reducción de costos. Reorganización. Fusiones y adquisiciones de compañías. Expansiones geográficas o de mercados.