 Exposición  Talleres  Reflexiones  Conclusiones  Participación entidades

 Fortalecer el conocimiento y forma de evaluar la implementación del MECI.  Generar plan de acción.

 ¿IMPLEMENTAR?  BENEFICIOS  MEDICION  EVALUACION  DIFICULTADES Y SALIDAS  RIESGOS  SOSTENIBILIDAD  AGENTES DE CONTROL

MECI orienta Satisfacción de objetivos por medio de Subsistemas desagregado en Componentes y éstos en Elementos orientados a desarrollar Procedimientos Recursos Información Medios de Comunicación Planes Programas Procesos Actividades Metas Visión Misión Objetivos Principios Políticas que tienen Control de evaluación para garantizar Valoración permanente del resultado a través de Mecanismos de evaluación Mecanismos de verificación orientados a cumplir y

SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMACOMPONENTEELEMENTOS 1. CONTROL ESTRATÉGICO 2. CONTROL DE GESTIÓN 3. CONTROL DE EVALUACIÓN 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.2 INFORMACIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 3.1 AUTOEVALUACIÓN 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 2. Desarrollo del talento humano 3. Estilo de Dirección 4. Planes y programas 5. Modelo de operación por procesos 6. Estructura organizacional 7. Contexto estratégico 8.Identificación de riesgos 9.Análisis de riesgos 10.Valoración de riesgos 11.Políticas de administración de riesgos 12.Políticas de operación 13.Procedimientos 14.Controles 15.Indicadores 16.Manual de procedimientos 17. Información primaria 18. Información secundaria 19. Sistemas de información 20. Comunicación organizacional 21. Comunicación informativa 22. Medios de comunicación 23. Autoevaluación del control 24. Autoevaluación de gestión 25. Evaluación independiente al SCI 26. Auditoría interna 27. Plan de mejoramiento institucional 28. Plan de mejoramiento por procesos 29. Plan de mejoramiento individual

Compromiso de la alta dirección Representante legal y equipo directivo suscriben acta Formato Acto administrativo Adopción del MECI Formato 2 Designación representante de la dirección Directivo de primer nivel, distinto al jefe de CI Formato 3 Organización del equipo de trabajo institucional -Integración del CCCI –Equipo MECI -Grupo evaluador (Oficina de CI) Formato 3 y 4 Sensibilización y socialización del MECI Para todos los servidores, enfatizando la responsabilidad de implementar y fortalecer el SCI Capacitación del MECI Sobre marco conceptual y el manual de implementación Elaboración del autodiagnóstico Preparación Realización Cierre Formato 5 instructivo

Acuerdos, compromisos o protocolos éticos METODOLOGÍA Establecer criterios y parámetros para aplicar la encuesta Aplicar la encuesta, según muestra Tabular, valorar y analizar la información Presentar resultados y propuestas del equipo MECI al representante legal Adoptar plan de acción CCCI Equipo MECI Representante Dirección Representante Legal (anexo 1) Analizar diagnóstico ético y recomendar acciones CCCI 5 Mejoramiento continuo Equipo MECI 8 Implantar acciones y hacer seguimiento con liderazgo del área Equipo MECI 7

Poner en marcha Poner en funcionamiento Implantar o instalar un sistema Incorporar Aplicar métodos y medidas necesarias para llevar a cabo algo Dotar de los medios necesarios para hacer algo

Decisión directiva Asignar responsabilidades Elaborar diagnóstico situacional Contar con un diseño Disponer de un cronograma

Disponer de recursos Ejecución Medición Evaluación Mejoramiento continuo

Documentos / productos del MECI

MATRIZ SITUACIONAL PRODUCTOS (DOCUMENTOS) DEL MECI (Septiembre 23 de 2008) 1. No se ha elaborado 2. Se desconoce 3. Se conoce pero no se aplica 4. Se aplica con regularidad 5. Se aplica satisfactoriamente y se mejora PRODUCTO ESTADO ACTUAL ANALISIS DE IMPACTOS Código de ética. 2. Manual de inducción y reinducción 3. Manual de funciones y Competencias 4. Manual de Capacitación 5. Plan Institucional de Capacitación 6. Sistema de méritos y sanciones

7. Manual de Bienestar social 8. Plan de bienestar social 9. Plan de Calidad de vida laboral 10. Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios 11. Manual de evaluación del desempeño. 12. Manual de buen gobierno 13. Acuerdos de gestión 14. Sistema de acuerdos de gestión (pacto de desempeño de los Directivos).

15. Plan de mejoramiento de las competencias de los directivos. 16. Sistema de participación de los servidores en los procesos 17. Participación de las partes interesadas en el control social 18.Sistema de delegación de funciones 19. Sistema de asignación de cargas de trabajo 20. Misión, Visión, valores 21. Plan estratégico

22. Plan anual de gestión de la Entidad 23. Manual de indicadores de gestión y resultados. 24. Manual de calidad 25. Guía de análisis de cargas de trabajo. 26. Mapa de riesgos 27. Políticas de administración de riesgos. 28. Sistema de Quejas y reclamos. 29. Guía de manejo sugerencias de los clientes 30. Guía de manejo de sugerencias de los funcionarios 31. Sistema de participación ciudadana

32. Manual de Servicio al Cliente 33.Guía de manejo Quejas y reclamos 34. Canales de comunicación interno 35. Mecanismos de divulgación de gestión y resultados 36. Rendición de cuentas a la ciudadanía 37. Sistema para divulgar la información hacia el interior de la entidad. 38. Normograma institucional 39. Modelo de informe de autoevaluación de gestión. 40. Programa anual de auditoría. 41. Plan de mejoramiento institucional 42. Plan de mejoramiento por procesos. 43. Plan de mejoramiento individual

Diciembre 8 de 2008

Beneficios del MECI

PERSONAL CLIENTE/USUARIO ENTIDAD BENEFICIOS

Planeación aldiseño eimplementacióndel SCIDiseño eimplementacióndel SCIEvaluación a laimplementacióndel MECINormogramaSCI 1234

Indicadores de implementación

Acciones preliminares y 1ª. Etapa Capacitación de los directivos: Total de directivos capacitados en MECI Total de directivos Capacitación de los funcionarios EN MECI: Total de funcionarios capacitados Total de funcionarios

Capacitación del equipo MECI: Total de integrantes del equipo MECI capacitados Total de integrantes del equipo MECI Compromiso alta dirección: Acta de compromiso expedida

Adopción del MECI: Acto administrativo adoptando el MECI Designación Representante de la Dirección y Equipo de Trabajo: Formato designando al representante de la Dirección Autodiagnóstico:  Preparación  Ejecución  Cierre e informe Aprobación del cronograma general: Acta del CCI aprobando el cronograma

ETAPA 2: Implementación No. de planes de acción implementados No. de planes de acción propuestos para implementar Reuniones equipo MECI: No. de reuniones realizadas Equipo MECI No. de reuniones programadas Equipo MECI

Implementación de soluciones: No. de soluciones implementadas No. de soluciones proyectadas Implementación de mejoras: No. De mejoras implementadas No. de mejoras programadas Equipos de apoyo: No. de equipos de apoyo en funcionamiento No. de equipos de apoyo proyectados

Etapa 2ª. Ejecución de presupuesto: Presupuesto ejecutado Presupuesto programado Adopción de planes: No. de planes de acción adoptados No. de planes de acción aprobados

Número de etapas desarrolladas 4 Subsistemas: No. de subsistemas implementados 3 Etapas desarrolladas: Elementos: No. de elementos implementados 29

Responsables:  Equipo MECI y Representante de la Dirección  Oficina de Control Interno  Comité de Coordinación de Control Interno

1.Nivel de desarrollo e implementación: Estado de cumplimiento de las actividades programadas en Etapa 1 2.Recursos necesarios a la implementación:  Suficiencia  Calidad y especificaciones

3. Actividades programadas:  Forma en que se han desarrollado  Si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna (s) 4. Desempeño de los grupos de trabajo  Gestión de los grupos responsables de las actividades  Necesidad de distribución de responsables  Novedades y dificultades

5. Cronograma de actividades  Revisar tiempos de ejecución  Suficiencia del tiempo  Cumplimiento del cronograma 6. Dificultades o debilidades detectadas durante la implementación

7. Resultados y conclusiones Evaluación de la información a la implementación Medidas a adoptar 8. Conclusiones y recomendaciones Nivel de implementación de elementos Decisiones más importantes que deben tomarse

Normograma del Sistema de Control Interno.

Problemas y salidas

 Desentendimiento directivo  Escasez de tiempo  Deficiencias humanas  Fallas en la conformación de los equipos  Fallas en la contratación  Creer que lo tiene todo hecho

 Creer que no tiene nada  Limitación presupuestal  Falta de control por parte de todos  Sobredimensionamiento o subdimensionamiento del MECI  Solo producir documentos  Falta de liderazgo  Cumplir por cumplir

1.Asumir la integralidad del modelo, subsistema, componente, elemento. 2.Manejar la secuencialidad de desarrollo. 3.Persistir en los objetivos del modelo. 4.Enfoque participativo. 5.No dar por sentado nada. FACTORES CLAVE DE ÉXITO

6.Tomarse su tiempo con responsabilidad. 7.Actuar siempre con fundamento en los principios del modelo: autocontrol, autorregulación y autogestión. 8.Aplicar la metodología sugerida para cada elemento. 9.Asumir los roles y responsabilidades establecidos: CCCI, Representante de la Dirección, Equipo MECI, Auditor Interno, personal de apoyo.

10.Difundir previamente el MECI entre Directivos y personal. 11.No se trata de una carga más. 12.Respetar al máximo el cronograma de trabajo, acorde con la estructura del modelo. 13.Mantener y mejorar el modelo.

Riesgos

RIESGOSCAUSASCONSECUENCIASACCIONESRESPONSABLES Falta de sensibilización a las directivas Falta de sensibilización a la totalidad de los funcionarios Incumplimiento de las reuniones del Equipo MECI Desatención de cronogramas Escaso apoyo directivo Ausencia o deficiencia del monitoreo

Dificultades para el paralelaje del MECI y el SGC Dificultades presupuestales Dificultades para aplicar las encuestas Rotación de los equipos de trabajo y equipos de apoyo Limitaciones de tiempo del Equipo MECI Deficiente conformación del Equipo MECI

 Participación de los funcionarios  Paralelismo con SGC y SISTEDA  Sostener la organización

 Sostener a los integrantes del equipo MECI  Compromiso directivo  Monitoreo, medición, evaluación, mejoramiento continuo  Actualización en guías y temas  Evaluación en las reuniones del CCI – Calidad  Cumplir con los roles y responsabilidades

Grado de aplicación de estrategias

1.Contraloría 2.Procuraduría 3.DAFP 4.Comité de Control Interno 5.Oficina de Control Interno

6.Representante de la Dirección 7.Representante Legal 8.Equipo MECI 9.Junta Directiva/Comité Directivo 10. Veedurías 11. Personería 12. Concejo / Asamblea 13. Funcionarios