I TALLER NACIONAL MIEMBROS DE LOS NEDD DEL PROGRAMA COMPRAS A MYPErú La Distribución y Entrega en Compras a MYPErú: Antecedentes y Lecciones Aprendida Eco. Luis Gálvez León Lima, 18 de Julio del 2012

NORMAS CREACION E IMPLEMENTACION DECRETO DE URGENCIA Nº 015 – 2009 (01-02-09) Autoriza excepcionalmente a FONCODES a gestionar a través de la modalidad de Núcleo Ejecutor adquisiciones a la Micro y Pequeña Empresa – MYPE de carpetas, uniformes, calzados, chompas y buzos hasta por S/. 150 000 000, 00 DECRETO SUPREMO Nº 001 – 2009 – MIMDES (15-02-09) Establece disposiciones para la adquisición de bienes elaborados por las MYPE a favor de la población escolar denominada “Compras a MYPErú” DECRETO SUPREMO Nº 008 – 2010 – MIMDES (12-09-19) Establece disposiciones por la que se autoriza al Núcleo Ejecutor de Distribución a transferir los saldos presupuestales no ejecutados por el Núcleo Ejecutor de Chompas para la adquisición a las MYPE de chompas escolares confeccionadas en base a fibra de alpaca.

RESULTADOS DE LOS PROGRAMAS Indicadores 1er. 2do 3er.   Programa Inversión en S/. 150,000,000.00 60’000,000.00 3,045,016.00 N° MYPES 4,200 2,040 164 Puestos de Empleo Generado 21,000 10,200 Alumnos Beneficiados 1,881,128 671,531 Inst. Educativas Beneficiadas 42,551 7,517 2435 Prendas Escolares 3’449,382 1’559,178 80132 Carpetas 30,000 Fuente: NED y Equipo CT de la Supervisión General

ESQUEMA DE NUCLEO EJECUTOR

PROCESO COMPRAS A MYPErú I.E. Proceso ordenado Compras a MYPErú MYPE Distribución Inventarios Auditoría Almacenes Producción Contratos Selección 6 meses

Déficit en stock de Insumos PROCESO COMPRAS A MYPErú I.E. Proceso discontinuo Compras a MYPErú MYPE Distribución Inventarios Auditoría Almacenes Selección Contratos Producción Déficit en stock de Insumos Presupuesto 6 meses 9 meses

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS ADQUISICIONES SERIAS DEFICIENCIAS EN LA CALIDAD DEL GASTO Y PROCESOS DE ADQUISICIONES A lo largo del Programa de Distribución se han identificado procesos de adquisiciones con deficiencias en cuanto a su ejecución, las mismas que no han sido consideradas por el Área Legal. SE HA OBSERVADO SERIAS DEFICIENCIAS EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Calidad de los Procedimientos de Contratación (eficiencia y economía) Transparencia Seguridad en la utilización de los fondos (eficiencia del gasto y uso correcto) Se ha observado procedimientos y ejecución de gastos con inobservancia de las disposiciones directas (Guía del NE), requerimientos que no alcanzan los objetivos directos del Núcleo Ejecutor, gastos personales, asignación de servicios excesivos (telefonía e internet), vehículos particulares, asignación de seguridad personal, movilidades exclusivas y procesos sin la apertura y condiciones igualitarias (se ha observado otorgamiento de beneficios a un solo grupo empresarial)

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS PRELIQUIDACIONES INOPORTUNIDAD EN LA REMISION DE RENDICIONES DE CUENTA MENSUALES (PRELIQUIDACIONES) Ninguna pre liquidación ha sido presentada de manera oportuna y según lo señala la Guía de Ejecución CONSIDERABLES DEFICIENCIAS DE ORDEN EN LAS PRE LIQUIDACIONES. La mayor concentración de observaciones proviene de deficiencias administrativas notorias de la I Etapa.

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS GESTION AUSENCIA NOTORIA DE RESPALDO DE GESTION EN EL ASPECTO PLANIFICACION – ACCION, AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PREDEFINIDOS DE PROCESOS, EXCESIVA CONCENTRACION ADMINISTRATIVA. Se ha observado la incorporación de procedimientos circunstanciales que no responden a planificación previa., si no que se generan en función a decisiones súbitas. Se ha observado a lo largo del proceso, concentración administrativa y evidentemente centralización de gestión en la sede central, lo que dificultó la dinámica operativa del Núcleo Ejecutor. SE EVIDENCIA LA SIGNIFICATIVA DESORGANIZACION RESPECTO A RECURSOS HUMANOS. AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PREDEFINIDOS Y ESTANDARIZADOS EN CUANTO A FUNCIONES Y REMUNERACION. NO EXISTEN ESCALAS APROBADAS Y DEFINIDAS POR EL NUCLEO EJECUTOR Se ha observado la incorporación significativa de personal bajo la modalidad de locación de servicios, presentándose incongruencias en cuanto al nivel remunerativo, bajo los mismos cargos e idénticas funciones. Se ha observado igualmente la evidente concentración de recursos humanos en la sede central, bajo las distintas modalidades y excesivas diferencias de remuneraciones. No se observa planificación, requerimientos y sustento de necesidades reales de recursos humanos.

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DERIVADAS DENTRO DEL ENFOQUE DE SUPERVISIÓN, SE HA CONSIDERANDO COMO COMPONENTE ESENCIAL, ADICIONAL AL CUMPLIMIENTO DE METAS, LA VERIFICACIÓN PERMANENTE DE LA CALIDAD DEL GASTO Y SU ORIENTACIÓN ESTRICTA A LOS OBJETIVOS PARA LOS CUALES HAN SIDO FINANCIADOS, EN ESTE CONTEXTO, A TRAVÉS DE LAS EVALUACIONES EFECTUADAS SE HA INCIDIDO EN ADVERTIR SITUACIONES QUE REPRESENTEN LA INOBSERVANCIA A LOS PRINCIPIOS DEL GASTO ORIENTADOS A SU EFICIENCIA, TRANSPARENCIA, IMPARCIALIDAD AUSTERIDAD Y PLURALIDAD. ANTE LA INCIDENCIA DE CONTROL Y OBSERVACIONES A PROCESOS Y EJECUCIÓN, SE HA EVIDENCIADO LA INADECUADA RESPUESTA POR PARTE DEL NUCLEO EJECUTOR, EN EL SENTIDO DE RECHAZAR LAS OBSERVACIONES A LA CALIDAD, REGULARIDAD Y FORMALIDAD DEL GASTO, RESPALDANDOSE EN LA AUSENCIA DE INSTRUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS CLAROS QUE DEBIERA CONTENER LA GUIA DEL NUCLEO EJECUTOR. ASIMISMO SE HA EVIDENCIADO LA CONSTANTE JUSTIFICACION DE LA DILATACION DEL PROCESO, A LAS OBSERVACIONES CITADAS. (Ejem)

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DERIVADAS PARA LOS PROXIMOS PROCESOS URGE LA NECESIDAD DE INCORPRORAR ELEMENTOS MAS PRECISOS DE CONTROL EN LOS INSTRUMENTOS TÉCNICOS DEL PROCESO, QUE SE ORIENTEN A GARANTIZAR LA CALIDAD DEL GASTO Y DETERMINAR CON PRECISION LAS OBLIGACIONES DEL NUCLEO EJECUTOR. LA EXTENSION DE ELEMENTOS PUNITIVOS CON LOS QUE CUENTA FONCODES, NO ALCANZAN A LOS NUCLEOS EJECUTORES DE COMPRAS A MYPErú, SE SUGIERE LA INCORPORACION DE LOS MISMOS EN LOS PROCEDIMIENTOS.

EXTRACTO OFICIO N° 782-2011-MIMDES-FONCODES/UGAT

CONTEXTO

NUDOS PROCESO DE DISTRIBUCION COMPRAS A MYPErú Reprogramaciones de la Distribución Bases de Datos MINEDU No Confiables I.E. Ingreso de PPEE sin Kardex Balance de Consistencia PP.EE. Con beneficiarios desfasados Distribución MYPE Dificultades de datos oportunos Plan Distribución Inoportuno Almacenes Auditoría Expedientes mal constituidos No se distribuye el total Descoordinaciones con las UGEL Desfase entre la recepción y almacenamiento

PROBLEMAS PROCESO DISTRIBUCION Plan Nacional Inconcluso PROBLEMAS PROCESO DISTRIBUCION IIEE no recogieron bienes Plan Nacional no oportuno No seguimiento de entregas Almacenes no oportunos Cambios listas beneficiarios Personal no calificado Proyectos Piloto incompletos Bienes en lugares no seguros Tratamiento distinto de recepción Almacenes no adecuados Informalidad en el transporte MINEDU demora en beneficiarios Recepción sin conteo total Almacenes improvisados Ausencia perfil Beneficiario Director aún no entrega Transferencia Almacenamiento Distribución Entrega No recepción de Anexos Actas no completas No se ingresa la información al SGP No Comités de Recepción Devoluciones Extemporáneas No se cuenta con Guías de Remisión No hay un control de inventarios No coinciden nómina y planilla de beneficiarios No recepción de expedientes No se optas por la entrega No se distribuyó total bienes Personal no calificado No canales de devolución Demora del Plan Nacional Coincidencia con el fin de año No políticas vinculantes O-D

EXPEDIENTES HALLADOS Y SUPERVISADOS A NIVEL NACIONAL DEPARTAMENTO DATOS NED 2 ENCONTRADOS Y SUPERVISADOS Nº EXP. % APURIMAC 1078 1.276 118,37% AREQUIPA 311 310 99,68% CUSCO 2873 2482 86,39% PUNO 2671 2641 98,88% TACNA 243 275 113,17% MADRE DE DIOS 143 142 99,30% MOQUEGUA 182 153 84,07% LA LIBERTAD 1404 1310 93,30% LAMBAYEQUE 911 617 67,73% CAJAMARCA -Cajamarca 2209 2261 102,35% CAJAMARCA -Lambayeque 2322 2242 96,55% PIURA 2600 2544 97,85% SAN MARTIN 1124 1158 103,02% HUANCAVELICA 1872 1878 100,32% AYACUCHO NORTE 1425 1522 106,81% JUNIN 1518 1510 99,47% HUANUCO 2054 1971 95,96% ICA 506 375 74,11% LIMA 540 542 100,37% LORETO IQUITOS 1381 735 53,22% ANCASH 1916 1902 99,27% PASCO 704 100,00% TUMBES(Lima) 1 0,00% TOTAL 29.988 28.550 95,20%

EXPEDIENTES OBSERVADOS DPTO SUPERVISADOS OBSERVADOS Nº % ANCASH 1902 511 26,9% APURIMAC 1276 847 66,4% AREQUIPA 310 283 91,3% AYACUCHO 1522 619 40,7% CAJAMARCA 4503 3465 76,9% CUSCO 2482 1447 58,3% HUANCAVELICA 1878 1532 81,6% HUANUCO 1971 1421 72,1% ICA 375 321 85,6% JUNIN 1510 765 50,7% LA LIBERTAD 1310 1272 97,1% LAMBAYEQUE 617 304 49,3% LIMA 542 322 59,4% LORETO 735 241 32,8% MADRE DE DIOS 142 64 45,1% MOQUEGUA 153 149 97,4% PASCO 704 681 96,7% PIURA 2544 2067 81,3% PUNO 2641 2275 86,1% SAN MARTIN 1158 601 51,9% TACNA 275 100,0% TOTAL 28550 19462 68,2% Observamos que en el departamento de Tacna la cantidad de expedientes supervisados se hallan observados al 100%, seguidamente encontramos a Moquegua 97.4%, La Libertad cuyos expedientes observados representan el 97.1%, y Pasco tienen el 96.7% de sus expedientes observados, Arequipa el 92 % y así llegamos hasta Ancash que posee la menor cantidad de expedientes observados equivalente a 26.9%

Caso 1: Diferencias de firmas de los miembros del CRE Firma en el DNI Firma en el Acta de conformación del CRE Firma en el Acta de Recepción

Caso 1: Diferencias de firmas de los miembros del CRE Firma en el DNI Firma en el Acta de conformación del CRE Firma en el Acta de Recepción

CAUSALES DE LAS OBSERVACIONES  Nóminas de matrícula: No figura fecha de aprobación de la Nómina. No figura la firma del responsable de la IE. No figura la firma del director de la IE. Guías de Remisión: No figura la Firma del representante del Núcleo de Distribución. No figura Lugar de destino. No figura la fecha de emisión.   Copias de DNI: Falta por lo menos una copia de DNI. No existe ninguna copia de DNI. Actas de constitución de comité de recepción y entrega: Firmas no coinciden con los de los miembros del CRE. No figura una firma de los integrantes del CRE. Los documentos observados a la vez tienen una serie pesos en su interior, siendo los principales en cada uno de los documentos: Actas Recepción: No figura la Firma del representante del Núcleo de Distribución No figura la fecha de recepción. No figura la firma de un miembro del comité de recepción y entrega (CRE) Datos incompletos de la IE.    Resoluciones Directorales: No es una resolución directoral de Distribución No se encuentra en el expediente. No está el sello y firma del Director Regional.

LECCIONES COMUNES La importancia de contar con un instrumento de gestión: Plan de Distribución y Entrega. La importancia de tener una visión compartida, de capacidades en conjunto de integrantes del NEDD. La necesidad de desarrollar un balance entre las competencias técnicas y administrativas. La importancia de en todo momento tener documentado el balance entre la oferta y la demanda. La necesidad mutua de coordinar con los diferentes actores que intervienen en el proceso de distribución y entrega

PROGRAMA COMPRAS A MYPErú Hacer como política MYPE, la creación de un Programa de Compras Estatales mediante Núcleos Ejecutores. Promover la formalización, el acceso a los SDE y financieros para facilitar la participación competitiva de las MYPE en las compras del Estado. Desarrollar un sistema de transparencia, información, y comunicación de acceso a las compras del Estado. Atender una demanda de bienes escolares de las zonas de menor desarrollo del país. Aportar al proceso de inclusión social promoviendo a las MYPE y las II.EE. del país.

MUCHAS GRACIAS