Informe Establecimiento Plan Estratégico de Mejoramiento de Procesos Los Alpes Software S.A.

Agenda Justificación Análisis Formulación Roles y Responsabilidades Objetivos de Negocio Problemática Actual Plan de Acción Análisis Objetivos vs. Problemas Priorización de Roadmap Formulación Actividades Métricas Riesgos Roles y Responsabilidades MSG SEPG TWGs Neotect S.A.

Justificación Necesidad de Cambio en los Alpes Software Neotect S.A.

Objetivos de Negocio Atender las necesidades de pequeña y mediana empresa en software a la medida en los ambientes donde se desenvuelve su labor. Proveer servicios de software de gestión administrativa y de operaciones para empresas de sector público y privado en el ámbito nacional. Posicionarse como una de las compañías con mayor prestigio, experiencia y calidad en sus productos y servicios. Lograr la certificación CMMI nivel 2. Neotect S.A.

Problemática Actual Identificación de necesidades: Objetivos demasiado vagos. Bajo conocimiento de negocio. Alcance subvalorado. Requerimientos ambiguos e incompletos. Problemas de planeación: Aplazamientos. Retrasos. Estimaciones optimistas. No sé prevén riesgos. Saturación de equipos. Sobrecostos. Problemas de Comunicación Informalidad. Trabajar en un clima armónico. Baja calidad en nuestros productos: Alto porcentaje de defectos llega al cliente. Flujo de Caja No se ha podido facturar. Neotect S.A.

Plan de Acción Buscar modelos de referencia Analizar Buscar modelos de referencia Motivar Involucrar al personal en la recolección de ideas. Transformar Institucionalización de mejoras Educar Mejores prácticas Neotect S.A.

Beneficios Menor cantidad de retrabajo Menos retrasos: Eliminar problemas de facturación. Incrementar confianza de los clientes: Disminuir deserción. Mejor clima laboral. Menos retrasos: Disminución de costos. Mejores precios. Disminución de sobrecarga laboral. Mayor control sobre los proyectos: Mejorar solución de problemas. Riesgos menos catastróficos. Mayor calidad: Incrementar confianza de los clientes. Atraer nuevos clientes. Neotect S.A.

Antecedentes Ejercicios anteriores de Mejoramiento de Procesos Neotect S.A.

Antecedentes Hace 5 años, Los Alpes Software obtuvo certificación ISO 9001. Nos ha hecho competitivos. No ha podido ser renovada: Volumen de personal. Falencias en capacitación. Se hace necesaria la certificación CMMi 2 Pérdida de competitividad. Requisito internacional. Cada vez mayor exigencia nacional. Caso Agenda de Conectividad. Neotect S.A.

Antecedentes Anteriormente ya se había propuesto un plan de mejoramiento. Falta de claridad en cuanto a necesidad y urgencia. Falta de claridad en cuanto a costos y retorno a la inversión. Requerimientos de una nueva propuesta: Análisis costo beneficio. Clarificar retorno a la inversión. Compromisos claros. Proyecto crítico. Tiempo específico. Neotect S.A.

Análisis Objetivos de Mejoramiento vs. Obstáculos al Mejoramiento Neotect S.A.

Objetivos vs. Problemas Recuperar Confianza Ofrecer precios competitivos Disminuir costos operativos Cumplir con cronogramas Satisfacer las necesidades Incrementar calidad Mejorar clima organizacional Sobrecosto en la Generación de Productos y Servicios. Retrasos en los Proyectos. Insatisfacción de las necesidades del cliente. Comunicaciones ineficientes. Problemas de facturación.

Matriz de Análisis Objetivos Problemas 1 2 3 4 5 6 7 Recuperar confianza Ofrecer precios competitivos Disminuir costos operativos Cumplir con cronogramas Satisfacer las necesidades Incrementar calidad Mejorar clima organización. 1. Sobrecostos 2. Retrasos 3. Insatisfacción de necesidades 4. Comunicación 5. Facturación Costo 5,5 3,5 4,5 ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Neotect S.A.

Proyectos: Priorización 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Recuperar Confianza Precios Competitivos Disminuir Costos Cumplir con Cronogramas Satisfacer Necesidades Incrementar Calidad Mejorar Clima Organiza. Capacidad Criticidad Riesgo Beneficio Neotect S.A.

Formulación Plan Estratégico de Mejoramiento de Procesos Neotect S.A.

Avance en Mejoramiento de Procesos Roadmap Avance en Mejoramiento de Procesos + 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tiempo (Meses) Insatisfacción de necesidades Satisfacer necesidades Disminuir sobrecostos Disminuir costos Retrasos Cumplir cronogramas Recuperar Confianza Precios Competitivos Incrementar Calidad Mejorar Clima Organizacional

Acciones a Realizar Sobrecostos Retrasos Insatisfacción Comunicación Mejorar estimación de tamaño Mejorar estimación de esfuerzo Mejorar costeo de esfuerzo Disminuir retrabajo Retrasos Definir claramente los objetivos Establecer el alcance Mejorar el levantamiento de negocio Mejorar estimación de tareas Mejorar generación de cronogramas Insatisfacción Obtener comprensión de requerimientos* Obtener compromisos basados en requerimientos* Gestionar modificaciones de requerimientos* Mantener trazabilidad de requerimientos* Identificar inconsistencias* Comunicación Establecer mecanismos formales de comunicación Establecer mecanismos de solución de problemas Facturación Cerrar proyectos cerca de finalización Realizar el cobro de cartera. Nota: Las tareas marcadas con asterisco (*) provienen de las prácticas específicas de CMMi. Neotect S.A.

Cronograma WBS Actividad Pri Dep Esf Responsable 1 Disminuir costos 1.1 Disminuir Sobrecostos 158h 1.1.1 Mejorar estimación de tamaño 2 1.1.4 36h Grupo PM 1.1.2 Mejorar estimación de esfuerzo 24h 1.1.3 Mejorar costeo de esfuerzo 50h Impedir retrabajo 1* 48h Cumplir Cronogramas 2.1 Impedir Retrasos 120h 2.1.1 Definición de Objetivos 2* 6h 2.1.2 Establecer Alcance 2.1.3 Estandarizar levantamiento de negocio 3* 60h Neotect S.A.

Cronograma WBS Actividad Pri Dep Esf Responsable 3 1.1.1 Mejorar estimación de tareas 4 2.1.3 24h Grupo PM 1.1.2 Mejorar generación de cronogramas 2.1.4 3 Satisfacer Necesidades 3.1 Disminuir insatisfacción 154h 3.1.1 Obtener comprensión de requerimientos Grupo RQ 3.1.2 Obtener compromisos frente a requerimientos 30h 3.1.3 Gestionar cambios de requerimientos 40h 3.1.4 Mantener Trazabilidad de requerimientos 5 3.1.5 Identificar inconsistencias 20h Nota: Se muestran únicamente las tareas para los 3 primeros objetivos del roadmap. Neotect S.A.

Métricas 1. Recuperar Confianza Encuestas de confianza. Retención de clientes. 2. Ofrecer precios competitivos Benchmarking. 3. Disminuir costos operativos Costos operativos / Costos totales. 4. Cumplir con cronogramas Errores en estimación. Valor ganado. Esfuerzo vs. Planeación. Desfase frente a hitos. 5. Satisfacer las necesidades Aprobación de requerimientos. Cambios en requerimientos. Aceptación de producto final. 6. Incrementar calidad Defectos por KLOC en cada fase. Modificaciones para corrección de defectos. Cumplimiento de estándares. 7. Mejorar clima organizacional Encuestas de clima organizacional. Rotación de personal.

Riesgos Probabilidad Impacto Falta de apoyo Proceso costoso Muy Alto Alto Moderado Bajo Muy Bajo Falta de apoyo Precio insuficiente Alcance insuficiente Sobrecarga de trabajo Cambios de Requerimientos Costeo inadecuado Planeación Inadecuada Planeación Inadecuada Problemas de capacitación Proceso costoso Neotect S.A.

Hallazgos Neotect S.A.

Árbol Jerárquico Organizacional Concejo Directivo MSG Gerente General Gerencia Administrativa y Comercial Grupo Administrativo Grupo Comercial Gerencia Financiera Grupo Financiero Jefatura de Procesos y Calidad Equipo de Procesos PMO Equipos de Proyectos Equipos de Trabajo TWGs El concejo directivo da lineamiento estratégico. Los equipos de trabajo conocen el funcionamiento día a día de los procesos. Neotect S.A.

Grupo de Ingeniería de Procesos Gerente General Gerencia Administrativa y Comercial Grupo Administrativo Grupo Comercial Gerencia Financiera Grupo Financiero Jefatura de Procesos y Calidad Equipo de Procesos PMO Equipos de Proyectos Grupo de Ingeniería de Procesos SEPG Puente entre el grupo gerencial y dependencias. Facilita las iniciativas de mejoras de proceso. Mide los procesos y recoge estadísticas. Recoge inquietudes de los equipos. Se encarga de centralizar y difundir la información. Neotect S.A.

Grupo MSG Gerente General Jefe de Procesos Gerente Financiera Gerente Admin. Gerente PMO Rep. SEPG Neotect S.A.

SEPG y TWGs Grupo PM Grupo RQ Grupo SCM Grupo SQA Define el proceso de Gestión de Proyectos Grupo RQ Define el proceso de gestión de requerimientos Grupo SCM Define el proceso de gestión de la configuración Grupo SQA Define el proceso de aseguramiento de calidad Neotect S.A.

Plan de Comunicación Miembro del SEPG pertenece al MSG Propaga iniciativas estratégicas. Miembros del MSG pertenecen a las TWGs Proporcionan direccionamiento estratégico. Miembros del SEPG pertenecen a las TWGs Facilitan el proceso de mejoramiento. Reuniones periódicas de cada grupo. Comunicaciones formales en repositorio central. Neotect S.A.

Fin Discusión Neotect S.A.