SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009

OBJETIVOS Objetivo General Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque de la gestión bada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE.

OBJETIVOS Objetivos específicos 1.Elaborar la propuesta de mejoramiento de la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión basada en procesos y de la gestión documental electrónica, en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional. 2.Elaborar la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental correspondiente a los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División Nacional de Servicios Administrativos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo, que integra los enfoques de gestión basada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación.

AVANCES GENERALES a.Realización de 8 Reuniones con el Equipo de Trabajo para coordinar y presentar avances. (Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo, Coordinación General de UN SIMEGE, DNIC, Secretaría de Sede, División de Archivo y Correspondencia y Facultad de Artes Sede Bogotá). b.Elaboración de modificaciones al Plan y Cronograma de Trabajo a partir de las observaciones del Grupo, con el fin de dar mayor precisión a las etapas, objetivos específicos, alcance y período de ejecución. c.A la fecha, el subproyecto cuenta con un porcentaje de avance del 40%.

AVANCES POR OBJETIVO No. 1

AVANCES POR OBJETIVO Objetivo 1 Actividades de junio 16 a septiembre 30 de 2009

CRONOGRAMA POR EJECUTAR

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Se buscó identificar la operación actual del servicio de Correspondencia en las Sedes de la Universidad, con el fin de mejorar la gestión y administración de las comunicaciones oficiales internas y externas, bajo el enfoque de la gestión documental electrónica y por procesos. Encuesta: INSTRUMENTO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Unidades de Correspondencia Dependencias que manejan servicio alterno de Correspondencia

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 COBERTURA Formato 001 (F1) 7 encuestas Formato 002 (F2) 70 encuestas Totales 77 encuestas

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 MODULOS Operación del servicio: Identificar el procedimiento general del Servicio de correspondencia en las diferentes Sedes de la Universidad. Recepción y radicación: determinar cómo se radican los envíos, quienes lo realizan y si todas las comunicaciones oficiales son en efecto radicadas. Distribución y control de envíos: Identificar el procedimiento de distribución de los envíos y los instrumentos para su control. Seguimiento: determinar los tiempos de entrega de los envíos e identificar los riesgos potenciales en esta etapa de la distribución. Recursos: establecer con que recursos físicos y presupuesto se cuenta para realizar la operación del servicio de correspondencia en cada una de las Sedes. Cobertura: Identificar el impacto del servicio de correspondencia dentro de la comunidad y la cobertura que este tiene. Soporte Técnico existente. Determinar el tipo de soporte técnico con que cuenta cada una de las sedes. Evaluación y mejoramiento de la gestión

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo operación del servicio, Radicación y recepción Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Control y seguimiento Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Recursos y cobertura Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá) PERSONAL QUE CUMPLE FUNCIONES DE CORRESPONDENCIA

AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Recursos y cobertura Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

AVANCES OBJETIVO 2

Se elaboró listado de proveedores y productos de software para la Gestión Documental Electrónica así como un formato preliminar de requerimientos para la evaluación de productos en el estudio de mercado a realizar. AVANCES OBJETIVO 2 DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES Y BÚSQUEDA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (actividades 2.5 y 2.6 del cronograma).

LOGROS 1.Se tiene el 100% de la caracterización documental de los procedimientos objeto del piloto de aplicación de la metodología de ajuste de TRD. 2.Se simplificó la metodología de ajuste de TRD y se redujo el número de formatos usados de siete (7) previstos al inicio de las actividades a cuatro (4). Se puso en conocimiento de las Unidades de Gestión Documental de las Sedes el enfoque y metodología. 3.Se fortaleció el enfoque y la metodología usados incorporando los análisis de las normas GP 1000, MECI 1000 e ISO en torno a la administración documental y a través de la articulación entre las categorías de la gestión documental (serie, subserie documental) y las de procesos (Macroproceso, Proceso, Subproceso, Procedimiento).

PERSPECTIVAS 1.Mejorar el control, circulación y trazabilidad de las Comunicaciones Oficiales que se gestionan a través del Servicio de Correspondencia, mediante la implementación de estrategias y de un Sistema de Información de Gestión Documental en todas las sedes. 2.Entre 2010 y 212 adquirir el Sistema de Información de Gestión Documental de alcance nacional, implementarlo en los documentos producidos por las dependencias, en la correspondencia y en los procedimientos de archivo, incorporando los enfoques de la Gestión Documental Electrónica y de la Gestión basada en Procesos del UN SIMEGE, con recursos del Nivel Nacional y de las Sedes. 3.Disminuir los altos volúmenes de documentos físicos, generando mayor eficiencia en el acceso a la información, en el uso de los espacios, y en la adquisición de insumos, lo que permite avanzar hacia una Universidad respetuosa por el ambiente, y garantizando la conservación de los documentos electrónicos cumpliendo los requisitos técnicos y legales.

SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Gracias Ext , 10989

SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Gracias Ext , , 17758