Request for infomation – Solicitud de información

Request for infomation – Solicitud de información
RFI Request for infomation – Solicitud de información ACTIVIDADES: Identificación y definición mediante análisis de necesidades (RFI). Elaboración del pliego de Términos y Condiciones (RFP). Evaluación de las ofertas presentadas. Selección de la solución a implantar. Presentación del resultado de la evaluación y recomendaciones. Presentación de la propuesta para la contratación e implementación de la solución seleccionada.

RFI Request for infomation – Solicitud de información DEFINICIÓN: Procedimiento estándar de negocios cuyo propósito es recolectar información escrita acerca de la capacidad instalada de un grupo de proveedores. Es el documento de formalización de necesidades generado por la organización que le permitirá conocer las condiciones de potenciales proveedores. Este documento le explicará a ese grupo de proveedores cual es la información que la organización requiere de ellos para que puedan hacer parte de los procesos de contratación. El RFI es el primer paso para dar solución a cualquier necesidad de la organización.

RFI Request for infomation – Solicitud de información OTRAS DEFINICIONES: Herramienta primaria de recolección de información, que ayuda a la organización a tomar decisiones y definir etapas siguientes en los procesos de contratación. Además de proveer de información, el RFI se usa como una solicitud enviada a una base mas amplia de proveedores potenciales con el objetivo de dar a conocer los planes de la organización, desarrollar estrategias, crear bases de datos de proveedores y preparar documentos como el RFP. Es un documento utilizado para invitar a potenciales proveedores a que conozcan los diversos procesos de contratación de los cuales pueden hacer parte dentro de la organización. Es una solicitud de información a los proveedores para verificar si pueden participar de los procesos de contratación de la organización.

RFI Request for infomation – Solicitud de información CARACTERISTICAS: Permitir conocer las necesidades reales Investigativo (saber que se puede adquirir o intuir la solución) No condiciones, no requerimientos. Si información No se usa como base para toma de decisiones. USOS Y BENEFICIOS: Conocimiento del mercado Benchmarking Planeación de posibles soluciones Mejores insumos para elaboración de RFP X

RFI Request for infomation – Solicitud de información COMPONENTES: Presentación Condiciones y procedimientos Requerimiento de información Información técnica de la solución requerida Inventario de fuentes consultadas

RFI Request for infomation – Solicitud de información PRESENTACION: Incluye tanto aspectos de forma como de contenido dentro de la elaboración y presentación del documento. Se compone de : La portada (nombres, ubicación, fechas) Tabla de contenido Introducción sobre el proyecto Objetivos, alcance y justificación del proyecto Información general sobre la institución

RFI Request for infomation – Solicitud de información CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS: Se consigna información sobre Información de contacto institucional Fecha, lugares y condiciones de entrega Cláusulas de confidencialidad Información adicional (costos, idiomas, inscripciones)

RFI Request for infomation – Solicitud de información COMPONENTES: Presentación Condiciones y procedimientos Requerimiento de información Información técnica de la solución requerida Inventario de fuentes consultadas 9

RFI Request for infomation – Solicitud de información REQUERIMIENTO DE INFORMACION: Incluye aspectos detallados sobre la situación actual de la organización sobre la necesidad que posee: Descripción detallada de las condiciones actuales de la organización Administrativas (estructuras, procesos) Técnicas (locativas/operativas) Tecnológicas (plataformas, estándares)

RFI Request for infomation – Solicitud de información REQUERIMIENTO DE INFORMACION: Incluye aspectos detallados sobre la situación actual de la organización sobre la necesidad que posee: Información de potenciales proveedores Información general de la empresa Información sobre contrataciones Descripción de la empresa Catálogos o portafolio Costos iniciales Información de contacto

RFI Request for infomation – Solicitud de información INFORMACION TECNICA DE LA SOLUCION REQUERIDA: Se muestra que es lo que se necesita y con cuales de las condiciones puede cumplir el proveedor: MATRIZ DE REQUERIMIENTOS CARACTERISTICA CUMPLE? OBSERVACIONES SI NO Soporta formato MARC21? X Además poseemos metadadatos en DC Velocidad de procesamiento Ofrece capacitación Se implementará en el 2010 Tiene soporte técnico 24/7

RFI Request for infomation – Solicitud de información INVENTARIO DE FUENTES CONSULTADAS: Además de servir como fuente de información sobre los proveedores, el RFI debe consignar todas las posibles fuentes adicionales de información que se hayan recopilado sobre el proyecto que se desarrollara. Se consigna: Información documental Información de proyectos previos similares Visitas y otras aproximaciones de Benchmarking Informes de vigilancia tecnológica Otras herramientas de Gestión del conocimiento

RFI Request for infomation – Solicitud de información EJEMPLO DE RFI

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