Soluciones en Gestión Documental.

Presentación del tema: "Soluciones en Gestión Documental."— Transcripción de la presentación:

1 Soluciones en Gestión Documental

2 Gestión y Administración del Conocimiento Documental
Manejo del Archivo. Flujo de trabajo y Administración De Normas y Procedimientos

3 INUNDADO EN PAPEL Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos (IDC). La producción de papel en la oficina típica está creciendo a un increíble 21% al año (Giga Information Group). Se estima que del 15% al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados. Un empleado administrativo destina “ 400 horas anuales ( 25% tiempo productivo ) Administrando – Buscando, Imprimiendo, Enviando

4 PROBLEMÁTICA ACTUAL Se sigue utilizando formas en papel para la distribución ¿Cuantos documentos necesita para distribuir la información? Deficiencia en la atención de los usuarios Existe demora en la tramitología y seguimiento de los documentos. Ausencia de políticas claras en la organización archivística y de Gestión Documental No se administra la memoria corporativa Falta de aprovechamiento de la tecnología.

5 ¿COMO LO LOGRAMOS? En búsqueda de la excelencia y eficiencia de su compañía, realizamos planes y programas para la homogenización, normalización y modernización de sus sistemas de documentación, recurriendo a nuevas tecnologías. Soportando su sistema de información digital con: Servicios profesionales, Software de ultima generación, Escáners, Servidores y Equipos conectados a una red; almacenando toda su documentación para ofrecer el mejor método para consultarla (a la vez que controla y protege su información y documentos).

6 NUESTROS SERVICIOS: ALISTAMIENTO FISICO PLANIFICACION DOCUMENTAL DIGITALIZACION INDEXACION “Convertimos sus documentos en imágenes para ser consultadas desde cualquier lugar del mundo ”.

7 MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO
ANTES DESPUES

8 MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO
Caja tomo Cajas de archivo inactivo Tomos empastados

9 GESTION DOCUMENTAL (Virtual)
“ Contamos con herramientas que permiten a su compañía distribuir y evaluar los procesos administrativos ”.

10 PRINCIPALES BENEFICIOS:
Reducción de costos administrativos y operativos Incrementa la productividad y optimizar el recurso humano Seguridad en el manejo de los documentos Crear sistemas de información estratégica, basada en datos e imágenes Crecimiento en forma modular Automatización de los procesos del documento Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento Controlar los procesos y tramites que origina un documento Lograr que se reduzca el uso del papel “ Oficina OPTIMA en papel ”

11 Clientes y Proveedores
RESULTADO ESPERADO: Da apoyo a las Estrategias Corporativas Genera Indicadores de Gestión Soporta al Mejoramiento Continuo Respalda el Futuro de la Empresa Cambio del archivo, de una Estructura Clásica a una Estructura de conocimiento Generar una alta satisfacción del CLIENTE INTERNO como EXTERNO Plataforma Integrada Empleados Procesos Clientes y Proveedores Plataforma Pla

12 Razones validas para la Gestión electrónica del Documento
Consulta Rápida % Reducir espacio para preservación % Productividad % Seguridad % Reducir costos % Otros % Fuente : IDC

13 SOLUCIÓN MODULAR Fundamentación Software Gestión Documental
Planificación Documental Identificación Estru. Documental - Series, Subseries, Tipos D - Tablas de retención doc. - Ciclo vital del Documento - Indexación Ley General de Archivos - Identificación Estru. Organizacional Dependencias. Cargos, Funcionarios - Asignación Malla de seguridad - Colas de Impresión Gestión Documental Software Administración de Centros Documentales . Ciclo Vital de los Documentos. Identificación de índices, seguridades, plantillas, retenciones Mensajeria y control de correspondencia Administración del Sistema de Calidad Consulta Vía Intranet / Internet Acceso a propiedades de carpetas y documentos. Consulta de imágenes digitalizadas desde servidor WEB Acceso seguro SSL Motor de Búsqueda hacia Documentos del sistema de calidad Trazabilidad Documental ** Gobierno en Línea

14 Área de digitalización
Proceso de Alistamiento, Digitalización, Indexación, Publicación , Control de Calidad , Entrega Área de Indexación Área de digitalización Alistamiento El correo llega a: Distribución electrónica Documentos Preparación y Digitalización Captura inteligente Imagen * Publicación * Control de Calidad Servidor de IMAGENES Consulta electrónica en Intranet Archivo de documento físico Entrega Documental

15 Solución Técnica: Cliente-Servidor / WEB Intranet Servidor de Base de
INTERNET Servidor de Base de Datos e Imágenes Arreglo de Discos Ruteador Estación Impresión Estación Consulta Estación Captura Intranet

16 Comuníquese con nosotros
Rene Guio. Director Proyectos. Tel: