GERENCIA GENERAL-UES SEGUNDO SEMESTRE DE 2009 MEMORIA DE LABORES GERENCIA GENERAL-UES SEGUNDO SEMESTRE DE 2009

GERENCIA GENERAL-UES FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL ÁREA DE GERENCIA Gerente General Luis Alonso Ramírez Aguilar Dirección de Seguridad José López Montenegro Transporte Luis Humberto Romero Servicios Generales Elí Salomón Rosales Librería Universitaria Saúl Antonio de Paz Chávez Imprenta Universitaria Beatriz Maldonado de Hernández Activo fijo María del Carmen Hernández Subgerencia de Personal Evarista Maricela García Pérez Complejo Deportivo José Roberto Hernández Mantenimiento de Bienes Félix Cortez Argueta Unidad de Ingreso Vehicular Juán Antonio Guerrero Correspondencia Armando Mejía

GERENCIA GENERAL-UES Informe de Gestión Primer Semestre 2009 Tabla de contenidos Presentación Capitulo I Principales Logros Capítulo II Limitaciones, necesidades y obstáculos Capítulo III Desarrollo Infraestructural y Equipo Capítulo IV Limitantes Capítulo V Principales actividades desarrolladas durante el año 2009

GERENCIA GENERAL Presentación Durante el segundo semestre de 2009, La Universidad de El Salvador, siguió potenciando cambios, en lo académico, administrativo- financiero y en la Dirección Superior, lo cual ha tenido un impacto significativo en el funcionamiento de la misma. En lo que se refiere al quehacer de la Gerencia General para atender los deberes que le confiere como propósito el marco institucional de la Universidad de El Salvador, el cual consiste en: “Planificar, coordinar y supervisar el cumplimiento de la gestión universitaria”, el cual se ha llevado a cabo a través de las Unidades a su cargo. Propósito que se ha tratado de cumplir aún con todas las dificultades impuesta por el entorno interno y externo, pero con toda la responsabilidad el cargo demanda.

GERENCIA GENERAL Memoria de Labores Segundo Semestre 2009 Como se mencionó anteriormente, la memoria consolida las actividades realizadas por la Gerencia con todas las unidades bajo su gestión de conformidad a la estrategia institucional formulada por las autoridades de ésta Universidad, cuyos objetivos se centran en tres ejes fundamentales: Minimizar los riesgos Sistémicos Mejorar y ampliar la oferta de productos y servicios Contar con mecanismos de supervisión oportuna En base a lo anterior y a lo instruido por la Secretaría General, se informa lo siguiente: Capítulo I Principales Logros

GERENCIA GENERAL Memoria de Labores del Segundo Semestre 2009 1. Planificar y coordinar las gestiones , relativas a los Recursos Humanos de la Institución, principalmente la de Oficinas Centrales, realizadas en las áreas de: Reclutamiento , selección e inducción de personal, remuneraciones , registro y control de personal, extensiones de constancias de tiempo y salarios, de servicio, historial laboral, entre otros . 2. Planificar y coordinar conjuntamente con la Unidad de seguridad, el Plan de Seguridad Institucional de la Universidad, habiéndose logrado una disminución de Robos y Hurtos, así como mejorar la disciplina del personal de seguridad. 3. Aprobar el Plan de Trabajo de la Unidad de mantenimiento de Bienes sobre los diferentes servicios que presta a la comunidad 2009, que paras el segundo semestre del 2009, se atendieron un total de 1069 servicios 4. Planificar y coordinar conjuntamente con la Unidad de Transporte, el Plan de servicios para la UES, de acuerdo con las unidades que se tienen 5. Avalar el Plan de trabajo preparado por la Unidad de Ingreso vehicular referente a la recaudación y utilización del ingreso percibido 6. Analizar y avalar el Plan de trabajo de la Unidad de Activo Fijo para la UES el cual está basado en competencias 7. Analizar y evaluar los planes de trabajo de las Unidades siguientes: Librería Universitaria, Imprenta Universitaria, Complejo deportivo, los cuales están en base a competencias

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR INFORME DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE 2009 8. Presentar ante la comisión financiera del CSU análisis del la ejecución presupuestaria de 2009 9. Reunión periódica con los Jefes de las diferentes Unidades que supervisa la Gerencia 10. Firma de Dictámenes Financieros de Oficinas Centrales y facultades 11. Firma de Documentos financieros como ordenador de pago 12. Elaboración y autorización del Plan de Compras de la Gerencia y de las de unidades bajo el control de esta Gerencia para 2010

GERENCIA GENERAL Informe de gestión primer semestre 2009 Capitulo II Lo Ejecutado 1. A la fecha la Subgerencia con el visto bueno de esta Gerencia ha llevado a cabo 945 notas a las diferentes oficinas de la UES, 31 circulares, 21 procesos de selección de Personal, 135 seminarios en diferentes áreas 2. Esta Gerencia presentó al CSU plan de Seguridad Institucional y los relativos a vacaciones y eventos extraordinarios 3. A la fecha la Unidad de Mantenimiento coordinada con la Gerencia ha realizado 1089 trabajos en las diferentes unidades de la Universidad 4. Lo realizado en el segundo semestre de 2009 por la Unidad de Transporte con autorización de la Gerencia General han sido 1071 servicios con 7 unidades, particularmente al apoyo que se dio a los diferentes Comités de Emergencia provocada por la tormenta IDA 5. Captación del ingreso proveniente del ingreso vehicular en los diferentes portones de acceso que tiene la Universidad por la Unidad correspondiente

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR Informe de gestión primer semestre 2009 6. La unidad de Activo Fijo en coordinación con esta Gerencia ha efectuado auditoría operacional de los activos de la UES, cargo y descargo de bienes así como la implementación de instructivos todo en base a competencias 7. Evaluar y aprobar lo realizado por las Unidades: Librería Universitaria, Imprenta Universitaria y Complejo deportivo cuyo accionar está basado en Competencias 8. A efecto de tener una retroalimentación de las actividades realizadas por cada una de las unidades, se han estado desarrollando clínicas administrativas 9. Actividad recurrente para esta Gerencia la firma de todos los Dictámenes Financieros de Oficinas centrales y las facultades 10. Actividad recurrente es la firma de documentos de egresos como Ordenador de Pagos 11. Elaboración y autorización de los planes de compras para 2010

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR Memoria de Labores del Segundo semestre 2009 Capítulo III Proceso de Ejecución 1. Autorización y supervisión de las obras ejecutadas por la Unidad de Mantenimiento 2. Autorización y supervisión de las capacitaciones 3. Supervisión y evaluación de la ejecución del plan institucional de seguridad de la UES efectuado por la Dirección de Custodio del Patrimonio 4. Supervisión en el proceso de la ejecución de las actividades solicitadas 5. Supervisión de los servicios autorizados solicitados por las diferentes unidades. 6. Supervisión de los ingresos que genera el proyecto vehicular y autorización de los gastos del fondo circulante que lleva dicho proyecto 7. Monitoreo sobre las diferentes actividades que realiza la Unidad de activo fijo 8. Monitoreo y valoración de las actividades que realiza las unidades de la librería universitaria, imprenta universitaria y complejo deportivo de acuerdo con las normas de calidad

GERENCIA GENERAL Capítulo III Limitantes La Gerencia General, tiene como propósito, planificar, coordinar y supervisar el cumplimiento de la gestión universitaria, no obstante, ese propósito, se ha visto limitado y obstaculizado por lo siguiente: 1. Falta de recurso humano: En las diferentes unidades a cargo de esta Gerencia, se está jubilando personal, además, se está utilizando personal para otras unidades, sin reponer dicho recurso, ejemplo en mantenimiento, Computo, Seguridad, Librería, Imprenta, Intendencia, transporte, etc. 2. Existe un Organigrama aprobado por Rectoría según acuerdo No.12 de fecha 30 de enero de 2008, mediante el cual refleja niveles de jerarquía, autoridad y responsabilidad de las dependencias, el cual es mandato mientras el CSU, lo apruebe, lo modifique, o en último caso, lo desapruebe, sin embargo, éste es vulnerado constantemente, por algunos funcionarios, como por ejemplo, solicitar al Señor Rector, traslado de personal sin oír, la opinión en este caso del Gerente, cuando corresponde a las unidades bajo la gerencia que afectan negativamente la gestión ya que no se puede reponer al recurso, porque muchos veces se traslada dicho recurso con todo y plaza.

GERENCIA GENERAL Memoria de Labores del Segundo semestre 2009 3. Ausencia de funciones definidas para la Gerencia General en los diferentes reglamentos aprobados por la Asamblea General Universitaria a solicitud del Consejo Superior Universitario, no obstante, estar la Gerencia en la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador y en diferentes Reglamentos como es el que se refiere a las DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DE PRESUPUESTO PARA LA UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR, 4. Falta de equipo tecnológico adecuado, como por ejemplo: en la Imprenta , Seguridad, aunado a la falta de recurso financiero y las compras oportunas 5. Se tiene un presupuesto asignado en Recursos Propios, que no es real, en tal sentido no se puede apoyar a las Unidades bajo se gestión 6. Por otra parte, una de las deficiencias difíciles de superar es que el personal tanto individual como colectivo le tiene miedo al cambio, al trabajo en equipo, en muchos casos trabaja a desgano, con egoísmo, pero se está haciendo lo posible de que se integre al trabajo bajo presión dicho en buena manera. Capítulo IV Proyecciones a Futuro 1. Se propende tener a corto plazo el instructivo correspondiente para implementar el Modelo Integrado de Control Interno de los Recursos y riesgos de la UES

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR Memoria de Labores del Segundo Semestre 2009 2. Otra proyección es que la capacitación llegue a todos los sectores y la unidad pueda trabajar con base a las normas de calidad Justo a tiempo, etc 3. Profesionalizar el Departamento de Seguridad de Personas y Bienes, tecnificarlo y que cuente con un Reglamento apropiado 4. Que la Unidad de Mantenimiento de Bienes llegue a ser una unidad eficiente y eficaz con personal calificado en las diferentes áreas 5. Que el Departamento de Transporte se modernice con unidades nuevas a fin de brindar un servicio eficiente 6. Lograr contar con la cobertura total de las puertas de acceso a la universidad porque al tener una o mas sin colectores incide en la recaudación, necesaria para lo cual fue creado 7. Tener cubierto al 100% la auditoría operacional que se realiza a los bienes de la UES, provengan de fondos propios, general o donaciones 8. Que las unidades a cargo de la Gerencia General trabajen bajo las normas de calidad por lo menos el Justo a Tiempo, Benchmarking, BSC

GERENCIA GENERAL Memoria de Labores del Segundo Semestre 2009 Gracias anticipadas, por la atención que merezca la presente Atentamente, Luis Alonso Ramírez Aguilar Gerente General