ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FRENTE A LOS PROCESOS Construcción del Modelo Organizacional

Resultados de la Evaluación AFECTACION FINANCIERA No. PROCESO RESPONSABLE CAPACIDAD DE CONTROL AFECTACION CLIENTE AFECTACION FINANCIERA SUMA 1 Planeación Estratégica Gerente General 31 35 101 2 Selección de Mercados 33 103 3 Gestión de la Mejora Dirección de Mejoramiento Contínuo 17 25 23 65 4 Abastecimiento Gerente Comercial 5 Comercial 6 Almacenamiento Jefe de Logística 15 63 7 Despacho 27 75 8 Distribución 77 9 Gestión Financiera Director Financiero 19 83 10 Gestión Humana Dirección de Gestión Humana 53 11 Gestión de Compras Coordinador de Compras 13 21 57 12 Servicio al Cliente Gestión de Mejoramiento Contínuo 69 Soporte y Desarrollo Tecnológico Director de Tecnología DE 21 A 80 Las puntuaciones por debajo de 80 puntos, no tienen gran afectación sobre el cliente, ni afectan directamente el servicio prestado. DE 81 A 105 Los puntajes por encima de 81, representan procesos críticos para la compañía, que por su naturaleza jamás deben ser dejados en manos de terceros y afectan en cierta medida el core business de la organización, por lo que es conveniente de ser posible manejarlos de manera central para optimizar su control.

No. PROCESO RESPONSABLE X CENTRAL DESCENTRALIZAR TERCERIZAR 1 Planeación Estratégica Gerente General X   2 Selección de Mercados 3 Gestión de la Mejora Dirección de Mejoramiento Contínuo 4 Abastecimiento Gerente Comercial 5 Comercial 6 Almacenamiento Jefe de Logística 7 Despacho 8 Distribución 9 Gestión Financiera Director Financiero 10 Gestión Humana Dirección de Gestión Humana 11 Gestión de Compras Coordinador de Compras 12 Servicio al Cliente Gestión de Mejoramiento Contínuo 13 Soporte y Desarrollo Tecnológico Director de Tecnología

Planeación Estratégica Según los resultados, el proceso estratégico es de vital importancia para la compañía, teniendo afectación directa sobre los factores evaluados, por tal razón se considera conveniente mantener el proceso centralizado. Selección de Mercados Aunque es un proceso que presenta alta necesidad de mantenerse centralizado, es importante tener en cuenta que de ser implementado, es necesario que se ejecute en campo, por lo que debe tener un matiz de descentralización, o por lo menos de trabajo de campo en todas las zonas del país. Es un proceso que por el tipo de actividad, puede ser perfectamente tercerizado y entregado a una compañía especializada en el levantamiento de este tipo de información, dejando la toma de decisiones al interior de la compañía, para alimentar todos los procesos estratégicos. Gestión de la Mejora El proceso de mejora debe tener una directriz central, independiente de que el personal alimente información desde cada regional y que los procesos de auditoria deban desplazarse a cada una de las oficinas de la organización. Este proceso debería estar siempre en poder de la compañía para no perder el aprendizaje que esto conlleva de ser tercerizado, aunque los procesos de auditoria y control, pueden ser subcontratados aumentando la objetividad en este tipo de ejercicios.

Abastecimiento Comercial Almacenamiento Despacho El proceso de abastecimiento es considerado uno de los mas críticos de la organización por su incidencia en los márgenes de la compañía y por consiguiente el precio final al cliente de Altipal. Por esta razón se considera necesario que se encuentre liderado en cada una de las ciudades afectadas y de ninguna manera puede soltarse en outsourcing. Comercial El área comercial, aunque puede ser manejada por personal freelance de la compañía que no dependa directamente y sea remunerado por comisión, es un proceso vital de Altipal, que por obvias razones debe estar donde el negocio este y su funcionamiento debe ser monitoreado hombro a hombro por los respectivos encargados de la organizacion. Almacenamiento El proceso de almacenamiento se considera una variable critica de la compañía, sin embargo, es una actividad que perfectamente puede ser tercerizada y controlada por el personal de cada oficina en las distintas regiones del país. Despacho De ser tercerizado el almacenamiento, el proceso de despacho debe hacerse en sitio con la compañía proveedora de este servicio. Es importante que este proceso sea ejecutado por Altipal, debido al alto riesgo de perdida de mercancía que esto conlleva si el almacenamiento y la distribución son subcontratadas.

Distribución Gestión Financiera Gestión Humana Gestión de Compras La distribución es un proceso que debería estar en todo momento contratado con un tercero y monitoreado por la compañía. Se recomienda tener una negociación con un solo proveedor de este tipo de servicios para lograr mayor capacidad de negociación y mejorar el control sobre la carga. Gestión Financiera Las finanzas de la compañía se recomienda que estén centralizadas y a su vez, nunca ser tercerizadas, por la delicadeza de su manejo e importancia de la información. Gestión Humana El proceso de gestión humana, puede ser perfectamente centralizado en Bogota, teniendo en cuenta que debe existir una persona administrativa en cada ciudad, que se debe encargar de ejecutar dichos procesos en cada sitio, y enviar la información a la central, para garantizar mayor control en contrataciones, pagos, etc. Gestión de Compras Las compras de suministros de la compañía, es indispensable que se encuentren centralizadas para garantizar el control y las perdidas de dinero, por malas negociaciones o mal manejo del dinero. Debe ser función del administrativo de cada ciudad, hacer la respectiva solicitud a Bogota para que sea suministrado lo necesario para el funcionamiento de cada oficina. Servicio al Cliente El servicio al cliente entendido como canal de reclamación es ideal que se encontrara centralizado en Bogota, ya que así se tendría mejor conocimiento de la retroalimentación de los clientes y de las soluciones implementadas, para evitar que los mismos problemas ocurran en varias partes y no se retenga el aprendizaje organizacional. Así mismo, se evita que la información no llegue a conocerse por las personas que toman las decisiones estratégicas de la organización. Este proceso se podría subcontratar, pero se recomienda que se mantenga al interior de la compañía, por la información que maneja. Soporte y Desarrollo Tecnológico El soporte tecnológico, es una actividad que se puede subcontratar sin que afecte la operación de la empresa, así mismo se puede tener algún tipo de convenio local para suministrar este servicio en cada regional.

Construcción de la Estructura Procesos Personas Participantes Estructura Organizacional Niveles de Comunicación Niveles de Control Requerimientos de Infraestructura

Ingresar Actores Externos Una buena práctica para representación Ingresar Actores Externos

Desarrollo de las Matrices A partir de la Matriz de Caracterización de Procesos, construir el escenario de Actores Desarrollar la Matriz de Comunicaciones Representar en grupos, una propuesta de estructura organizacional utilizando dos niveles de abstracción – Directivo / Operativo

Muchas Gracias