Introducción a la Auditoria Administrativa Aguilar Carrillo Ariana Paulina Fernández Flores Gabriela Bibiana López Escamilla Sandra Cruz López Flores Rosa María

Conceptos fundamentales Una auditoría administrativa forma parte de una estrategia de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización adquiera capacidad para transformarse y crecer de manera eficiente.

El análisis sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados demandan una infraestructura que haga posible el flujo de información suficiente, relevante, oportuna y veraz, para disponer en el momento y lugar adecuados. La auditoría administrativa ha sido, es y será un campo fértil para la administración. Obliga a investigar, asimilar las experiencias y transformarlas en conocimiento, para entender dónde está ubicada una organización, como llegó hasta allí, de dónde partió y a dónde quiere llegar.

Antecedentes históricos Año 5000 a. de C. primera contribución documentada, civilización sumeria, se encuentran evidencias de prácticas de control administrativa. 1800 a. de C. en Babilonia aparece el Código de Hammurabi, el cual incluye aspectos sobre el control del comercio 1800. James Watt y Mathew Bolton desarrollan un procedimiento para estandarizar y medir procedimientos de operación, donde se recomendaba utilizar la auditoría como mecanismo de evaluación. 1933. La auditoría adquiere una relevancia singular, hacia la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas. 1935, James O. Mc Kinsey sentó las bases de lo que denominó auditoría administrativa, la cual consistía en “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable”.

1949. Billy E. Goetz, afirmó que la auditoría administrativa ”es la más comprensiva y poderosa de estas técnicas para detectar problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración”. 1971. Agustín Reyes Ponce, presenta su visión de la auditoría de recursos humanos y la relaciona con la auditoría administrativa. 1975. Roy A. Linderg y Theodore Cohn desarrollan el maco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa 1995. Jorge Álvarez y Mario Compean Toledo desarrollan un proyecto de Auditoría administrativa por computadora. 1999. La Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo en coordinación con el Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. publican Auditoría al desempeño, en el cual define la mención y evaluación del desempeño gubernamental para el empleo eficaz de los recurso públicos en funciones sustantivas y proyectos específicos.

Concepto de auditoría administrativa Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Control Orienta los esfuerzos en la aplicación de la auditoria Evaluar el comportamiento organizacional de acuerdo con los estándares Productividad Optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa De organización Manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio Constatar que la organización cumpla con las expectativas y satisfacción del cliente De calidad Elevar los niveles de actuación de la organización para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

Vinculo entre la organización y un contexto. De cambio Hace mas permeable y receptiva a la organización De aprendizaje Que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. Toma de decisiones Soporte del proceso de gestión de la organización De interacción De vinculación Relacionar la organización con los competidores reales y potenciales, así como son los proveedores y clientes. Vinculo entre la organización y un contexto.

Alcance de la auditoria administrativa Naturaleza jurídica. Criterios de funcionamiento. Estilo de administración. Enfoque estratégico Desarrollo tecnológico Sistemas de calidad. Tamaño de la empresa

Campo de aplicación SECTOR PÚBLICO La auditoria se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.

Mejora la actuación de los órganos y mecanismos que la integran. El ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. Mejora la actuación de los órganos y mecanismos que la integran.

SECTOR PRIVADO La auditoria se aplica tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico. En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales Extranjeras mixtas

La alternativa estratégica define los enfoques e iniciativas que una empresa implementa para atraer clientes, resistir las presiones competitivas y fortalecer su posición en el mercado.

El efecto de implementar la auditoria administrativa en el sector privado es evaluar la capacidad para crear y operar empresas de primer nivel para producir resultados con un desempeño superior.

SECTOR SOCIAL Para Supervisar el manejo de transparente de los recursos OBJETIVO Promover la equidad, el respeto a la diversidad y a la exclusión social Tipo de organización Agrupaciones Cooperativas Fundaciones Voluntariados Naturaleza de su función Alimentación y nutrición Desarrollo urbano y vivienda Educación y recreación Salud y seguridad social

Metodología de la Auditoria Administrativa Antecedentes Planeación Instrumentación Examen Informe Seguimiento

Antecedentes Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

Cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento. Etapas: planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento.

Planeación Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. El propósito es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

Factores a revisar en función de dos vertientes: El proceso administrativo Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. Fuentes de información: instancias a las que se puede recurrir para captar información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Internas- órganos de gobierno y de control interno, socios, sistemas de información, órganos colegiados, etc. Externas – competidores actuales y potenciales, proveedores, clientes o usuarios, grupos de interés, redes de información en el mercado global, etc. Investigación preliminar: Una vez definida la dirección y los factores que se auditarán, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Preparación del proyecto de auditoría: Propuesta técnica: naturaleza, alcance, antecedentes, objetivos, estrategia, justificación, acciones, recursos, costo, resultados e información complementaria. Programa de trabajo: identificación, responsables, áreas, clave, actividades, fases, calendario, rep. gráfica., formato, reportes de avance y periodicidad. Asignación de responsabilidad. La organización debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, debe tener los conocimientos y experiencia necesarios, o se puede optar por un servicio externo o mixto.

Capacitación. No solo para levantar la información sino para preparar la aplicación e implementación de la auditoría. Actitud. Sin prejuicios u opiniones preconcebidas, conducta amable y discreta para procurar una imagen positiva que estimule la participación. Diagnóstico preliminar. Este se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión. se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar.

Instrumentación Recopilación de la información Seleccionar y aplicar las técnicas que se estimen mas viables de acuerdo a las circunstancias propias de la auditoria. Recopilación de la información Concepto Registro de todo tipo de hallazgo posible

Técnicas de investigación Localizar, seleccionar y estudiar la documentación. Las fuentes pueden ser normativas, administrativas, mercado, ubicación geográfica, estudios financieros. Comportamiento del consumidor Investigación documental: Revisión del área física donde se desarrolla el trabajo, o de la organización, para conocer la condiciones laborales, Observación directa: Detectar información operativa o normativa de los clientes, socios , proveedores, empleados, etc. Mantiene una relación interactiva con el entorno Acceso a redes de información: Entrevista: Reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientada mente para obtener información. Obteniendo información mas completa y precisa. Obtener información homogénea, constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, mostrando una interrelación entre las diferentes área. Preguntas claras y concisas, presentadas en orden lógico, con una redacción comprensible Cuestionarios: Captar la información requerida, integrada por formularios que facilitan la agrupación y división de su contenido Cedulas: Elaborar un previa de la entrevista. Establecer anticipadamente un esquema de tabajo

Medición Medición de forma Escalas de medición que garanticen la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo. Medición de fondo Componentes del proceso administrativo y elementos específicos, asignando un valor cada etapa considerándolo como una totalidad el proceso Los indicadores permiten ordenar las acciones en relación con los resultados que pretende alcanzar, además permiten hacer comparaciones y proyectar retrospectiva Otros elementos Papeles de trabajo: Registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados. Evidencias: representa la comprobación de los hallazgos. Supervisión del trabajo: Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado

Examen Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento.

Enfoques del análisis administrativo Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones. Posibilita: Comprobar Dar soporte a la evaluación Tener un perfil más claro delos niveles de eficacia Asociar el uso de los recursos con las técnicas de trabajo

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, la información permite establecer las bases de actuación con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales.

De aspectos relevantes Informe Área, sistema, programa o proyecto auditado Objeto de la auditoria Duración Alcance Recursos Métodos empleados Se consignan los resultados de la auditoria y se identifica: Tipos General Responsable Introducción Antecedentes Tecnicas Diagnostico Propuesta Estrategia Segumiento Conclusiones y recomendaciones Apendices Ejecutivo Periodo de revisión Objetivos Alcance Metodología Sintesis Conclusiones De aspectos relevantes Considera lo que genera deficiencias dentro de la organización

Propuesta de implementación Determinar actividades Estimar tiempo y recursos Delimitar responsabilidades 1) Preparación del programa Propuesta de implementación Instalaciones Recursos humanos Materia Prima 2) Integración de recursos Instantáneo Proyecto piloto Paralelo Parcial o por aproximaciones Combinación de métodos 3) Ejecución del programa 4) Presentación del informe

Auditoria de Seguimiento Orientado a corregir las fallas y evitar su concurrencia Acciones Deficiencias Auditoria de Seguimiento

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