Planeación Estratégica institucional. Mg. Nilber Javier M.

“No hay ningún viento favorable, para el que no sabe a que puerto se dirige” “No importa en que dirección sople el viento, lo que importa es saber colocar las velas”

GESTIÓN INTEGRAL Gestión por Procesos Gestión Estratégica Gestión de la Cultura

PLAN ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ¿QUÉ ES? “La planeación estratégica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus aciones en el tiempo. Es un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estrategicos de la organización” Sallenave (1991)

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ¿QUÉ ES? Es la definición del rumbo u orientación que se le quiere dar a la institución en el largo plazo. Es un proceso que busca identificar las áreas en las cuales la institución quiere hacer énfasis para conseguir sus objetivos y distinguirse entre las demás, logrando competitividad a largo plazo. Este proceso es responsabilidad del Grupo Directivo de la organización

VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Mantener el enfoque en el futuro y en el presente Asignar prioridades en el destino de los recursos Identificar oportunidades significativas y precisar ventajas y desventajas de competidores Cambiar lo que tiene ahora una institución por lo que desea para el futuro

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, PERMITE Alcanzar un mejor resultado, es decir enfocar las decisiones diarias de manera estructurada y eficiente Pasar de perspectivas individuales a una perspectiva colectiva con una Visión y unas acciones compartidas Crear un sistema de aprendizaje y memoria institucional lo que ayuda a no repetir errores Estar más alerta a los cambios, nuevas oportunidades y amenazas Crear una atmósfera proactiva Promover el desarrollo de un modelo de institución dinámico y enfocado a la calidad de la educación Proveer las bases para tener una mejor asignación de los recursos

LIMITACIONES DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Se requiere conocimientos sobre planeación Sus beneficios no siempre se ven en el corto plazo, en ocasiones tiene que pasar algún tiempo para ver sus resultados Resistencia al cambio

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Factibilidad Objetividad y cuantificación Flexibilidad Unidad Visión sistémica Visión de futuro Compromiso con la acción y con los resultados Estabilidad Participación

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, EFECTIVA Cuando los miembros de la comunidad educativa pueden: Describirlo, en sus propias palabras Reconocer la importancia de éste en su propio trabajo Identificar su rol en el logro de las metas Institucionales Identificar la ganancia Institucional e individual cuando las metas se alcanzan

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Debe responder tres preguntas básicas para la institución que son: ¿Hacia dónde va la institución? Misión, visión, creencias, valores, objetivo estratégicos. ¿Cuál es su ambiente interno y externo? Diagnóstico estratégico ¿Cómo lograr llegar a donde va? Plan estratégico institucional (largo plazo), planes operativos (mediano plazo) y planes de trabajo (corto plazo)

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Exige tres fases bien definidas: Formulación de objetivos organizacionales (Horizonte institucional) Análisis de las fortalezas, limitaciones y entorno institucional (Diagnóstico estratégico) Formulación de alternativas (Plan estratégico institucional)

¿QUÉ INCLUYE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA? FASES TEMA CONTENIDO organiza-cionalesFormulación de objetivos Horizonte/Filosofía Institucional 1 Misión Visión Creencias Valores Conceptos de educación Perfiles de calidad Análisis de las fortalezas, limitaciones y entorno institucional Diagnostico estratégico 2 Análisis Interno (Fortalezas - Debilidades) Análisis Externo (Oportunidades – Amenazas) Formulación de alternativas Plan estratégico Institucional 3 Factores Claves de Éxito Metas estratégicas Estratégias Plan operativo Planes de trabajo Sistema de indicadores

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

HORIZONTE INSTITUCIONAL FILOSOFIA INSTITUCIONAL HORIZONTE INSTITUCIONAL MISIÓN, VISIÓN, VALORES Y CREENCIAS P.E.I.

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO Es un análisis integral de cómo se encuentra la institución en la actualidad, conocer la realidad tanto interna como externa.

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO Es un proceso de crucial importancia para la planeación institucional. Un buen diagnóstico asegura un reconocimiento de la realidad institucional y aumenta la posibilidad de definir estrategias efectivas.

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO INSUMOS DOFA Identificación de intereses, necesidades y expectativas del cliente Evaluación Institucional Análisis de indicadores Procesos Diagnósticos (poblacionales, problémico, sociodemográficos, etc.) Filosofía Institucional Balance de la planeación anterior Información recogida de los diferentes estamentos. Criterio Directivo

ANÁLISIS INTERNO Evaluar la situación presente en la institución en cuanto a su estructura organizacional, cultura, clima, productividad, así como de los procesos, procedimientos, estrategias, recursos. El estado de las funciones de la institución (oferta, cobertura, egresados, cualificación docentes, investigación) El estado del sistema de seguimiento (existencia de indicadores) El perfil estratégico institucional (innovación, riesgo, competidores) Los recursos La alineación organizacional (coherencia entre objetivos y metas)

ANÁLISIS INTERNO FORTALEZAS: Actividades que se hacen bien al interior de la organización o aquello que la hace competitiva gracias a que apoyan el logro de sus objetivos. DEBILIDADES: Actividades o hechos internos que inhiben o difacultan el éxito de una organización. Desventajas competitivas )

ANÁLISIS EXTERNO En el análisis externo se busca identificar los factores que pudieran representar un efecto negativo (amenaza) o positivo (oportunidad) en los esfuerzos para el avance hacia la visión y el cumplimiento de la misión. Se debe observar, estudiar e investigar: Los pares Competidores Tendencias económicas Condiciones del mercado Contexto Regulaciones y controles Clientes (estudiantes, padres de familia, empleadores, y a las organizaciones objetivo)

ANÁLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES: Son las tendencias (económicas, políticas, sociales, familiares, culturales, tecnológicas, etc.) que muestra el entorno, y que facilitan o benefician el desarrollo de la institución, que la hacen más efectiva y exitosa. AMENAZAS: Son aquellas tendencias que inhiben, limitan o dificultan el buen desarrollo o supervivencia de la institución.

MATRIZ DOFA: Análisis interno PRIORIZACIÓN MATRIZ DOFA: Análisis interno   DEBILIDADES / FORTALEZAS ALTA     MEDIA BAJA Magnitud BAJA MEDIA ALTA Importancia

MATRIZ DOFA: Análisis externo PRIORIZACIÓN MATRIZ DOFA: Análisis externo   AMENAZAS / OPORTUNIDADES SEVERO     MODERADO LIGERO    Efecto potencial BAJA MEDIA ALTA Probabilidad de ocurrencia

ÁREAS ESTRATÉGICAS PROPUESTAS ADMINISTRATIVA PRODUCCION FINANCIERA MERCADEO SOCIAL – COMUNITARIA. ETE MATRIZ CONSOLIDADA ESPESIFICA PERFIL CONSOLIDADO ESPESIFICA DOFA – PHVA N. 7

PLAN ESTRATÉGICO Poder de una visión de Jinh Baker “Una visión sin acción es una utopía; una acción sin visión es un esfuerzo inútil, pero una visión con acción puede cambiar el mundo” Poder de una visión de Jinh Baker

PLAN ESTRATÉGICO Implica la formulación de los grandes propósitos organizacionales, un análisis de la realidad, con el fin de determinar las brechas existentes en el desempeño de la misma al estado ideal propuesto. Cerrar brechas entre lo que soy y lo que quiero VISIÓN: Qué queremos ser Direccionamiento estratégico MISIÓN: Quiénes somos PRINCIPIOS Y VALORES

MISIÓN La Misión es la razón de ser de la institución y especifica el rol funcional que desempeña en su entorno. Esta declaración nos indica con claridad el alcance y dirección de las acciones, así como sus características distintivas.

MISIÓN Al formular la Misión, la institución debe responder cinco preguntas fundamentales: ¿Qué función desempeña la institución? ¿Para quién desempeña esta función la institución? ¿Para qué desempeña esta función? ¿Cómo la institución da cumplimiento a esta función? ¿Por qué existe la institución?

LA MISIÓN, DEBE: Ser clara y comprensible para toda la Comunidad Educativa Ser corta, para que todas las personas la entiendan y la recuerden Reflejar las habilidades distintivas de la institución, es decir, los aspectos diferenciados y difícilmente imitable por otras Instituciones Ser suficientemente amplia como para permitir flexibilidad en la implementación, pero no tanta como para permitir la carencia de enfoque Servir de referente para que el Equipo Directivo y demás personas en la institución puedan tomar decisiones

EJEMPLO DE MISIÓN Colegio Emilio Valenzuela Bogotá “Propiciar un escenario que permita a la comunidad Emilista APRENDER A APRENDER como medio para lograr una formación integral en la cual se promuevan los valores y virtudes cristianas mediante el ejercicio del liderazgo y solidaridad a semejanza de Cristo, hombre perfecto” Colegio Emilio Valenzuela Bogotá

EJEMPLO DE MISIÓN QUÉ PARA QUIÉN PARA QUÉ CÓMO PORQUÉ Propiciar un escenario que permita APRENDER A APRENDER PARA QUIÉN a la comunidad Emilista PARA QUÉ como medio para lograr una formación integral CÓMO en la cual se promuevan los valores y virtudes cristianas mediante el ejercicio del liderazgo y solidaridad PORQUÉ a semejanza de Cristo, hombre perfecto Colegio Emilio Valenzuela Bogotá

FACTORES CLAVES DE ÉXITO Son aquellos aspectos que inciden directamente en el éxito o fracaso de una institución y hacia los cuales debe orientarse la IE. Los FCE que deben ser interpretados cabalmente por los objetivos estratégicos de la organización. Son los elementos que le permiten a la Dirección alcanzar los objetivos que se ha trazado. Distinguen a la I . E de la competencia haciéndola única, deben traducirse en ventajas competitivas fundamentales

FACTORES CLAVES DE ÉXITO IDENTIFICAR LOS FACTORES CLAVES DE ÉXITO (FCE) FACTORES CLAVES DE ÉXITO Misión _________________ El mismo ejercicio debe desarrollarse con la Visión, para luego analizarlo a la luz de los demás componentes del Horizonte Institucional

FACTORES CLAVES DE ÉXITO Conceptualización: Garantiza unidad de criterios Facilita la identificación de los indicadores estratégicos y de gestión Aunque parezca obvia, esta etapa refleja la filosofía institucional

Conceptualiza y clasifica los Factores Claves de Éxito (FCE) TALLER Conceptualiza y clasifica los Factores Claves de Éxito (FCE) FCE CONCEPTUALIZACIÓN QUÉ CóMO ÁREA ESTRATEGICA 1. _____________ 2. _____________ 3. _____________ 4. _____________ 5. _____________

TENGA EN CUENTA… ANALIZAR EL CUADRO ANTERIOR 1. Balance cuantitativo y cualitativo (Suficientes comos para atender los qué) sueños aterrizados en lo real. Clasifique teniendo en cuenta si su FCE es una metodología o un punto de llegada. 2. Cobertura: Áreas estratégicas, debe tener siempre un factor clave de éxito 3. Sencillez y claridad 4. Conceptualización: claridad en el significado y sentido cada una de las palabras 5. Capacidad Operativa: capacidad que tiene el colegio para poner en marcha el FCE

VISIÓN La Visión es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una Institución Educativa quiere y espera ser en el futuro. Definir la Visión permite establecer el rumbo que desea lograr la Institución en el futuro, el funcionamiento que quiere tener en el largo plazo.

VISIÓN Permite tomar decisiones Genera motivación Es importante porque: Permite tomar decisiones Genera motivación Enfoca esfuerzos hacia una meta especifica y conocida

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA VISIÓN: Su formulación es responsabilidad del grupo directivo de la institución Dimensión de tiempo Integradora, amplia y detallada Positiva y alentadora Realista – Posible Consistente Difundida interna y externamente

VISIÓN Al formular la VISIÓN, la institución debe responder cinco preguntas fundamentales: ¿Cómo nos gustaría ser y como nos gustaría que nos describieran dentro de 5 años? ¿Cómo queremos que nuestros estudiantes, padres de familia, empleados, y vecinos, se expresen de nuestra institución en el futuro? ¿Cuál es la cualidad distintiva por la que quisiéramos que nos identifiquen? ¿Cuáles son nuestros valores prioritarios? ¿Qué es lo que Colombia necesita de nuestra institución?

LA VISIÓN, DEBE TENER EN CUENTA: A los clientes Los valores y principios de la institución El medio en el que opera la institución El estado de desarrollo en el que se encuentra la institución El elemento diferenciador, aquello por lo cual la institución es o quiere ser reconocida Medición a lo largo del tiempo con el fin de que sea posible verificar su alcance

EJEMPLO DE VISIÓN “En el año ……., el Colegio San José de las Vegas será una empresa educativa postmoderna, reconocida ya no solo a nivel local, sino nacional, por la calidad de su servicio y la excelencia de sus egresados: mujeres y hombres competentes, católicos, humanistas, matemáticos, bilingues, cibernautas y deportistas, constructores de una nueva familia, una nueva sociedad y un nuevo mundo”

EJEMPLO DE VISIÓN ¿Cómo nos gustaría ser y como nos gustaría que nos describieran dentro de 5 años? En el año ……, el Colegio San José de las Vegas será una empresa educativa postmoderna, reconocida ya no solo a nivel local, sino nacional, ¿Cómo queremos que nuestros estudianes, padres de familia, empleados, y vecinos, se expresen de nuestra institución en el futuro? ¿Cuál es la cualidad distintiva por la que quisiéramos que nos identifiquen? por la calidad de su servicio y la excelencia de sus egresados: ¿Cuáles son nuestros valores prioritarios? mujeres y hombres competentes, católicos, humanistas, matemáticos, bilingües, cibernautas y deportistas, ¿Qué es lo que Colombia necesita de nuestra institución? constructores de una nueva familia, una nueva sociedad y un nuevo mundo

CREENCIAS Son estructuras de pensamiento elaboradas y arraigadas a lo largo del aprendizaje que sirve para explicarnos la realidad y que proceden a la configuración de los valores. Las creencias sustentan nuestra conducta, algunas sirven como recurso, otras que limitan La IE debería establecer las creencias que se tienen a cerca de: Ser humano Educación Pedagogía Escuela Aprendizaje Conocimiento Enseñanza Ciencia Estudiante-Docente

EJEMPLO DE CREENCIAS Cada alumno posee potencialidades que puede desarrollar mediante el proceso educativo. Todo alumno es un ser único y como tal debe ser entendido y comprendido por el maestro. La responsabilidad y la disciplina son fundamentales para formar individuos autónomos con capacidad de superación. El colegio es un colaborador de la familia en el proceso educativo de sus hijos. Es deber fundamental de la educación formar individuos con capacidad de ser felices y hacer felices a quienes lo rodean. Colegio Montesori Medellín

VALORES Valor es una cualidad, una propiedad o una característica que atribuida a acciones, personas u objetivos, justifica una actitud especifica hacia ellos. Los valores como parte de la filosofía, establecen patrones que orientan el quehacer de una institución y comprometen la toma de decisiones estratégicas. Tanto las creencias como los valores deben estar alineados, de un lado con la misión y visión institucional y por otro con las creencias y valores personales de los colaboradores para que produzca una sinergia mayor en su puesta en práctica.

VALORES MATRIZ AXIOLOGICA N. 8 Los valores inciden en el desempeño en tres aspectos claves: Promueven una base estable (guía) sobre la cual se toman y ejecutan las acciones. Forman parte integral de la proposición de valor de la institución a clientes y personal. Motivan y energizan al personal para dar su máximo esfuerzo por el bienestar de la institución.

EJEMPLO DE VALORES Verdad: Es coherencia entre lo que se expresa y lo que ocurre, entre lo que se piensa y lo que se dice. La verdad es la conciencia de cada uno de nosotros con su mundo externo, con la gente que está a su alrededor, la verdad está en los otros, y en nuestro servicio a los otros. Dios es la verdad absoluta, Jesucristo es palabra que da testimonio de verdad. Libertad Amor Justicia Trascendencia Colegio del Rosario de Santo Domingo Bogotá

PERFILES DE CALIDAD Una educación de calidad formará personas de calidad. Por consiguiente los miembros de la comunidad educativa deben buscar ser personas de calidad. Los perfiles son una descripción de las habilidades y características de las personas para ejercer una actividad. Establece los componentes actitudinales, habilidades y destrezas Perfil del GERENTE Perfil del EMPLEADO Perfil de LOS PROVEDORES Perfil de los CLIENTES Perfil del personal administrativo Perfil del personal de servicios generales

PERFILES DE CALIDAD Los perfiles buscan alcanzar un ideal, pero también deben ser realistas y observables. Se deben observar conductas o acciones que reflejen las características nombradas.

METAS ESTRATÉGICAS Indican lo que se espera lograr en cada una de las Áreas Estratégicas y en cada uno de los Factores Claves de Éxito especificando qué, en qué cantidad (expresión medible) y cuándo se alcanzará el resultado. Las metas estratégicas deben incluir en su redacción: QUÉ: Voy a lograr (resultado esperado) CUÁNTO: espero lograr (cantidad) CUÁNDO: Lo voy a lograr (tiempo)

METAS ESTRATÉGICAS Las metas estratégicas son importantes porque: Proporcionan un sentido de dirección Permiten enfocar los esfuerzos Guían los planes y las decisiones Ayudan a evaluar el progreso

METAS ESTRATÉGICAS Medibles Coherentes y realistas CARACTERISTICAS DE LAS METAS ESTRATÉGICAS: Medibles Coherentes y realistas Comprensibles y claras Estimulantes

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ESTRATÉGIAS CLAVES PLANEACIÓN ESTRATÉGICA   FCE ÁREA ESTRATÉGICA METAS ESTRATÉGICAS ESTRATÉGIAS CLAVES Excelencia Académica Académica Alcanzar el nivel superior en las pruebas del estado en marzo de 2013 - Capacitar a los docentes en el tema de competencias y estándares. - Redefinir los proceso evaluativos de la institución bajo el modelo de competencias - Entrenar a estudiantes en el modelo de las pruebas de estado

METAS ESTRATÉGICAS Meta Estratégica: Lograr una adecuación y mejoramiento del 80% de la planta física institucional a noviembre 30 de 2015 2012 2013 2014 Lograr una adecuación y mejoramiento de aulas y zonas comunes del edificio al 1 de diciembre de 2012 Lograr una adecuación y mejoramiento de las zonas recreativas de la sede principal a diciembre de 2013 Lograr una adecuación y mejoramiento de los laboratorios, la cafetería y la biblioteca a diciembre de 2014

Definición de Metas Estratégicas TALLER Definición de Metas Estratégicas FCE Área Estratégica METAS ESTRATÉGICAS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 1. Convivencia Armónica Social Comunitaria 60% de Satisfacción 70% de satisfacción 80% de Satisfacción 3. __________ 5. __________ 4. __________ 2. ___________

PLAN ESTRATÉGICO Incluye: Factores Claves de Éxito Metas estratégicas Estrategias Plan operativo Planes de trabajo Sistema de indicadores

ESTRATÉGIAS CLAVES Son un conjunto de acciones que deben realizarse para permitir el logro de las metas estratégicas. Establecen los “como” generales para cumplir cada meta y por consiguiente el desarrollo de las áreas estratégicas. Acciones a emprender para lograr los objetivos propuestos. Debe interpretar cabalmente la visión y la misión como idea de fuerza. Escoger que hacer y que no hacer. Las estrategias resultan de responder preguntas como: ¿Qué debo hacer para alcanzar las metas y lograr la ejecución cabal del área estratégica? ¿Cuáles son las acciones básicas que se deben realizar para lograr la realización de las áreas estratégicas?

PLAN OPERATIVO Son tareas o acciones operativas que deben desarrollarse para concretar las estrategias claves y que permiten su monitoría, seguimiento y evaluación, para garantizar el logro de los resultados esperados dentro de un horizonte de tiempo previamente definido.

PLAN OPERATIVO Debe responder: ¿Qué se va a hacer? ¿Para qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuándo se va a hacer? ¿Dónde se va a hacer? ¿Cuánto va a costar lo que se va a hacer?

PLAN OPERATIVO N. 9 TALLER META ESTRATEGICA ESTRATEGIA CLAVE QUÉ PARA QUÉ CóMO QUIÉN CUANDO DONDE CUANTO

PLANES DE TRABAJO A partir del plan operativo cada colaborador establecerá su plan de trabajo individual el cual deberá ser validado por los jefes inmediatos.

DIVULGACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL El plan estratégico debe ser participativo por toda la comunidad educativa, tanto en su elaboración, difusión y ejecución. La metodología de comunicación interna se sugiere que sea en cascada, de los niveles superiores hacia abajo y de este hacia arriba. Debe existir una divulgación permanente de los avances y resultados, obteniendo compromiso, sentido de pertenencia, participación, iniciativa y creatividad de toda la institución.

DIVULGACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL El uso de Simbología permite: Divulgar de manera clara y familiar Dar más sentido a cada estratégica y permitir recordación. Sentido de pertenencia Claridad en el norte del colegio Propiciar el trabajo en equipo Satisfacción por el logro cumplido

SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO Indicadores: Sistema para medir el cumplimiento de las acciones y el logro de los objetivos.

“Lo que no se mide, no se puede mejorar ni tampoco gerenciar”

LOS INDICADORES NOS PERMITEN Administrar objetivamente, basándose en hechos y datos. Evaluar el desempeño del Proceso contra las metas de mejoramiento, midiendo el grado de cumplimiento. Mostrar tendencias, evaluar la efectividad y proveer señales oportunas mejoramiento. Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el Proceso sigue siendo suficientemente competitivo.

Identifica los Indicadores Estratégicos TALLER Identifica los Indicadores Estratégicos FCE META ESTRATEGICA INDICADOR ESTRATÉGICO CALCULO FRECUENCIA FUENTE DE VEIFICACION RESPONSABLE Mejorar el rendimiento académico de los estudiantes de la Institución Disminuir un 5% el numero de estudiantes con perdida de materias Perdida de logros No de estudiantes con materias pedidas/No total de estudiantes Trimestral Boletín de notas Comisión de evaluación y promoción Alcanzar el nivel superior en las pruebas del estado de 2013 Resultado de pruebas Icfes Anual Listas de asistencia Coordinador Académico 2. __________