Guía para IES para las visitas de seguimiento académico “in-situ” Abril-junio de 2011

Objetivos de la visita de seguimiento académico “in situ” 4 Contenido Pág. Presentación 3 Objetivos de la visita de seguimiento académico “in situ” 4 Tiempo estimado de la visita 5 Materiales de apoyo 6 Desarrollo de la visita 9 Agenda de trabajo 12 Encuesta de opinión 17 Envío de la encuesta de opinión 18

I. Presentación Con base en las opiniones de los evaluadores, de las IES y de los resultados favorables de las visitas de seguimiento a 24 instituciones, efectuadas durante el ejercicio 2009, la Dirección General de Educación Superior Universitaria determinó la necesidad y pertinencia de llevar a cabo estas visita de seguimiento “in-situ”, a todas las instituciones que fueron beneficiadas con recursos del PIFI durante el ejercicio fiscal 2010, como resultado de su dictamen favorable en el proceso de evaluación 2010-2011. Para llevar a cabo esta actividad, se elaboró la presente Guía que servirá de apoyo durante la visita y que, en caso de ser necesario, ayudará a resolver las diferentes situaciones que se presenten durante su desarrollo.

II. Objetivos de la visita de seguimiento académico “in-situ” Que los evaluadores conozcan con mayor detalle y precisión a la institución que han dictaminado, lo que les permitirá contar con mejores elementos para futuras evaluaciones.   Que los evaluadores profundicen en el conocimiento del PIFI de la institución, así como su impacto para mejorar sus funciones académicas y administrativas. Que la institución visitada establezca un diálogo con los pares académicos, que le permita aclarar sus dudas con respecto al dictamen de evaluación del PIFI 2010-2011. Que la institución cuente con los resultados de la visita de seguimiento para su realimentación.

III. Tiempo estimado de la visita De acuerdo con la dimensión y complejidad de la institución, se ha establecido uno, dos o tres días para la visita de seguimiento, programados de la siguiente manera: Para tres días, de miércoles a viernes. Para dos días, de jueves a viernes. Para un día, viernes. En caso de ser necesario, previo acuerdo con los evaluadores, se podrá considerar medio día del sábado para concluir los trabajos.

IV. Materiales de apoyo La institución deberá subir los materiales de apoyo, previo a la realización de la visita, a más tardar el 25 de marzo del 2011, en la página del PIFI (http://pifi.sep.gob.mx/), para que puedan ser consultados por los evaluadores. Para ello, consultar el documento: Anexo 1 “Instructivo para subir los materiales a la página del PIFI”. Para su consulta, favor de dar doble clic en la imagen que aparece a continuación:

Los materiales que proporcionará la institución son: IV. Materiales de apoyo Los materiales que proporcionará la institución son: Organigrama. Evidencia de la atención a las áreas débiles señaladas en el PIFI 2010-2011 y, en su caso, las recomendaciones emitidas por los evaluadores. Evidencia de los principales resultados de los apoyos del PIFI, tales como: programa de internacionalización, vinculación con el entorno, producción científica, bibliografía, estudios de seguimiento de egresados, empleadores, tutorías, estudios de trayectoria escolar y su uso, programa de formación, actualización y capacitación de personal académico, (documento, su cobertura e impacto en el aprovechamiento del estudiante), operación del SIIA, procesos de gestión estratégicos certificados (finanzas, recursos humanos, control escolar, bibliotecas), acciones de equidad de género, entre otros. Evidencia de las principales innovaciones educativas implementadas tales como: flexibilidad curricular, incorporación de asignaturas transversales en los planes de estudio (valores, medio ambiente, etc.), incorporación de nuevas tecnologías de información en el proceso de enseñanza aprendizaje, inclusión del servicio social a los planes de estudio con valor curricular, dominio de una segunda lengua como parte de la currícula, la inclusión de la práctica profesional con valor curricular centrado en competencias, los enfoques centrados en el estudiante o en el aprendizaje, entre otras.

IV. Materiales de apoyo Reglamento de admisión, promoción y permanencia del personal académico. Evolución de los indicadores del periodo 2003 a marzo de 2011 sobre reprobación, deserción, eficiencia terminal, titulación, empleo y demás indicadores del Anexo X de la Guía del PIFI 2010-2011. Evidencia de los estudios sobre clima organizacional y medidas que se han tomado para su mejoramiento. Reporte sobre el avance de la aplicación de los recursos del PIFI 2010. Estos materiales, además de subirse a la página del PIFI, deberán ser entregados en impreso durante la reunión inicial de la visita de seguimiento.

V. Desarrollo de la visita Para lograr los objetivos de la visita, se deben considerar las siguientes actividades y recomendaciones: Previas a la visita: El responsable institucional de coordinar la visita deberá acordar con los pares académicos la agenda de trabajo, previo a su realización; para ello, la DGESU le proporcionará el nombre y correo electrónico de los evaluadores. Enviar la agenda definitiva a la atención del M. en C. Jorge Luis Guevara Reynaga, Director de Fortalecimiento Institucional, con copia a la Mtra. Rocío Chávez Mayo, Subdirectora de Fomento Institucional, a los correos jorgelg@sep.gob.mx y rocioc@sep.gob.mx, mínimo 15 días hábiles antes de la visita, toda vez que de ello dependerá la compra del boleto de avión, en su caso. La agenda de trabajo considerará la visita “in-situ” a las DES, por lo que deberá estimarse el tiempo de traslado. El responsable institucional de coordinar la visita deberá asegurarse de la disponibilidad de los espacios para las reuniones de trabajo y convocar al personal que participará en estas reuniones.

V. Desarrollo de la visita Durante la visita: Plática inicial (reunión plenaria) con las autoridades universitarias, directivos de las DES (todas o algunas) y el equipo de planeación, para establecer la mecánica de trabajo. Al final de la reunión la institución entregará a los evaluadores, de manera impresa, los materiales de apoyo que se subieron a la página del PIFI. A lo largo de la visita, los evaluadores podrán solicitar información complementaria que consideren pertinente. Reunión con el cuerpo directivo central responsable de la elaboración del PIFI y ProGES. En esta reunión se dialogará sobre los logros, rezagos y cualquier otro aspecto relevante. Los evaluadores aplicarán el instrumento auxiliándose de las preguntas previamente elaboradas y de otras que resulten de la misma reunión.

V. Desarrollo de la visita Visitas a las áreas que han recibido los mayores apoyos del PIFI. Se deberán visitar el mayor número de DES dando prioridad, en su caso, a las que no fueron atendidas en la primer visita realizada en 2009. El personal de las DES presentará sus logros y los evaluadores podrán hacer cuestionamientos que les permitan verificarlos. En estas visitas se deberá programar asistir a los laboratorios, bibliotecas, centros de cómputo, etc., que hayan sido equipados con apoyos del PIFI, por lo que se sugiere que este equipo esté debidamente identificado. Contar con un espacio para que los evaluadores puedan, al final de cada día de trabajo, discutir lo hasta entonces visto. Apoyarlos con equipo de cómputo y material de oficina. Reunión final con el equipo de planeación para discutir aspectos relacionados con la gestión. Cierre de la visita.

VI. Agenda de trabajo La agenda de trabajo deberá elaborarse por los evaluadores conjuntamente con el responsable institucional de coordinar la visita de seguimiento. Para su elaboración deberá tomarse en cuenta: Días programados para la visita Número de evaluadores participantes DES que conforman la institución Distancia entre DES Aspectos a evaluar de acuerdo con el instrumento Las jornadas de trabajo que serán de las 9:00 hrs. a las 19:00 hrs. Con recesos y tiempo para comer. Aspectos que la agenda deberá contener, entre otros: Reunión inicial con el Cuerpo Directivo Central Reunión con el personal del área de planeación, responsable del PIFI y el ProGES Reunión con el personal de las DES Reunión exclusiva de los evaluadores para revisar lo hasta entonces visto Reunión con el personal del área de planeación para últimos detalles relacionados con la gestión Reunión exclusiva de los evaluadores para cierre

VI. Agenda de Trabajo El siguiente ejemplo de Agenda de Trabajo tiene como objetivo mostrar, de forma general, los espacios a visitar, los tiempos estimados, el personal que participa, así como los aspectos que deben revisarse en cada caso. El ejemplo se basó en una institución con seis DES, dos días para la realización de la visita y distancias relativamente cercanas entre una DES y otra. Dependiendo de la dimensión de la institución y los días programados para la visita, la agenda deberá ajustarse, por eso la importancia de consensarla entre los evaluadores y el responsable institucional de coordinar la visita.

VI. Agenda de trabajo PROGRAMA INTEGRAL DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Visita de seguimiento "in-situ" 2011 Universidad xxx Agenda de Trabajo del 19 al 20 de mayo de 2011 Fecha: 18 de mayo de 2011 Hora Actividad Responsable Observaciones   Llegada de los evaluadores Reservación en el Hotel XXXx Presentación del Responsable Institucional del PIFI y Coordinador de la visita de Seguimiento. Nombre y cargo Acordar la hora para recoger a los evaluadores y trasladarlos a la institución y quién pasará por ellos. Fecha: 19 de mayo de 2011 Hora Actividad Responsable Observaciones 08:30 - 09:00 hrs. Traslado de los evaluadores a la institución. Nombre y cargo   09:00 - 09:30 hrs. Reunión plenaria para dar inicio a la visita de seguimiento. Preside Sr. Rector o una autoridad universitaria . Lo acompaña el equipo de trabajo más cercano, por ejemplo: Secretario Académico, Secretario Administrativo, Directores y Coordinadores Generales de primer nivel. Es una reunión ejecutiva. Se presentan los objetivos de la visita y la agenda de trabajo. Al final de la reunión, la institución entregará del material complementario (mismo que se subió a la página del PIFI). 09:30 - 11:00 hrs. Reunión con el equipo responsable de formular el PIFI y el ProGES. Presentación de la situación actual de la institución y principales logros, muestra de las evidencias (20 minutos). Preguntas por parte de los evaluadores, participación del equipo y aplicación del instrumento, en lo correspondiente. (60 minutos). Cierre de la reunión (10 minutos). 11:00 -11:15 hrs. Traslado a la primera DES. Se sugiere sea la que se encuentre en el mismo campus que la Rectoría o el campus más cercano. Dependiendo de la distancia se ajustará el tiempo de traslado.

VI. Agenda de trabajo 11:15 - 13:15 hrs. Reunión con el equipo responsable del ProDES 1. Nombre y cargo Participan: Profesores, estudiantes y personal directivo. Presentación de la situación actual de la DES y principales logros, muestra de las evidencias por parte del personal directivo (20 minutos). Participación de los profesores y estudiantes Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente (70 minutos). En su caso, visita a los laboratorios, bibliotecas, centro de cómputo, entre otros, equipados con recursos del PIFI. Evidencia de que el equipo fue adquirido con estos recursos (30 minutos). 13:15 - 13:30 hrs. Traslado a la segunda DES. Se sugiere sea la que se encuentre en el mismo campus que la Rectoría o el campus más cercano. Dependiendo de la distancia se ajustará el tiempo de traslado. 13:30 - 15:30 hrs. Reunión con el equipo responsable del ProDES 2. 15:30 - 17:00 hrs. COMIDA y traslado a la tercera DES 17:00 - 19:00 hrs. Reunión con el equipo responsable del ProDES 3. Participación de los profesores y estudiantes. Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente (70 minutos). 19:00 - 20:00 hrs. Reunión exclusiva de los evaluadores.   Discusión de lo revisado hasta el momento. Completar el llenado del instrumento. 20:00 - 20:30 hrs. Traslado de los evaluadores al hotel u otro lugar para la cena.

COMIDA y traslado a la sexta DES VI. Agenda de trabajo Fecha: 20 de mayo de 2011 Hora Actividad Responsable Observaciones 08:30 - 09:00 hrs. Traslado de los evaluadores a la cuarta DES. Nombre y cargo   09:00 - 11:00 hrs. Reunión con el equipo responsable del ProDES 4. Participan: Profesores, estudiantes y personal directivo. Presentación de la situación actual de la DES y principales logros, muestra de las evidencias por parte del personal directivo (20 minutos). Participación de los profesores y estudiantes. Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente (70 minutos). En su caso, visita a los laboratorios, bibliotecas, centro de cómputo, entre otros, equipados con recursos del PIFI. Evidencia de que el equipo fue adquirido con estos recursos (30 minutos). 11:00 - 11:30 hrs. Traslado de los evaluadores a la quinta DES. Dependiendo de la distancia, se ajustará el tiempo de traslado. 11:30 - 13:30 hrs. Reunión con el equipo responsable del ProDES 5. Participación de los profesores y estudiantes Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente (70 minutos). 13:30 - 15:00 hrs. COMIDA y traslado a la sexta DES 15:00 - 17:00 hrs. Reunión con el equipo responsable del ProDES 6. Participación de los profesores y estudiantes. Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente (70 minutos). 17:00 - 18:00 hrs. Reunión con el equipo de planeación Afinar últimos detalles del instrumento. 18:00 - 20:00 hrs. Reunión exclusiva de los evaluadores para cierre de la visita de seguimiento. Completar el instrumento. Contestar la encuesta de opinión.

VII. Encuesta de Opinión La institución deberá llenar la Encuesta de Opinión 2011 Objetivo: Conocer la opinión de los responsables de la elaboración del PIFI sobre: la visita de seguimiento “in-situ”, impactos del Programa, sus procesos y aspectos de carácter cualitativo, entre otros. Contenido: La Encuesta está dividida en dos parte: La primera que recogerá la opinión de la visita de seguimiento “in-situ”. La segunda en la que se anotarán los comentarios respecto a: La Guía del PIFI 2010-2011 Los procesos de: Recepción. Evaluación. Réplica. Reprogramación. Realimentación. Seguimiento académico. Visitas de seguimiento académico (Visitas “in situ”). Transferencia de recursos. Asesoría(s). Otros La encuesta se enviará al Responsable Institucional del PIFI, cinco días hábiles previos a la visita de seguimiento y deberá ser contestada por el personal Directivo responsable de la elaboración del PIFI.

VIII. Envío de la encuesta de opinión Este documento deberá ser enviado, debidamente rubricado en todas sus hojas y firmado al final por el Rector(a) y Responsable Institucional del PIFI, a más tardar el tercer día hábil de haber concluido la visita, a la atención del M. en C. Jorge Luis Guevara Reynaga, Director de Fortalecimiento Institucional al domicilio: Av. José Antonio Torres No. 661, primer piso, Colonia Asturias, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06850, México, D. F. En caso de dificultarse el envío por correo postal, se podrá escanear y enviar por correo electrónico al Mtro. Guevara, con copia a la Mtra. Rocío Chávez Mayo, Subdirectora de Fomento Institucional, a los correos jorgelg@sep.gob.mx y rocioc@sep.gob.mx, a más tardar el tercer día hábil de haber concluido la visita, en tanto se recibe por mensajería el original.