Tipos de Necesidades de Capacitación

Introducción Es indiscutible la importancia que tiene la capacitación dentro de una empresa, pues contribuye al logro de los objetivos de la misma. El éxito de la capacitación estará determinado por el inicio del proceso, es decir, al efectuar un diagnóstico de necesidades (DNC). Un DNC permite conocer en qué se necesita capacitación, quién la necesita y con qué profundidad. Orienta la estructuración y desarrollo de programas de capacitación para que el personal de una organización, adquiera los conocimientos, habilidades y/o actitudes necesarias para mejorar su desempeño y contribuir al logro de los objetivos de la misma.

Necesidad de Capacitación: Una necesidad de capacitación es la falta o carencia (limitación o deficiencia) de conocimientos, habilidades y actitudes que requieren los trabajadores para desempeñarse efectivamente en sus actuales y futuros cargos.

Es la diferencia entre lo que el trabajador sabe y hace y lo que debería saber y hacer para desempeñar su trabajo con eficiencia. Se entiende por necesidad de capacitación la diferencia entre los estándares de ejecución de un puesto y el desempeño real del trabajador.

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación: Es el proceso de investigar, descubrir e identificar problemas de desempeño laboral relacionados con la falta de conocimientos, habilidades y actitudes en el personal.

Ejercicio grupal De manera individual y oral, determinar cuales son los objetivos que se persiguen al elaborar un DNC… Comentarlo frente a grupo.

Objetivos de la Detección de Necesidades de Capacitación: Identificar las carencias o deficiencias de capacitación que existe en los trabajadores de una empresa. Identificar problemas que afectan el funcionamiento eficiente de la empresa. Proponer planes alternativos de capacitación que solucionen las necesidades detectadas.

Ventajas de determinar necesidades de capacitación: Permite planificar y ejecutar las actividades de capacitación de acuerdo a prioridades. Mide la situación inicial que posteriormente servirá para confrontarla con resultados finales. Proyecta una buena imagen de la tarea capacitadora frente a los trabajadores.

Importancia de determinar necesidades de capacitación: Proporciona la información necesaria para elaborar o seleccionar las acciones de formación. Elimina la tendencia de capacitar por capacitar. Propicia la aceptación de la capacitación, al resolver problemas dentro de la organización. Permite planificar y ejecutar las actividades de capacitación de acuerdo a prioridades.

Consideraciones antes de realizar un DNC: Buscar el momento más oportuno realizando el diagnóstico en un periodo de normalidad laboral. Contar con el apoyo y cooperación de los ejecutivos y supervisores. Determinar si se realizará un diagnóstico total o parcial.

Consideraciones antes de realizar un DNC: Debe ser programado con anticipación y en lo posible anualmente. Debe adecuarse a los recursos de la empresa. Informar a los representantes de los trabajadores sobre el estudio y sus objetivos.

Resultados de la determinación de necesidades de capacitación Definición del personal que presenta necesidades de capacitación en qué y con qué prioridad. Descripción de las necesidades de capacitación. Jerarquización del plazo en que se requiere la capacitación. Definición del personal que se seleccionará para la capacitación. Precisión de las características y datos administrativos de las personas que se capacitarán.

Consideraciones de una determinación errónea de necesidades de capacitación Escasa posibilidad de transferencia. Inversión no rentable. No hay motivación = Frustración. Consecuencias contraproducentes. Turismo informativo. Pérdida de tiempo. Capacitación del personal Inapropiado.

Métodos para la detección de necesidades de capacitación

Concepto de método Métodos viene de la palabra griega “METHA” que significa fin y de “odos” que significa camino entonces: Método, significa el camino para alcanzar un fin.

Los métodos son: Prescriptivos: Participativos: Solo se conoce la opinión del jefe. Participativos: Se conocen las expectativas del trabajador y la opinión del jefe.

Enfoques Estático: Dinámico: El enfoque estático se aplica A Nivel individual. A nivel organizacional. Dinámico: En el enfoque dinámico se aplican otros métodos: Análisis de hechos. Cambios tecnológicos. Expansión de la empresa. Movimientos del personal.

Métodos para el diagnóstico de necesidades de capacitación DNC con base en problemas. DNC con base en el desempeño. DNC con base en multihabilidades. DNC con base en competencias.

DNC con base en problemas: Este método debe utilizarse cuando se encuentran problemas aún no resueltos. Es el método que mas resultados aporta a la capacitación en un lapso breve. A mediano plazo su aplicación debe convertirse en una práctica rutinaria para solucionar los problemas.

DNC con base en el desempeño: Es el método que se sigue en el desarrollo de un sistema. Una vez que las personas están preparadas en un puesto, se debe vigilar no solo que cumplan con sus actividades principales, sino que alcancen los objetivos establecidos. En la definición del nuevo resultado a obtener, podemos encontrar necesidades de capacitación que apoyan al personal en el cumplimiento de sus funciones.

DNC con base en multihabilidades: Se aplica cuando las empresas han rebasado la organización tradicional por funciones y trabajan por procesos. Debe existir la definición clara de los trabajos y de los resultados grupales.

DNC con base en competencias: Es el método básico. Se deriva de la relación de conocimientos, habilidades y actitudes que la persona debe poseer para desempeñar correctamente un puesto.

Instrumentos utilizados para la detección de necesidades de capacitación La observación La entrevista El cuestionario La encuesta Lista de verificación Inventario de habilidades Tormenta de ideas

La observación: Consiste en el examen atento que realiza un investigador sobre un determinado hecho, situación o comportamiento para identificar evidencias de problemas o desempeño inadecuado

La observación: Tipo Aplicación Nombre del instrumento Destinatario Sistemática y casual. Aplicación Individual y grupal. Nombre del instrumento Guía de observación. Destinatario Personal operativo de Administración, producción o ventas. Número de sujetos Desde uno hasta ocho o diez.

La entrevista: Interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el propósito de obtener información de un sujeto (entrevistado), en relación con un aspecto específico.

La entrevista: Tipo Aplicación Nombre del instrumento Destinatario Dirigida, semidirigida y abierta. Aplicación Individual. Nombre del instrumento Guía de entrevista. Destinatario Cualquier empleado y en todo nivel jerárquico. Número de sujetos Uno

El cuestionario: Un sujeto o un grupo respondente de manera personal, varias preguntas planteadas por escrito, ya sea que escriban sus respuestas en una o en varias líneas o marquen algún signo convencional (cruz, punto, letra).

El cuestionario: Tipo Aplicación Nombre del instrumento Destinatario De preguntas abiertas y de preguntas cerradas. Aplicación Colectiva e individual. Nombre del instrumento Cuestionario. Destinatario Operativo, técnico y de supervisión. Número de sujetos Hasta 200 en un salón o toda la empresa.

La encuesta: Un investigador recaba en un formulario las respuestas que le proporciona un sujeto, en torno a algunas cuestiones que le va planteando de manera organizada. 30

La encuesta: Tipo Aplicación Nombre del instrumento Destinatario Demográficas, ocupacionales, de consumo, política, etc. Aplicación Individual. Nombre del instrumento Encuesta. Destinatario Todos los niveles, excepto el directivo y el de mandos medios. Número de sujetos Uno

Lista de verificación: Uno o varios sujetos dan su opinión por escrito sobre algún asunto, anotando simplemente una marca o un numero en los lugares que se les indica.

Lista de verificación: Tipo Simples y de ordenamiento. Aplicación Individual y colectiva. Nombre del instrumento Lista de verificación. Destinatario Desde el nivel de supervisión hasta abajo. Número de sujetos Variable desde uno.

Inventario de habilidades: El supervisor o jefe de área emite su opinión respecto a las necesidades de capacitación de su personal, las cuales se registran en un cuadro de doble entrada.

Inventario de habilidades: Tipo Variable o creativo. Aplicación Individual. Nombre del instrumento Inventario de habilidades. Destinatario Jefes de área y supervisores. Número de sujetos Uno.

Tormenta de ideas: Un grupo de personas, organizadas por el investigador, emiten libre y creativamente sus puntos de vista sobre algún asunto o pregunta específica.

Tormenta de ideas: Tipo Aplicación Nombre del instrumento Destinatario Estructurada y no estructurada. Aplicación Colectiva. Nombre del instrumento Destinatario Mandos medios, supervisores, personal técnico. Número de sujetos 5 a 25 personas.

Estructura del informe técnico final: Introducción. Objetivos del Diagnóstico. Proceso metodológico. Resultados obtenidos. Conclusiones. Recomendaciones. Plan de capacitación. Anexos.

Tipos de necesidades de capacitación

Tipos de necesidades: Manifiestas o evidentes (organizacionales). Encubiertas (ocupacionales).

Manifiestas o evidentes (organizacionales). Tipos de Necesidades: Manifiestas o evidentes (organizacionales). Admisión. Traslado. Rotación. Ascenso. Cambios.

Encubiertas (ocupacionales). Tipos de Necesidades: Encubiertas (ocupacionales). Producción. Mantenimiento. Administración. Seguridad.

Tipos de Necesidades: Según la situación laboral. Necesidades de formación inicial. Necesidades de Mantenimiento y desarrollo. Necesidades de complementación. Necesidades de especialización.

Tipos de Necesidades: Según el cumplimiento del plazo. Necesidades a corto plazo. Necesidades a mediano plazo. Necesidades a largo plazo.

Tipos de Necesidades: Según el ámbito que incluyen Necesidades generales. Necesidades específicas.

Niveles de las necesidades de capacitación

Necesidades a nivel organizacional Estas necesidades se obtienen mediante un análisis organizacional el cual verifica toda clase de factores tales como : Planes Fuerza de trabajo Datos de eficiencia Calidad Productividad Clima de trabajo

Necesidades a nivel organizacional Trata de identificar el comportamiento de la organización, de su crecimiento, de su ambiente físico, social y tecnológico. De los objetivos a corto y a largo plazo de la empresa. Sus recursos y la filosofía asumida frente a la capacitación.

Necesidades a nivel de recursos humanos Desempeño. Exigencias actuales y futuras del puesto. Potencialidades. Tiene como objetivo ampliar, desarrollar y perfeccionar el recurso humano y no se limita a los requisitos exigidos para el cargo actual.

Conclusión El éxito de un programa de capacitación depende de si se esté respondiendo a las necesidades de capacitación reales de la empresa, para determinar con precisión los objetivos de los eventos de capacitación.

¡Gracias!