ANALISIS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Junio de 2008. UPROSIVI

¿ QUÉ ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL es un conjunto de reglas sobre la división de tareas, responsabalidades y competencias dentro de una organización. El ORGANIGRAMA es la representación gráfica de la estructura organizacional, permitiendo visualizar la coordinación, la agrupación y la jerarquización entre las distintas personas que trabajan en una institución.

¿PARA QUÉ HACER UN ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL? Generalmente, la reorganización incluye cambios sustanciales a nivel estructural. Sin embargo, cómo los organigramas tradicionales pocas veces dan información más allá de la agrupación (departamentos) y líneas de mando, es difícil identificar a simple vista si existen problemas de diseño en la manera en que hemos distribuido las responsabilidades frente a los procesos.

¿CÓMO PODEMOS IDENTIFICAR Y ANALIZAR PROBLEMAS EN LA ESTRUCTURA Y DESARROLLAR SOLUCIONES EFECTIVAS? Henry Mintzberg desarrolló una metodología tomando en consideración 3 niveles: Análisis de las PARTES BASICAS de la organización. Análisis de la coordinación y agrupación de actividades. Análisis de la jerarquías (división de responsabilidades y competencias)

ANÁLISIS DE LAS PARTES BASICAS (FUNCIONES) DE LA ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN ESTRATÉGICA Gestión del PE (articulación, organización…) Representación institucional Monitoreo y evaluación de la línea media TECNOESTRUCTURA CALIDAD DEL PROCESOS ORGANIZACIONALES Normalización de procesos Diseño y validación de sistemas, procedimientos, políticas, etc..... Innovación, desarrollo y aprendizaje organizacional NÚCLEO OPERATIVO Ejecutan los procesos primarios APOYO Logística Administración LINEA MEDIA Coordinación de instancias que ejecutan el proceso primario Comunicación de inf/conoc. Entre dirección, estrategias y núcleo operativo

EJERCICIO 1 Identificar los procesos UPROSIVI que intervienen en cada una de las Partes Básicas.

EL HONGO DE MINTZBERG

La organización puede dibujarse presentando las partes básicas en su tamaño proporcional al sistema. En general el dibujo se parece a:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

¿CÓMO PODEMOS DIBUJAR OBJETIVAMENTE A NUESTRA ORGANIZACIÓN?

Dibujar el hongo UPROSIVI Basados en el número de personas, la cantidad de recursos destinados y en la influencia que tiene una sección en el sistema…. Dibujar el hongo UPROSIVI

EJERCICIO 4 Basados en la identificación de componentes de nuestras PARTES BASICAS, llenar en términos porcentuales nuestras intervenciones en cada uno de los procesos y dibujar proporcionalmente el hongo.

EJERCICIO 5 ANALIZAR LOS DESEQUILIBRIOS ¿Justifican las características internas los desequilibrios? ¿Justifican las circunstancias externas los desequilibrios? ¿Son todas las actividades en la estructura técnica y estructura de apoyo eficientes o es más eficiente contratar los servicios de un ente externo de la organización?

¿ CÓMO SE RELACIONA DICHA REPRESENTACIÓN CON NUESTRO ORGANIGRAMA? Confrontando las partes básicas de nuestra organización con nuestro actual organigrama a la luz del… Análisis de la coordinación y la agrupación. Análisis de la jerarquías (división de responsabilidades y competencias)

Coordinación y agrupación en una organización La coordinación intenta ajustar las actividades de tal manera que contribuyan de la manera más eficiente y efectiva para alcanzar los objetivos de la organización. Las personas en una organización tienen que coordinar su trabajo porque dependen mutuamente del trabajo del otro y tienen que asegurar que cada uno contribuya a los objetivos lo más posible

Las posibles relaciones entre dos personas o dos grupos de personas en una organización incluyen:

Muchas veces estas dependencias pueden resultar en problemas de coordinación tales como La cantidad y calidad de los resultados de la unidad son insuficientes, lo que tiene un impacto negativo en el desempeño de otra unidad. El servicio/ producto no se presta a tiempo, lo que causa retrasos en el trabajo de otra unidad. Ambas partes no hacen uso suficiente de la capacidad de la otra, causando una sub-utilización de la capacidad creativa de la otra. Ambas unidades hacen las mismas cosas, duplicando esfuerzos. Ciertas actividades necesarias no son realizadas por nadie, creando brechas

Relaciones en la jerarquía La jerarquía es la división de responsabilidades y competencias en una organización Una responsabilidad es el contenido de la tarea asignada a una persona o un departamento (que se debe hacer). La competencia es el control (formal o informal) sobre los recursos (personal, equipo, material, dinero, etc.) necesarios para ejecutar la tarea.