DESARROLLO DE HABILIDADES DE SUPERVISIÓN Hernando A. Solano Quintero ASECAT - COMFAMA

El papel del supervisor Planifica las tareas de los trabajadores Determina los resultados a obtener Organiza los recursos asignados Indica los métodos para realizar el trabajo Comunica los plazos y prioridades

El papel del supervisor Suministra y pide información sobre el trabajo Alienta al trabajador para ejecutar la tarea Escucha los problemas del trabajador Facilita la solución de problemas Comprueba si las tareas se hacen a tiempo

Interrelaciones del supervisor OBJETIVOS DE LA ADMININSTRACIÓN Dirección Responsabilidades ante la Administración Especialistas Ingenieros, administradores Apoyo Ejecutor Responsabilidades ante los trabajadores Orientador Colaborador Técnicos, supervisores Trabajadores NECESIDADES DE LOS TRABAJADORES

Dificultades del supervisor Dilema entre trabajador o directivo Actuar como administrador sin preparación No contar con el respaldo de la Dirección Adoptar una posición equilibrada Muchas cosas por las cuales debe responder

Roles del supervisor ADMINISTRADOR Planea, programa Forma, entrena Verifica, controla Corrige, actúa Prepara informes TÉCNICO Conoce el trabajo Practica la seguridad Controla los costos Provee insumos Practica estándares

Habilidades que debe desarrollar el supervisor Liderazgo transformador Comunicarse en forma efectiva Trabajar en equipo Ayudar a resolver conflictos Aplicar las normas de la empresa Capacitar a los trabajadores Promover la salud ocupacional Apoyar el mejoramiento continuo Administrar bien su tiempo

LIDERAZGO TRANSFORMADOR

Características de los líderes Adoptan siempre una actitud proactiva Orientan sus actos hacia resultados Trabajan con entusiasmo y disciplina Establecen relaciones ganar - ganar Buscan comprender, luego ser comprendidos Actúan con responsabilidad y humildad Se renuevan mental, física y espiritualmente

Poder transformador del líder Crea un clima de trabajo basado en la confianza No critica, orienta y refuerza de las fortalezas Ayuda al trabajador estimulando su desempeño Reemplaza la mediocridad por la superación Cultiva los valores, los practica con el ejemplo

Ambiente laboral Clima humano que perciben los integrantes de una organización en el que se desarrolla el trabajo cotidiano, que influye en la satisfacción personal y en la productividad. Está relacionado con la manera de trabajar y de relacionarse en la organización y con la actividad de las personas.

Valores Formas de ser y de actuar que las personas le dan con cierta importancia y que eligen en forma libre y consciente, que practican o buscan practicar. Las organizaciones se apoyan en los valores para lograr una cultura y clima laboral que le brinde sentido al trabajo con ética y con responsabilidad social.

Valores Autoestima Disciplina Honestidad Honradez Respeto Responsabilidad Constancia Cooperación Compromiso Aprendizaje

Las necesidades del trabajador Trabajar en lo que sabe y le gusta Recibir salarios y prestaciones justos Sentirse respetado y valorado Condiciones de trabajo seguras Estar enterado de los asuntos que le afectan Posibilidades de progresar

Estilos que deterioran el clima Comunicación deficiente, informal, rumores Falta de credibilidad y pérdida de confianza Dificultad para comprender las decisiones Excesiva concentración de las decisiones Anclarse rígidamente a un modo de pensar Ante la ausencia de algo, hay quien llena los espacios Incoherencia entre el decir y el hacer Decisiones que se toman sin la debida claridad Conflicto personal, lo dicho contradice lo que se hace Terquedad, obstinación, intransigencia

Estilos que mejoran el clima Capacidad de escucha y de comunicación Coherencia personal, respeto y confianza Metas alcanzables según la capacidad Delegación de trabajo y atención de lo esencial Participación del grupo en lo que le compete

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Comprender las claves de una buena comunicación Los elementos de que está constituida El contenido de la comunicación El clima o entorno de la comunicación Los medios útiles para poder comunicarse La comprensión de los mensajes Las formas de comunicación no verbal

Comunicación agresiva Trae como reacción enojo, tensión, ira Es un irrespeto a los derechos y sentimientos Los demás la interpretan como deseo de poder Termina también siendo un ataque ofensivo Reproduce sentimientos irracionales y violentos

Comunicación pasiva Posición fácil, dejar que las cosas se arreglen Actitud cómoda para preferir no encarar a otros Produce tensiones e intranquilidad interior Puede interpretarse como aceptación de la agresión Puede permitir al otro, cometer abusos

Comunicación asertiva Defender los derechos sin violar los de los demás Reducir la sensación molesta de no expresarse Discrepar abiertamente sin sentirse cohibido Aminorar las tensiones emocionales y el stress Aclarar afirmaciones equivocadas o infundadas

Señales de cambio personal Respeto a los demás para que me respeten Expreso mis sentimientos positivamente Mantengo auto-control y seguridad en mis actos Reconozco y doy la razón a quien la tiene Hago uso técnicas efectivas de comunicación

Aprender a escuchar Escuchar sin interrumpir a quien habla Guardar silencio si no se necesita hablar No emitir opiniones, hasta el final Ponerse en el lugar de los interlocutores Basar el diálogo en una relación de comprensión

EL TRABAJO EN EQUIPO

 El trabajo en equipo Un buen equipo de trabajo es una fuerza dinámica compuesta por personas dispuestas a trabajar y aportar sus ideas y conocimientos para lograr los resultados que se proponen.

Cómo es un equipo efectivo Apoyo entre los miembros, sinergía Un claro entendimiento y colaboración Comunicación efectiva para tomar decisiones Confianza en las capacidad individuales Prevalecen los intereses del equipo

La eficacia del equipo de trabajo Un LÍDER que integre los intereses OBJETIVOS claros y compartidos Identificar los PROBLEMAS correctos RESPETAR las ideas y los sentimientos COMPLEMENTARIEDAD en la tarea COMUNICACIÓN clara entre los miembros PARTICIPACIÓN y COMPROMISO

Ventajas del trabajo en equipo Incrementa la productividad Aumenta la calidad del trabajo Involucra sus miembros en las decisiones Aumenta la satisfacción laboral Se reducen las pérdidas de tiempo

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Conflicto Situación entre personas en la que coexisten unos fines o valores incompatibles. Las diferencias que surgen se relacionan con intereses, objetivos, hechos u opiniones. Los conflictos pueden ser: LATENTES: Hay indicios y síntomas que obligan a analizar qué está pasando, procurar evitar que se presente. Ej: Un trabajador incumple instrucciones del supervisor EMRGENTES Ha transcurrido un tiempo, se toman decisiones y ya el conflicto está presente, sin que se presenten hechos o actos. Ej: Una sanción MANIFIESTOS El conflicto se desencadenó en hechos externos que prueban su realidad. Ej: El trabajador repite los hechos y por ello se toma la decisión de despido con una reacción de demanda laboral Aprendamos a manejar el conflicto desde su origen para evitar consecuencias y sea más difícil su solución.

Fuentes de conflicto COMUNICACIÓN: falta de información, interpretación ESTRUCTURAS: procesos ineficaces, desorden RELACIONES: estereotipo, percepción, uso de poder INTERESES: Incompatibilidad, preferencias VALORES: Creencias, filosofías, puntos de vista

Naturaleza del conflicto Necesidades o deseos insatisfechos, inconformidad Diferentes percepciones, estilos de personalidad Ver solo lo que se quiere ver, desconocimiento Imposición, dominación, exigencia, coerción Las personas reaccionan a todo lo que las afecta - La individualidad hace a los seres humanos diferentes. Dos comerciantes quieren ganar cada cual por su lado - Sistema nervioso envía señales de diferente intensidad al cerebro según sea la excitación en los sentidos. - No hay juicios de valor, depende de cómo se percibe ese estímulo (subjetividad) como seres diferentes. - La ofensa trae deterioro de la relación, esto es clave cuando las personas se tratan por largo tiempo. - Intereses opuestos siempre son motivo de estudiarse y analizarse para buscar soluciones.

Cuando evitar el conflicto El asunto no es importante, hay cosas más graves Nos damos cuenta que no tenemos razón Dejar que el ánimo se calme para reducir tensiones Resolver el conflicto por medios más eficaces Alguien puede resolver el conflicto Los puntos a discutir carecen de un valor significativo El tiempo es corto y hay otros asuntos que hacer Evitar consecuencias mayores por algo sin importancia El asunto no depende de las personas encontradas Discusión entre dos compañeros, el jefe puede resolver

Cuándo cooperar Unirse en lo que es importante para ambas partes Sumar intereses junto con los de los otros Combinar distintas perspectivas del problema Tener absoluta confianza en la otra parte Resolver problemas que sean comunes La coordinación de un grupo de personas en un oficio El trabajo de equipo exige anteponer interés particular Cada miembro del equipo puede aportar a un todo Acuerdos entre amigos, entre familiares Trabajo entre áreas que pertenecen a un mismo depto Es el estilo integrativo. Al intentar tratar conflictos se trabaja con el otro con miras a explorar las diferencias, generar opciones y hallar una solución que satisfaga los intereses de las partes

Solución directa del conflicto Identificar el problema o situación determinada Analizar las causas y circunstancias que lo originan Analizar los efectos que puede generar el conflicto Considerar las barreras que impiden superarlo Examinar intereses y percepciones que lo generan Anticiparse a los problemas, llamando a las personas que les incumbe y que pueden ayudar a resolverlos, preguntar qué es lo que preocupa, qué está pasando, dejar que intervengan, desglosando el problema en todas sus partes, analizar cuáles son las causas próximas y remotas, pedirles que planteen las limitaciones o las restricciones para entrar a determinar cómo resolver las causas, no los síntomas. No dejar a otros la solución del problema si éste depende del grupo afectado. No a persona alguna sino al problema, tomar las iniciativa en el su solución. Hay diferencias sobre cómo realizar un procedimiento y con alguna frecuencia los trabajadores piensan de manera diferente, deben dialogar, conversar. Se crean territorios en las organizaciones que dan al traste con los objetivos, los gerentes de nivel superior de responsabilidad debe evitar que esto se dé.

Separar el problema de las personas Enfrentar el problema, no a las personas Ponerse en el lugar de la otra parte No deducir las intenciones con base en temores Comentar las mutuas percepciones Evitar culpar a otros de los propios problemas

Controlar las emociones Reconocer las emociones propias y ajenas Permitir que el otro se desahogue, ser tolerante No reaccionar ante emociones desbordadas Escuchar atentamente lo que dice la otra parte No perder la calma, mantener el equilibrio

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE LA EMPRESA

Conductas de indisciplina Negligencia, pereza, falta de cooperación Impuntualidad, falta al trabajo Vicios, malas costumbres Daño al patrimonio, hurto, sustracción Falta de iniciativa o de esfuerzo Dolo, falsedad, engaño

Tomar medidas disciplinarias Reunir toda la información y pruebas posibles Analizar las circunstancias, datos y hechos Considerar los antecedentes del trabajador Escuchar atentamente al trabajador No actuar con el estado de ánimo alterado Estudiar o presentar el caso a las directivas

Atender las quejas del trabajador Prestar atención a lo que dice el trabajador Investigar, reunir datos y hechos Ser claro y concreto en la respuesta Ser justo, admitir los errores si existen Tramitar la queja si ésta no le compete

CAPACITACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Detectar necesidad de capacitación Incremento del desperdicio y el reproceso Bajos índices de calidad y productividad Despidos frecuentes de personal Índices elevados de accidentalidad Retrasos no acostumbrados, incumplimiento

Aplicar métodos de enseñanza Preparar al trabajador Explicar el procedimiento, paso a paso Demostrarle cómo se hace el trabajo Hacerle preguntas Probarlo dejándolo que haga el trabajo Corregirle los defectos Dejarlo trabajar en forma gradual

Otros métodos de capacitación Instrucciones verbales individuales Instrucciones verbales de grupo Conferencias y pláticas Demostración práctica de operaciones Instrucciones escritas, guías, manuales

SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Responsabilidad patronal El trabajador ingreso sano debe retirarse sano, El empleador debe brindar al trabajador un medio de trabajo seguro, Sin riesgos fisicos, Sin riesgos químicos, Sin riesgos biológicos

Qué responsabilidad le incumbe al supervisor Ayudar a identificar los factores de riesgo laborales Apoyar planes y programas de salud ocupacional Contribuir a identificar las causas de los accidentes Enseñar al trabajador a prevenir los accidentes Establecer o mantener métodos de trabajo seguros Aplicar y hacer que se apliquen medidas de seguridad

Planear bien los trabajos Uso de los recursos: Tiempo Materiales, insumos Equipos, maquinaria Espacio Trabajos por turnos Presión por trabajos urgentes Técnicas de programación

MEJORAMIENTO CONTINUO

Componentes de la calidad Calidad intrínseca del producto o servicio Costo del producto o del servicio Satisfacción del cliente Garantía de la calidad Cumplimiento en el sitio y momento de la entrega Moral del trabajador Seguridad del trabajador y del cliente

Conceptos sobre el control de calidad Calidad en primer lugar Acción orientada a los pocos vitales Utilización de hechos y datos Calidad asegurada por el control del proceso Control a las causas fundamentales

El papel del supervisor en los procesos de mejora Ayudar a identificar procesos a mejorar Obtener datos y hechos para controlar procesos Controlar los estándares de calidad Identificar y resolver problemas de mala calidad Ayudar a controlar los costos de la calidad

Herramientas de control de calidad ESTRATIFICACIÓN Identificar el problema principal HOJA DE VERIFICACIÓN Facilitar la recolección de datos GRÁFICO DE PARETO Jerarquizar la solución a los problemas DIAGRAMA CAUSA-EFECTO Visualizar conjunto de causas DIAGRAMA CORRELACIÓN Verificar la la relación entre dos variables HISTOGRAMA Estadística del comportamiento de una variable del proceso

Ayudar a reducir costos Reducir desperdicio de material y reproceso Ahorrar tiempo, actuar oportunamente Mejorar el rendimiento en el trabajo Gasto con prudencia o con moderación Mejorar los métodos de trabajo

Mantener orden y limpieza Mejorar los hábitos y métodos de trabajo Establecer programas de limpieza Manejar y almacenar los materiales Preservar la salud de los trabajadores Evitar accidentes de trabajo Mejorar el aspecto de las instalaciones

Inspecciones de orden y limpieza EQUIPOS Equipo dañado Congestión Fugas y goteos MATERIALES Apilamiento Pasillos obstruidos INSTALACIONES Objetos en desorden ELEMENTOS Baños, sanitarios Lockers, vestiers Bolsos, maletines

ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

Administrar bien el tiempo Capital que podemos utilizar en lo que queremos De su uso depende estilo de vida, salud y felicidad Decisivo para el trabajo, el hogar y la vida Es un recurso que es no renovable Saber aprovecharlo para vivir en armonía

Quita tiempos más frecuentes Falta de comunicación, indicaciones poco claras Falta de disciplina, voluntad y perseverancia Indecisiones y aplazamientos innecesarios Incapacidad de decir NO, cuando es necesario Dedicación a cosas inútiles o innecesarias

Planear con anticipación Tener claridad en los objetivos Conocer lo necesario e importante Pensar y actuar analizando detalles Prever lo que pueda pasar Prever situaciones inesperadas

Evitar los retrasos Si un trabajo se debe hacer, hay que hacerlo pronto Lo que se empieza se debe terminar Abordar primero las situaciones más difíciles Evitar actividades que son una pérdida de tiempo Empezar las actividades con puntualidad

Equilibrar el uso del tiempo Actividades laborales Desarrollo personal - aprendizaje Rutinas: comer, dormir, aseo, transportarse Recreación personal y familiar Espacio para la intimidad y aislamiento Compromisos sociales y familiares