La Planeación de un Grupo Scout Asociación Scouts de Colombia Bogotá

Utilizar un elemento de Planeación nos sirve para: Conocer la situación actual de nuestro Grupo Scout, Mejorar los resultados, mediante una acción organizada que avance hacia metas compartidas por todos, Organizar nuestros recursos y Determinar qué debemos hacer para pasar del estado actual al estado deseado.

La Vida de Grupo está formada por aspectos muy diferentes y para concertar una Planeación que los integre a todos, se han ordenado en áreas afines, a las que llamaremos Áreas Estratégicas

Las Áreas Estratégicas son: Valores Son nuestras convicciones fundamentales, tal como nacen del propósito y de los Principios del Movimiento Scout y se expresan en la Ley y la Promesa Recursos Humanos Compuestos por la cantidad y calidad de los adultos que en nuestro Grupo Scout dan ejemplo de los valores y contribuyen a la aplicación del Programa Programa de Jóvenes Son los objetivos educativos que nos proponemos, las actividades que desarrollamos para lograrlos y el Método que usamos para actuar con los jóvenes Finanzas Son los recursos financieros que obtenemos y administramos para que nuestro planes se hagan realidad Gestión Son las acciones de organización y administración que desarrollamos para apoyar nuestra labor educativa Crecimiento Es el logro de las metas que nos proponemos para ser más y mejores

Indicador de Desarrollo En cada Área Estratégica es posible identificar funciones clave, que nos sirven para evaluar si nuestro Grupo Scout está cumpliendo con su propósito. Respecto de cada una de esas funciones podemos definir un estado deseable a alcanzar, el cual formularemos en términos de pregunta y que llamaremos Indicador de Desarrollo

¿ Qué pasos comprende establecer la Planeación del Grupo ? Respecto de cada Indicador: Determinar el Estado Actual Reconocer nuestra Visión Establecer Metas anuales Diseñar Acciones Designar Responsables Respecto del conjunto de indicadores: Confeccionar un Calendario Establecer un Sistema de Evaluación

Determinar el Estado Actual Los Miembros del Comité de Grupo hacemos un diagnóstico participativo de la situación actual en relación con el indicador respectivo, lo que nos permite identificar los principales desafíos que enfrentamos. Un diagnóstico participativo tiene 2 grandes ventajas: Analizan la situación las mismas personas que la viven y que conocen los resultados de anteriores intentos por mejorarla. Toman conciencia de la situación y se compromenten a mejorarla los mismos que están llamados a buscar soluciones y que conocen los recursos con los que cuentan.

Reconocer nuestra Visión La Visión responde a la pregunta “¿hacia dónde vamos?”. De ahí que en esta parte se describe la situación en la que nos gustaría estar dentro de un cierto tiempo y que significará un cambio favorable respecto de la situación actual. Este paso supone una cierta capacidad para imaginar cómo podría ser nuestro Grupo Scout en el futuro. También exige realismo, ya que se debe pensar en un futuro posible, de acuerdo con los recursos con los que se cuenta o se podría contar. Es una Visión y no una meta, por lo que se expresa en términos generales.

Establecer Metas anuales Una vez reconocida la Visión, se establecen Metas anuales, es decir, lo que durante un año queremos lograr en la dirección de esa Visión. La Meta debe ser factible y en un año no tiene necesariamente que superar ni tampoco alcanzar el Indicador de Desarrollo. Basta con lograr una mejoría respecto del estado actual. La Meta debe ser clara, concreta y evaluable.

Elementos básicos para determinar una Acción: Diseñar Acciones Una Acción es una actividad que debemos desarrollar para avanzar desde el estado actual hacia la Meta propuesta. Elementos básicos para determinar una Acción: Contenido [¿en qué consiste?] Destinatarios [¿a quiénes está dirigida?] Plazos [¿cuándo se realiza?]

Designar Responsables Al mismo tiempo, o después de diseñar las Acciones, se designan los Responsables de hacer posible que esas Acciones se realicen. El Responsable puede ser individual o colectivo. Si es individual, la persona asume la responsabilidad de coordinar a quienes intervienen en la realización de la Acción. Si el Responsable es un grupo de personas, quien lo coordine asume la tarea de conducir a todos los que intervienen en la Acción.

Confeccionar un Calendario Una vez se ha efectuado el análisis de todos los Indicadores, se confecciona un Calendario, en el cual se ordenan, según su fecha de realización, las Acciones propuestas y sus Responsables. Este Calendario debe ser comunicado y conocido por todos los Miembros del Grupo Scout antes de dar inicio al “1er Ciclo de Programa” del año. Igualmente, copia del mismo se enviará al Coordinador de Distrito, para que, con base en todos los Calendarios de los Grupos, el Comité de Distrito elabore la “Programación” del mismo.

Establecer un Sistema de Evaluación Antes de poner en marcha la Planeación, debe desarrollarse un Sistema de Evaluación que permita: Corregir y reforzar en la marcha. Estimular y apoyar a los participantes. Observar si se lograron los resultados esperados. Es conveniente que un Miembro del Comité de Grupo, que ojalá no sea el Jefe del Grupo, se encargue del seguimiento de la Planeación, encargado de: Mantener estadística confiable. Observar directamente el desarrollo de las Acciones proyectadas. Sostener entrevistas individuales periódicas con los Responsables. Destinar un espacio en las reuniones del Comité. Realizar encuentros especiales del Comité.

¿Qué opciones tenemos? Varias. Entre otras, la Asociación recomienda la aplicación del Manual de la Oficina Regional Interamericana denominado “Hagamos un Plan de Grupo”, que nos proporciona 28 Indicadores sobre los cuales basar nuestra “Planeación de Grupo”, pero si el Grupo lo prefiere, puede utilizar cualquier herramienta de planificación que le permita proyectarse al futuro y brindar a sus Miembros el mejor Programa de Jóvenes.

¿ Y del “Plan de Distrito”... ...qué ?

De acuerdo con los Estatutos de la Asociación, el Distrito es una estrategia de acción que busca coordinar la labor educativa de varios Grupos Scouts afines. Por lo tanto, el Distrito debe aunar los esfuerzos de los Grupos que lo componen para satisfacer las necesidades más apremiantes que un Grupo sólo no pueda solucionar.

La “Programación del Distrito” es la sumatoria de las necesidades comunes de los Grupos que lo conforman y nace de las Planeaciones elaboradas por cada uno de los Grupos Scouts. Las necesidades más sentidas en los Distritos son los insumos con los que se confecciona el “Plan Nacional”.

¡ Ya es hora de iniciar los procesos de Planeación para el 2004 !