Indicadores de Desempeño Sistema de Evolución y Alerta de Proyectos - SEAP Semáforo – Versión 1.0 1

Temario Aclaraciones previas Resumen ideas principales ¿Por qué utilizar SEAP? – Beneficios Explicación del sistema Necesidades del sistema Resumen 2

Aclaraciones previas Se pretende una primera aproximación a lo que sería un sistema de indicadores y alertas. Los datos que se muestran son a MODO DE EJEMPLO. 3

Resumen ideas principales SEAP es un sistema de indicadores, que es un mecanismo sistemático y permanente de monitoreo del avance, resultado y alcance de la operación diaria, para evaluar el cumplimiento del quehacer institucional, a través de indicadores y metas. Permite observar la evolución de la ejecución de los proyectos y actividades. 4

¿Por qué utilizar SEAP? - Beneficios Permite medir los resultados de la ejecución de los proyectos y actividades que se encuentran enmarcados en los ejes estratégicos de la organización para su posterior análisis, evaluación y corrección en caso de ser necesario. Muestra y alerta a simple vista sobre como se está ejecutando un proyecto o una actividad. Alerta sobre la necesidad de tomar medidas correctivas en caso de que los resultados que se obtienen sean distintos respecto a lo que se había previsto en una primera instancia (desvío). 5

Explicación del Sistema Para que el sistema funcione, se requiere planificar los proyectos y actividades que piensa implementar, teniendo en cuenta tanto variables endógenas como exógenas, previendo la cantidad que se piensa “producir” en cada período durante los cuales se ejecuta cada proyecto. Los únicos datos que el usuario debe ingresar al sistema son la cantidad real que se produce en cada período (que es un dato que se logra una vez cumplido ese período) y lo que se pretende producir en cada período (es un dato que se debe ingresar al principio del proyecto). 6

Explicación del Sistema - continuación Actividad: Indica la actividad sobre la cual se medirán los resultados. En el ejemplo, la actividad propuesta es “Informe de Coyuntura Trimestral” 7

Explicación del Sistema - continuación Objetivo: Indica los objetivos que fueron consensuados y en los cuales deben enmarcarse los proyectos y las actividades. 8

Explicación del Sistema - continuación Indicador: Muestra los indicadores propuestos. Deben encuadrarse en alguna de las siguientes categorías: Eficiencia - Calidad Eficacia - Mix entre ella 9

Explicación del Sistema - continuación Operacionalización: Es la fórmula que se realiza para calcular el cumplimiento de la meta. 10

Explicación del Sistema - continuación Período: Indica los períodos en los cuales se va a desarrollar el proyecto y en las cuales se procede a calcular la evolución del proyecto. En este caso se miden los trimestres de cada año. 11

Explicación del Sistema - continuación Dato Real: Es un dato ex- post. Es una de las dos columnas en las cuales el usuario debe ingresar los datos. Es el numerador del resultado (columna H) Se ingresa la cantidad de “producto” que se logró en un período. Es un dato que se logra una vez finalizado el período. 12

Explicación del Sistema - continuación Meta prevista: Es un dato ex-ante. Es la otra columna que debe ser completada por el usuario. Indica la cantidad de “producto” que se ESTIMA se logrará en cada período. Es un dato que debe ingresarse al inicio del proyecto. Es el denominador de la fórmula (Columna H) 13

Explicación del Sistema - continuación Desvío: Ofrece un impacto visual que alerta sobre la marcha del proyecto. El resultado que se obtiene es la diferencia entre el 100% y el avance parcial (columna H). Para este caso, el semáforo estará en: VERDE: si el desvío es menor o igual a 0,10; AMARILLO: si está entre 0,11 y 0,50; ROJO: si es mayor o igual a 0,51 14

Explicación del Sistema - continuación Fuente: Cita la fuente de donde se obtienen los datos para la realización de los cálculos. 15

Explicación del Sistema - continuación Gráfico: Muestra de manera gráfica la comparación entre lo que se había previsto realizar en cada período y lo que efectivamente se realizó. A mayor distancia entre las líneas, mayor es el desfasaje entre lo previsto y lo realizado. También permite observar como fue la tendencia a lo largo del proyecto. 16

Necesidades del Sistema Que los proyectos y actividades se encuadren en los ejes y objetivos propuestos. Buscar dentro de las categorías propuestas, el indicador adecuado, el más representativo que nos permita sacar las mejores conclusiones. Que se prevea la cantidad de períodos en el cual se va a desarrollar el proyecto. Una vez finalizado un período, completar el dato sobre la cantidad “producida” en ese período. Al inicio del proyecto se debe completar la cantidad que se estima se “producirá” en cada período. Analizar los resultados y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario. Hacer propuestas de mejora al sistema para enriquecerlo. 17

Resumen El objetivo es realizar una primera aproximación a un sistema de indicadores y alertas. Permite observar como evoluciona la ejecución de un proyecto y/o una actividad. Otorga la posibilidad de evaluación de un proyecto y/o una actividad y ver si se cumple en tiempo y forma Alerta sobre la desviación respecto a lo planificado de manera de poder tomar medidas correctivas a tiempo. Se cuadra en los lineamientos consensuados. Se deben cargar sólo un par de datos para poder obtener los distintos resultados 18