LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL PIT FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Secretaría de Relaciones y Extensión Universitaria LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL PIT L.C. TOMÁS HUMBERTO RUBIO PÉREZ. L. A. ALBERTO GARCÍA PANTOJA. MAYO 2013

La organización y gestión del pit

Describe el estado al que se aspira en el futuro. VISIÓN Propósito de la organización y razón de ser de la empresa. MISIÓN

PROGRAMA Secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. PROYECTO Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio único.

Programas y Proyectos Programas son permanentes y rutinarios. Los proyectos son actividades nuevas. Con el paso del tipo los proyectos se pueden convertir en programas permanentes.

LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN La administración es la función de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización. ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas con objetivos comunes.

META: Son los procesos que se deben de seguir para cumplir los objetivos. Objetivo: Cristalización de un plan de acción o de trabajo el cual esta conformado por metas. Diferencia: El objetivo es una serie de metas planteadas por una organización a largo plazo

Funciones de la Administración Planeación Control Dirección Organización MECÁNICA Es la parte teórica, en la cual se establece que debe hacerse. DINÁMICA Se refiere a como manejar el organismo social. Ver que las cosas se hagan.

PLANEACIÓN Determinación del rumbo a donde se dirige la empresa, y los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir estrategias.

PLANEACIÓN En esencia, se formula un plan o un patrón integrando, predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar el futuro y ver hacia delante. PLAN: Documento con un conjunto de perspectivas y previsiones.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

POLÍTICAS: Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos. PROCEDIMIENTO: Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. MÉTODO: Medio utilizado para llegar a un fin.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN Anticipar los posibles problemas futuros. De acuerdo a lo que arrojen los resultados del control se modificarán los planes.

ORGANIZACIÓN Se refiere a la división de la organización entera en unidades, comúnmente llamadas divisiones o o departamentos.

ORGANIZACIÓN También deberán dividirse en subunidades, conocidas como secciones, que tiene determinadas responsabilidades.

ORGANIZACIÓN Esta organización tiene como fin que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los objetivos globales de la organización.

ORGANIGRAMA Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización EJEMPLO: staff Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

DIRECCIÓN Ejecución de las funciones de la administración mediante la conducción y orientación del factor humano y el liderazgo hacia el logro de la misión y visión.

DIRECCIÓN Es el proceso de influjo interpersonal en virtud del cual los gerentes se comunican con sus subalternos respecto a la ejecución del trabajo.

CONTROL Consiste en vigilar el desarrollo de las actividades basándose en los objetivos y normas establecidas en la planeación.

CONTROL El control relaciona el progreso o avance real con el desempeño que se previó al momento de la planeación.

CONTROL La realización de informes, comparaciones y evaluación del avance constituyen el fundamento para invertir, hacer ajustes, replanear y aplicar otras medidas correctivas.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO La Administración de un proyecto consiste en una operación con un principio y un fin, llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y calidad.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO El concepto de la administración de proyectos como disciplina se desarrollo en la administración del programa espacial de los Estados Unidos de Norteamérica a principios de la década de los sesenta.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO Un proyecto tiene principio y fin definidos. Usan recursos (personas, dinero y tiempo). Siguen una planeación.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO Incluye un equipo de personas, (equipo de trabajo). Los resultados del proyecto tienen metas específicos de calidad y desempeño.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO FASES Inicio Planeación Organización Ejecución Control

FASE I: Inicio Necesidad de mejora. Reconocimientos de que un proyecto puede llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Precisar el alcance general del proyecto.

FASE I: Inicio Seleccionar los miembros iniciales del proyecto de acuerdo a lo que tenemos disponible y al perfil de las personas. ALCANCE: es el tamaño del proyecto y determina cuantos recursos y tiempos se requieren.

FASE 2. PROCESO DE PLANEACIÓN Paso 1 Establecer una o varias metas. Paso 2 Definir la situación actual. Paso 3 Identificar las ayudas y los obstáculos de las metas.

FASE 2. PROCESO DE PLANEACIÓN Paso 4 Desarrollar un plan o los medios de acción para alcanzar las metas (Estrategias). Paso 5 Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o paralelas. Paso 6 Indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de los objetivos.

ÁREAS DE LA PLANEACIÓN Mercado Producto (Alumnos) Se refiere a la forma más adecuada de servir al mercado. UTILIDADES (Obtener) Mejor combinación de los recursos para obtener mayores beneficios CRECIMIENTO (Mejora) Índice de expansión o concentración que se espera. RECURSOS HUMANOS Esfuerzos de la planeación para retener y atraer el personal administrativo necesario

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN Las herramientas cuantitativas de la planeación, que se utilizan para la toma de decisiones, son aquellas que permiten tomar decisiones en forma más racional.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN Esto ayuda a hacer más efectiva su planeación.

EJEMPLO DE HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN ANÁLISIS FODA Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas Internas Externas

FASE 3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN Es coordinar todas las actividades o trabajos que se realizan para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación.

FASE 3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN Para que se alcancen las metas es preciso determinar antes las tareas. Estos puestos serán ocupados por ciertas personas. Las actividades se repartirán en puestos. Para que el trabajo se haga lo mejor posible.

FASE 4. PROCESO DE DIRECCIÓN Guiar y motivar a los trabajadores para logar los objetivos de la empresa. Esto implica el logro de objetivos con y por medio de personas. Se establecen relaciones duraderas entre empleados y empresa.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN Liderazgo: Consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de los objetivos de la organización. Motivación: Se impulsa la conducta del personal hacia el logro de los objetivos. Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y se recibe información.

FASE 4. PROCESO DE CONTROL Medición y corrección del rendimiento de los componentes, con el fin de alcanzar lo objetivos y los planes ideados para su logro. Señala debilidades y errores con el propósito de rectificarlos y encontrar áreas de oportunidad.

ELEMENTOS DEL CONTROL Costo Número de unidades a producir. Cantidad Grado de eficiencia de los trabajadores. Calidad Tiempo que insume la venta del nuevo producto. Uso de tiempo Que la fabricación no sobrepase los precios en un periodo normal. Costo

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Para tener éxito en un proyecto es imperativo definirlo claramente antes de empezarlo.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Definiendo los criterios para llevar a cabo el proyecto completo hasta terminarlo con todo éxito.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Un proyecto bien ejecutado produce el resultado esperado dentro de un plazo y límites de gastos prefijados.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO El objetivo del proyecto es entregar un resultado.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Al termino del proyecto se deberá: Escribir manuales de operación. Retroalimentación a los participantes. Disponer de los equipos, materiales y suministros sobrantes.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Evaluar la experiencia. Completar una auditoria final. Escribir un informe sobre el proyecto y efectuar una revisión del proyecto con la alta Gerencia.

ESTABLECIMIENTO DE ESTRATEGIAS Estrategia. Es la elección de los diferentes cursos de acción a seguir para alcanzar los objetivos. Las estrategias las establecen los responsables del proyecto, tomando en cuenta las opiniones de los miembros de la organización. Características de las estrategias: 1.- Dan dirección a los planes. 2.- Crean la estructura de los planes. 3.-Ayudan a llevar a cabo la función del control. 4.-Son de utilización general.

FIN