Objetivo Particular: Modulo 5: Transferencia Primaria y Destino final El participante conocerá: Transferencia primaria Transferencia Secundaria Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata Baja documental Descarte de publicaciones periódicas y libros Donación de documentación de Apoyo Informativo

Transferencia Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (Proceso de Transferencia Primaria) y de expedientes que deban conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (Proceso de Transferencia Secundaria). Los expedientes de archivo de Trámite que se van a transferir se requisitan en el Formato de Usos Múltiples en su modalidad de Transferencia Primaria. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de Trámite, quien mantendrá comunicación con el asesor en materia de archivos por parte de la Coordinación de Archivos del IPN para llevar a cabo la transferencia de su unidad como lo indica el Calendario de transferencias publicado en la página www.drmys.ipn.mx

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN V A L O R D O C U M E N T A L : *A D M I N I S T R A T I V O *C O N T A B L E *F I S C A L *L E G A L ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO DE TRÁMITE TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA SECUNDARIA VALOR DOCUMENTAL: *EVIDENCIAL *TESTIMONIAL *INFORMATIVO

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos PLANES Y PROGRAMAS 2001 2003 2014 2015 Nombre y año PLANES Y PROGRAMAS P0Q504/3C.2/01 2004 Subfondo, sección, serie y año PLANES Y PROGRAMAS IPN/P0Q504/3C.2/01 2016 Fondo, subfondo, sección, serie y año La clasificación de los expedientes a cambiado conforme a la LGOCA.

Datos proporcionados por el RAT Inventario de Transferencia Primaria, Expedientes con documentación Administrativa: Datos proporcionados por el RAT

EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IPN/POC000/6C.4/01 2018 Contrato INFRA-IPN EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IPN/POC000/4C.3/1541 1980 Álvarez Ramírez, José Antonio EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE DE PERSONAL

Eliminación de documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)

Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata Es aquélla documentación que es creada o producida en función de una actividad administrativa. Sirve como prueba en la realización de un acto administrativo inmediato

Características No La baja documental es inmediata se transfiere No al Archivo de Concentración La baja documental es inmediata al término de su vigencia, la cual es un año. No lleva fórmula clasificadora

Pasos para realizar la eliminación de documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)…

previa de acuerdo al listado. de acuerdo al listado. Elabora UN LISTADO (Formato de Usos Múltiples) Semejante a una relación simple. 4. Elabora un Acta Circunstanciada previa de acuerdo al listado. 2. Ubica los documentos en cajas de acuerdo al listado. 3. Convoca al OIC, mediante oficio. 7. ENVIA un oficio de notificación al AGN junto con el listado de relación simple y el Acta Circunstanciada en original. 5. EMITE durante la auditoría, el Acta Circunstanciada final 6. Entrega el Acta Circunstanciada final y listado de relación al RAC. 8. ANALIZA el oficio de notificación, el listado de relación simple y el Acta Circunstanciada en original.

Baja Documental

DEFINICIÓN Eliminación de aquella documentación que ha prescrito sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y no contiene valores históricos.

Formatos para la Baja Documental

Inventario de Baja Documental

FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN DE ARCHIVOS ÁREA DE IDENTIFICACIÓN: Nombre de la Unidad Administrativa:   Funciones o atribuciones del área productora: ÁREA DE CONTEXTO: Carácter de la Función: Sustantiva ( ) Común ( ) Estado Físico de la documentación: Periodo Documental: de ( ) a ( ) Datos de los Archivos No. de Expedientes: No. de Cajas: Peso (kilogramos): Volumen (metros lineales): Valores documentales de la serie: Administrativo ( ) Legal ( ) Fiscal ( ) Contable ( ) Metodología de Valoración: Transferencia al Archivo Histórico : Si ( ) No ( )

Donación de Documentación de Apoyo Informativo

Documentación de Apoyo Informativo Su utilidad reside en la información que contiene para apoyo de tareas asignadas, carece de valores administrativos, no se clasifica en ningún instrumento archivístico, no se transfiere al archivo de concentración y su vigencia es al término de su utilidad.

PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO Se donara a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG), para dar cumplimiento al programa “RECICLA PARA LEER”, el papel y cartón cuando ya no sean de utilidad. (DOF 21/febrero/2006) El papel y cartón no útil que generen las dependencias Politécnicas, deberá entregarse periódicamente, limpio y en cajas o bolsas negras, a la División de Infraestructura Física (DIF) de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMyS) del instituto.

Estabilización: Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros se le conoce como Estabilización.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN