Comunicación efectiva en la organización Germán Ernesto Nieto C. Director de Comunicaciones Universidad Icesi

¿Qué es una organización? ¿Cómo hago comunicación efectiva? ¿Qué es comunicación? ¿Qué es una organización? ¿Cómo hago comunicación efectiva? …

Agenda Primero… organización Segundo… comunicación Tercero… ¿qué hacer para lograr una comunicación efectiva?

Usted y las organizaciones Piense en algunas de las organizaciones de las que usted es parte… Familia, profesor, estudiante, jefe, votante de elecciones, paciente, miembro de CLADEA, miembro de un equipo, hincha… El tamaño, la estructura, la complejidad, los propósitos y la longevidad son variables: representan elementos dinámicos de la sociedad.

Las organizaciones Las organizaciones existen porque uniendo recursos los individuos pueden lograr más que si lo hicieran solos. Dos personas deben: coordinar sus esfuerzos… una no puede ver a la otra trabajar… pues no se logra el objetivo.

Las organizaciones Existen en virtud de ciertos objetivos que sólo se EL primer paso de Neil Armstrong en la luna fue un testimonio del poder de la organización humana y técnica en su máxima expresión. Existen en virtud de ciertos objetivos que sólo se alcanzan con: 1. Esfuerzos comunes: Personas que van más allá de sus limitaciones individuales 2. Acciones conjuntas: Se involucran en acciones concertadas y coordinadas con otros

Interdependencia... Las personas se influyen mutua y recíprocamente. Entender el concepto es crucial para entender la dinámica organizacional Las personas se influyen mutua y recíprocamente. El comportamiento de una persona afecta el comportamiento de otra. Cuando los individuos desarrollan finalidades comunes, actúan de manera cooperativa y unen sus esfuerzos y recursos: allí se genera interdependencia y la organización tiene lugar.

Ubicación en el espacio y el tiempo Las organizaciones no existen en el vacío. Existen en un contexto y en un ambiente al que deben responder. Interactúan en forma continua. Entran en relación con otros individuos y organizaciones del medio ambiente global: Los clientes, los proveedores, el gobierno… todos hacen demandas a la organización.

Organizaciones Vs. Organizar Un sentido estático para describir los patrones estables de coordinación. Proceso continuo mediante el cual se efectúan las actividades y las acciones coordinadas. La organización es el resultado de organizar en cualquier momento determinado

¿Qué permite que las personas se organicen? La Comunicación es lo que permite que las personas se organicen. Hace posible que las personas coordinen sus actividades para lograr actividades comunes.

Ahora respondamos a la pregunta: ¿Qué es comunicación?

¿Qué es entonces la comunicación? “Proceso en el que las personas construyen significados y desarrollan expectativas sobre lo que sucede a su alrededor y entre sí mediante el intercambio de símbolos” Construir significados Desarrollar expectativas Intercambiar símbolos

¿Qué dicen los autores? “Proceso de transferencia de información y entendimiento de una persona a otra” y añade “es la única manera de lograr la administración dentro de una organización”. Keith Davis. 1972. “La comunicación - intercambio de información y transmisión de significado - es la esencia misma de un sistema social o de una organización”. Katz y Kahn. 1978

“Al igual que todos los sistemas vivientes, las organizaciones se establecen y mantienen mediante la comunicación con sus ambientes y entre sus partes” Lee Thayer

Todos coinciden... La comunicación es una fuerza dominante en la vida organizacional. La comunicación es la esencia de la organización. La comunicación es el enlace que mantiene juntas a las diversas partes interdependientes del sistema organizacional. Sin comunicación no existe la actividad organizada.

Los significados no se desarrollan en el vacío social. Construcción de significados Si yo construyo mi propio significado y usted construye el suyo, ¿cómo es posible que nos entendamos y coordinemos nuestras actividades? Los significados no se desarrollan en el vacío social. La comunicación es transaccional, pues usted aprende con otros a usar símbolos y a construir significados. Mientras más frecuente y regularmente se comunica con otra persona, más logra usted compartir significados con ella.

Construcción de significados Mensaje Significados Emisor Receptor Referente

Desarrollo de expectativas El aprendizaje de los símbolos y de su asociación con experiencias se lleva a cabo prestando atención a las personas y observando que hacen cuando emplean los símbolos. Usted puede construir significados aproximadamente similares a los de las personas que se encuentran a su alrededor. Usted desarrolla expectativas o hace predicciones sobre lo que la gente realizará.

Sólo cuando las expectativas se comparten, es posible la coordinación y tiene lugar la organización Haga 10 copias de este informe y distribuyalos entre los miembros del departamento Jefe Secretaria La Jefe espera que: 1.comprenda las instrucciones 2. Esté dispuesta a cumplirlas 3. Efectúe la tarea con velocidad y precisión razonables.

En la reunión con el Departamento la Jefe espera que: 1. Espera que todos estén familiarizados con el informe. 2. Supone que ya ha sido distribuido y leído. Sólo cuando las expectativas se comparten es posible la coordinación y tiene lugar la organización. Cuando no se comparten los significados y las expectativas se limitan a funcionar en mundos privados.

Intercambio de Símbolos El intercambio de símbolos con los demás permite crear significados y compartir expectativas. Los símbolos pueden ser: 1. Verbales 2. No Verbales

Símbolos Verbales Cuando se utilizan palabras para hablar o escribir a otros: Verbal-oral: dar instrucciones, entrevistar, dar o recibir información.etc. Verbal-escrito: cartas, informes, boletines, etc.

Símbolos No Verbales Los gestos, expresiones faciales El mobiliario o equipo de oficina La ropa y las joyas Entonación Modulación Intensidad de voz En el contexto de una organización

Un ejemplo... Pues no. Parecía cortante y tuve la impresión de que no quería que le quitara mucho tiempo. Te vi entrar a la oficina de la Sra. Sara. ¿tuviste la oportunidad de contarle nuestra idea sobre la reunión de consultas en línea?

Retomemos La comunicación es la base de los procesos de organizar que tienen lugar en las organizaciones. Pero es diferente a información. ¿Qué es la información? Reconoce patrones y determina el grado de predicción de su ocurrencia. La función de la información es reducir la incertidumbre.

¿Qué es la Comunicación? Se refiere a un tipo especial de reconocimiento de patrones: el que se expresa en forma simbólica. Las personas deben compartir un sistema simbólico. Las palabras o símbolos deben significar lo mismo para ambos.

¿Qué es la Comunicación? 1. La comunicación es susceptible de ser estudiada, pero necesitamos varios enfoques disciplinarios. 2. Toda comunicación involucra signos y códigos. Los signos son actos o artefactos que se refieren a algo diferente de ellos mismos, es decir, son conceptos significativos. Los códigos son sistemas de organización de los signos que determinan como éstos pueden estar inter-relacionados. 3. Estos signos o códigos son transmitidos, o puestos a disposición de otros; y transmitir o recibir signos, códigos o comunicación, es la práctica de las relaciones sociales. 4. La comunicación es central a la vida de nuestra cultura: sin ella, la cultura muere. En consecuencia, el estudio de la comunicación implica el estudio de la cultura a la cual está integrada.

Elementos del proceso de Comunicación Contexto Referente Mensaje Emisor Productor Originario de la Comunicación Receptor Destinatario final de la Comunicación Código Medio o Canal Retroalimentación

Y … ¿Cómo hacemos para que la comunicación sea efectiva?

Primero: prepárese Es necesario entrenarse. No lo haga espontáneamente. Busque asesoría y haga pruebas. Redescubra el proceso.

Después: hágase preguntas Piense en el receptor y hágase muchas preguntas: ¿Quién es? ¿Cómo es? ¿Cuáles son sus costumbres? ¿Qué lee? ¿Por qué? ¿En dónde?

El receptor Es posible que sean varios: clasifíquelos. Hágase las mismas preguntas para todos. Determine sus necesidades exactas de comunicación o de transmisión de información. Haga un plan detallado con cada uno. Evalúe la efectividad.

Tenga en cuenta … Evitar ruidos en el proceso Siempre estar en contexto No hable en clave o con términos desconocidos Escoja muy bien los medios o canales Elabore muy bien el contenido (7%) Interactúe siempre pensando en el otro Desde los zapatos del otro

La comunicación es: Intercultural. Tolerante. Incluyente. Clara y precisa. Escuchar antes de hablar. Un ejercicio planeado. Es transversal a todo lo que hacemos.

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