Las 5S Principios de organización que ayudarán a optimizar el espacio físico, el manejo de recursos y hacer que tu desempeño sea mas productivo. Los lugares donde se aplican las 5S terminan siendo lugares limpios, agradables y seguros que contribuyen a mejorar la motivación en el trabajo y el control del stress. Realizado por Gustavo Adolfo Villegas López Teléfono con permiso para libro de Luis Alberto Mora G.

¿Qué significa 5S? Las 5S son cinco palabras japonesas que, de forma inicial, podríamos definir como: Seiri: Clasificar Seiton: Organizar Seiso: Limpiar Seiketsu: Estandarizar Shitsuke: Continuar A continuación te mostraré los beneficios de incorporar las 5S a tu vida y te guiaré para que las apliques en un sitio específico de tu casa.

Este programa contiene una serie de videos en los que explico el significado de las 5S y te muestro ejemplos aplicativos típicos en nuestra cultura. Es importante que respondas a las preguntas previas a cada video ya que te ayudarán a centrar tu atención en la charla. Luego te recomiendo revisar las respuestas para confrontar tu pensamiento inicial sobre el tema con el aprendizaje del mismo. Además, te sugiero que adelantes un ejercicio práctico de forma paralela al estudio de los videos (un buen sitio donde iniciar es el arreglo de tu closet). En cada video te guiaré con éxito en esta labor. Te encontrarás con unos puntos de control que te reforzarán el aprendizaje obtenido por la práctica de las 5S a medida que avanzas en ello. ¿Cómo seguir el programa 5S?

VIDEO 1: Introducción a las 5S y explicación de la primera S En el primer video resalto la necesidad de la transformación cultural de las personas que trabajan para una organización. Allí explico las diferencias entre la cultura occidental y oriental y el contraste de los comportamientos valorados socialmente en ambas culturas. También presento el origen y el significado de cada una de las 5 palabras japonesas que inician por la letra “S” y que desembocan en una filosofía de vida. Allí también te explico cómo debe ser la implantación de la primera S “Clasificar”. A través de ejemplos muestro la necesidad de separar los elementos necesarios de los innecesarios y lo que sucede cuando esto no se realiza.

Actividades asociadas al VIDEO 1 Antes de ver el video te sugiero que des respuesta a las siguientes preguntas: 1.¿Qué diferencia crees que hay entre la cultura occidental y oriental? 2.Esas diferencias ¿cómo se reflejan en la vida diaria? Escribe algunos ejemplos. 3.¿Qué entiendes por clasificar? 4.Si fueras a arreglar tu closet ¿qué tareas de clasificación debes emprender? 5.¿Cuál piensas que es la principal barrera al tratar de clasificar objetos dispuestos en áreas comunes para ser utilizados por varias personas? Luego de ver el video revisa las respuestas dadas y trata de complementarlas o modificarlas, te sugiero profundizar sobre el tema de las culturas orientales y occidentales. Ahora si, aplica la primera S en tu closet Ver VIDEO 1

VIDEO 2: Segunda S En este video explico la lógica para llevar a cabo la segunda S “organizar”: solo tener lo que se necesita y con un lugar asignado para cada cosa. Esta S facilita el compartir los artículos con otras personas al proponer como norma usar cada elemento y devolverlo al sitio original. Actividades: Antes de ver el video te sugiero que des respuesta a las siguientes preguntas: 1.¿Qué entiendes por organizar? 2.¿Qué diferencia hay entre organizar y clasificar? 3.¿Por qué se debe clasificar antes de organizar? 4.¿Qué lógica se debe llevar en el momento de asignar el lugar para las cosas? 5.Si un objeto es compartido por varias personas, ¿dónde recomendarías que esté ubicado? Da un ejemplo. Luego de ver el video revisa las respuestas dadas y trata de complementarlas o modificarlas. Continúa con la segunda S en tu closet Ver VIDEO 2

PUNTO DE CONTROL 1 En el arreglo de tu closet, 1.¿Qué dificultades tuviste al aplicar la primera S? 2.¿Qué criterios tuviste en cuenta para asignarle los lugares a las cosas? 3.Luego de aplicar las 2 primeras S, ¿cuántas cosas salieron del closet y cómo se refleja en la liberación de espacio?

VIDEO 3: Tercera y Cuarta S En este video inicio explicando la importancia de la Limpieza. Comienzo formulando la pregunta de por qué las cosas están sucias, y qué se debe hacer para no tener que limpiar de forma constante (un buen método consiste en preguntar recurrentemente “por qué” hasta llegar a la fuente de contaminación). La limpieza ayuda además, a detectar tempranamente problemas debido al contacto directo que se tiene con los objetos. La limpieza es inspección visual y táctil. Por ultimo, expongo la cuarta S: ”estandarizar”. Con ella se buscan formas mas fáciles de hacer bien las cosas, es el aseguramiento de las mejoras que se producen en las “S” anteriores. Los estándares aseguran que todas las personas hagan las cosas de igual forma y no como cada uno quiere. Con la estandarización se logran lugares de trabajo autogestionados.

Actividades asociadas al VIDEO 3 Antes de ver el video te sugiero que des respuesta a las siguientes preguntas: 1.¿Cómo defines la limpieza? 2.¿Quién crees que debe hacer la limpieza en una empresa? 3.¿Qué significa estandarización? 4.Da un ejemplo de estándar y menciona algunas ventajas que se obtienen con su implantación. 5.¿Qué entiendes por lugares autogestionados? Da un ejemplo de ello. 6.Menciona algunos lugares en los cuales te parecería beneficioso introducir estándares. Luego de ver el video revisa las respuestas dadas y trata de complementarlas o modificarlas. Continúa con la tercera y cuarta S en tu closet Ver VIDEO 3

Continuando con el arreglo del closet, 1.¿Qué dificultades tuviste al aplicar la segunda S? 2.¿Qué contramedida para posibles fuentes de contaminación propones? 3.¿Qué dificultades tuviste al aplicar la tercera S? 4.¿Qué estándares y controles visuales propones? PUNTO DE CONTROL 2

VIDEO 4: Quinta S Con la quinta S “autodisciplina” te demuestro como, a través de la practica diaria, se mantienen vivas las “S” anteriores. La quinta S convierte las 5S en una filosofía de vida. Antes de ver el video te sugiero que de respuesta a las siguientes preguntas. 1.¿Qué es la autodisciplina? 2.¿Cómo aplicas la autodisciplina? Da ejemplos de ello. 3.¿Por qué es importante la autodisciplina en las 5S? Luego de ver el video revisa las respuestas dadas y trata de complementarlas o modificarlas. Continúa con la aplicación de la quinta S en tu closet. Recuerda la importancia de esta S para mantener vivo el aprendizaje en el tiempo. Ver VIDEO 4

Continuando con el arreglo del closet, 1.¿Qué dificultades tuviste al aplicar la cuarta S? 2.¿Qué compromisos y acciones llevarás a cabo para garantizar la continuación de las 5S de forma permanente en tu closet? PUNTO DE CONTROL 3

Espero las 5S te hayan ayudado a mejorar la organización de un primer lugar en el que las aplicaste y que al interactuar con el mismo te motive a llevar estos principios a otros sitios hasta que terminen siendo parte de tu filosofía de vida. CONCLUSION Si deseas contactarme en el futuro puedes escribir a: Gustavo Adolfo Villegas L. Universidad EAFIT