LA ORGANIZACIÓN DE LOS CLUBES 4-H Prof. Santiago Arias Vega Especialista Programa Juventud y Clubes 4-H 4/18/2019

EMBLEMA 4/18/2019

PASOS A SEGUIR EN LA ORGANIZACION DE UN CLUB 4-H Celebrar en la comunidad y/o escuela una reunión de orientación para explicar el Programa, Misión, Filosofía, Beneficios, Requisitos de un Líder Voluntario Organizacional y requisitos de participación. A esta reunión deben asistir jóvenes y padres. Haga una lista de los jóvenes interesados y cítelos a una segunda reunión. Vuelva a discutir ampliamente la filosofía y objetivos del Programa y la conveniencia de organizar un Club 4-H en la comunidad y/o escuela. Discuta las responsabilidades de los padres, de los socios y de los Agentes. 4/18/2019

REQUISITOS PARA MATRICULARSE EN UN CLUB 4-H Estar entre las edades de 5 a 19 años Comprometerse a llevar a cabo un proyecto siguiendo las normas del Programa. Llenar y entregar a la brevedad posible la Tarjeta de Matrícula firmada por el socio, padre o encargado, líder voluntario y Agente de Extensión. 4/18/2019

UNA VEZ ORGANIZADO EL CLUB…. Ayude a cada socio a seleccionar su proyecto Enseñe a los socios a llenar la Tarjeta de Matrícula y vacíe dicha información en la Tarjeta de Récord Permanente. Envíe la tarjeta de Matrìcula junto a la Lista de Socios del Club a su Supervisor a cargo; quién la enviará a la Oficina Estatal. Seleccione la Directiva y orientela. 4/18/2019

UNA VEZ ORGANIZADO EL CLUB…. Enseñe a los socios a llevar a cabo la reunión regular. Conjuntamente con los socios y el Agente de Extensión, prepare el Programa de Trabajo del año. Siga el Programa de Trabajo del Club y actividades fijas en todos los niveles. Planifique, organice y celebre la Ceremonia de Iniciación. 4/18/2019

ELECCIÓN DE LA DIRECTIVA Antes de que los socios seleccionen la nueva directiva los agentes deben orientar al Club sobre las responsabilidades y deberes de los oficiales. Es muy importante que se consulte a todas aquellas personas que puedan ayudar en la selección sin influir directamente con el grupo. Luego se procede a celebrar la reunión para eligir la directiva, que debe estar compuesta de un presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, dos vocales y un reportero. Una vez seleccionada la directiva deberá procederse a seleccionar la fecha, hora y sitio de las reuniones. 4/18/2019

RESPONSABILIDADES DEL PRESIDENTE Preside y abre todas las sesiones y anuncia la orden del día. Menciona y somete a votación todas las mociones y cuestiones que han sido debidamente presentadas, secundadas y discutidas. Resuelve las cuestiones de orden. Nombra todos los comités salvo que el Club decida otra cosa. Convoca sesiones especiales, siempre que sea necesario, con el consejo y consentimiento del líder local. Aprueba las cuentas de desembolso sometidas por el Club. Dirige con tacto las reuniones. Reconoce las ideas de todos los miembros del Club y les da la oportunidad para que las expresen. La reunión pertenece a los socios. El presidente solo actúa de conductor, canalizando los puntos de vista de los socios. 4/18/2019

RESPONSABILIDADES DEL VICEPRESIDENTE Aprender todas las funciones y deberes del presidente, las cuales ejercerá en ausencia de este. Lleva a cabo funciones especiales a petición del presidente. Ayuda al Extensionista y al presidente a preparar los programas. Ayuda al presidente a mantener la asistencia a las reuniones del club. Puede presidir otros comités por delegación del presidente. 4/18/2019

RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO Lleva todas las actas de todas las reuniones. Pasar lista y llevar registro de los presentes. Lleva la correspondencia del Club. En ausencia del presidente y vice-presidente, declara abierta la sesión y preside hasta que se elija un presidente interino. Lleva un archivo del Club incluyendo informes, recortes de periódicos, fotografías y otros. Generalmente se sienta junto al presidente manteniéndose alerta a todas las sesiones y decisiones del Club. Ayuda al presidente y otros oficiales a hacer arreglos para reuniones y provee al presidente una lista de los asuntos (agenda). Redacta cartas para diligenciar decisiones que tome el Club. 4/18/2019

RESPONSABILIDADES DEL TESORERO Lleva la contabilidad clara y correcta de los desembolsos y las entradas del Club. 4/18/2019

DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL REPORTERO Ayuda a los otros oficiales del Club hacer arreglos para las reuniones. Redacta anuncios de reuniones y noticias de las actividades del Club para la prensa y la radio. Coleccionar recortes de periódicos que contengan noticias del Club para entregarlos al secretario del Club para su archivo. Aprender a escribir noticias de interés de su Club y remitirlas a tiempo. Estar alerta sobre noticias y acontecimientos de interés público para leerlos o informarlos en el Club. 4/18/2019

RESPONSABILIDADES DE LOS SOCIOS Aprenderse el juramento. Asistir a las reuniones regularmente. Seleccionar uno o más proyectos, establecerse metas y trabajar para alcanzarlas. Levar récord de todo su trabajo 4-H. Involucrar a los padres en sus actividades. Exhibir sus proyectos y participar en Concursos. Participar de todas las actividades del Club. 4/18/2019

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL CLUB 4-H Comprende una serie de actividades planificadas por los socios, bajo la orientación de sus líderes y los Extensionistas. Este Plan da dirección con miras a lograr las metas del Programa de Juventud y Clubes 4-H. Satisface una necesidad del grupo. Cada Club debe preparar su propio Plan de Trabajo. Debe prepararse con anticipación. 4/18/2019

Plan de Trabajo del Club Mes Actividades Octubre Noviembre Diciembre 4/18/2019

Registro de Asistencia 4/18/2019

Comités de Trabajo Comités Permanentes Comités Especiales 1. Comité de Programa 1. Comité de 2. Comité de Recreación 2. Comité de 3. Comité de Promoción 3. Comité de 4/18/2019

LISTA DE COTEJO PARA UN PLAN BIEN HECHO ¿Participaron en la preparación del Plan de Trabajo los socios 4-H? ¿Está cada parte planificada con un objetivo específico en mente? ¿Es el Plan uno variado? ¿Dice el Plan quien es responsible de cada tarea? ¿Se ha incluido a los padres? ¿Dice el Plan cuando se van a desarrollar las actividades? ¿Tienen copia del Plan todos los socios? ¿Hay copia del Plan en los récords del agente del SEA? ¿Existe algún plan de evaluación? 4/18/2019

REUNIONES DEL CLUB 4-H La reunión mensual del Club incluye tres aspectos: A. Sección Administrativa B. Programa C. Recreación 4/18/2019

SECCION ADMINISTRATIVA Duración de 15 a 30 minutos. Es dirigida por el presidente. El siguiente procedimiento puede usarse como guía: El Presidente llama al orden Ceremonia de apertura y juramento Pasar lista de asistencia a la reunión Lectura y aceptación de la minuta de la reunión anterior. Informe del tesorero Lectura de la correspondencia Informes de los comités Asuntos pendientes Anuncios 4/18/2019

GUIA DEL PRESIDENTE PARA MEJORES REUNIONES Presidente: Queda abierta la reunión. Pónganse todos de pie y repitan el Juramento del Club 4-H. PROMETO: Mi cabeza para penzar claramente, Mi corazón para mayor sinceridad, Mis manos para mejor servicio, Mi salud para mayor bienestar, Para mi Club, mi comunidad, Mi patria y mi mundo. Presidente: Pueden sentarse. Presidente: El Secretario, puesto de pie, pasará lista. (pasa lista y se sienta) Presidente: Hoy tenemos la visita de: (Se presentan las visitas de ese día y se le da un aplauso de bienvenida) 4/18/2019

GUIA DEL PRESIDENTE PARA MEJORES REUNIONES (CONT.) Presidente: Nuestro secretario leerá el acta de la reunión anterior. (El secretario se pone de pie y lee las notas de lo que se hizo en la última reunión.) Presidente: Ustedes han oído la lectura del acta, hay alguna corrección o adición que hacer a la misma. Socio: Propongo que se de por aprobada el acta. Presidente: ¿Quién la secunda? (Los socios que están de acuerdo levantan la mano) Presidente: ¿Quién se opone? (De haber alguna oposición, se discute; de no, se continua con la reunión) Presidente: No habiendo oposición, la minuta se da por aprobada. (Dando un malletazo) Presidente: Pasamos ahora a los asuntos pendientes. ¿Hay algún asunto pendiente que quieran someter a discusión? 4/18/2019

PROGRAMA Duración de 30 minutos. La materia seleccionada por los socios será la actividad de mayor énfasis en las actividades a celebrarse durante el año. Se espera que los socios 4-H puedan tener mayor responsabilidad para desarrollar el programa. Sin embargo, muchas veces es conveniente tener recursos que los ayuden. 4/18/2019

RECREACION Duración de 15 minutos. La recreación ofrece variedad e interés y mantiene un buen balance entre las partes formales y las informales de la reunión. No debe olvidarse que las actividades recreativas pueden ser necesarias, tanto en la primera parte de la reunión como en la última. El tipo de actividad recreativa a llevarse a cabo debe ajustarse al espacio y equipo disponible. 4/18/2019

PARA TENER MAYOR EXITO EN LA PLANIFICACION Y EJECUCION DE LAS REUNIONES DEL CLUB Lista de cotejo: El Club tiene una hora fija para reunirse El Club tiene un sitio fijo para reunirse El sitio de la reunión es apropiado Tanto los socios como los padres fueron informados de la reunión Todos los socios participan activamente de la reunión Todos tuvieron la oportunidad de participar de la parte recreativa La reunión incluyó la apertura , la parte oficial, educativa y recreativa El secretario y el tesorero rindieron su informe Los comités tuvieron la oportunidad de informar Los oficiales dirigieron la reunión usando procedimientos parlamentarios Se anunció la proxima reunión 4/18/2019

RECOMENDACIONES GENERALES Todo Club debe tratar que sus socios terminen sus proyectos durante el año. Todo Club debe nombrar sus comités para las diferentes actividades que los socios acuerden. Todo Club organizado y en sus funciones deberá reunirse por lo menos doce veces al año. Todo Club debe tener representación en el concilio. Se deben iniciar los nuevos socios que ingresan al Club. Esta ceremonia imparte seriedad a los socios, se dá a conocer el Programa a los padres y al público presente y sirve de estímulo a los recién iniciados. 4/18/2019

EL PODER DE LA JUVENTUD “NADIE RECOGE COSECHA SIN PROBAR MUCHOS SABORES, ENTERRAR MUCHAS SEMILLAS Y ABONAR MUCHA TIERRA” 4/18/2019