Administración de Proyectos UNAM - FCA ESPECIALIDAD EN ALTA DIRECCIÓN VIRIDIANA CASTILLA IXCHEL GASPAR DAVID FLORES GUILLERMO RUIZ

Costo del Proyecto  La administración del costo de un proyecto se enfoca en la planeación y control de los costos que se generan durante su ejecución.  En la formulación y evaluación se distingue la clase de proyecto de que se trata, pues se identifican dos grandes grupos: Los que se planean dentro de una organización que ya existe y que se insertarán dentro de una estructura organizacional que ya cuenta con su infraestructura y recursos. Los proyectos independientes: Construcción de una presa, un camino, una nueva fábrica y hasta pintar un automóvil.  La planeación implica hacer las estimaciones y presupuestos de los costos necesarios para implementar el proyecto, así como, la calendarización de su ejecución.  El control de los costos se encarga del manejo del recurso financiero que se va ejecutando de acuerdo a lo planeado y detectar desviaciones para, en su caso proponer medidas de corrección.

Ciclo de vida / Flujo de costos  La puesta en marcha del proyecto abarca en su ciclo de vida las fases de ejecución, monitoreo y control, cierre y parte de administración de instalaciones.  El arranque de un proyecto se hace sobre los presupuestos elaborados durante su formulación y evaluación y en la formación de un equipo de trabajo que se responsabilice. Inicio Ideas de inversión y estudios preliminares Formulación y evaluación del proyecto Estudios de mercado Análisis de localización Análisis del tamaño Determinación de las inversiones y el financiamiento Escenarios de operación Evaluación del proyecto Análisis de la organización Instalación, ejecución y puesta en marcha Formación de equipos de trabajo Determinación del Costo Ejecución y manejo del costo Control del costo Período de operación Contratación der personal Compra de materiales e insumos Contratación de servicios Inicio de operaciones Inversión fija Inversión diferida Presupuesto de inversión del proyecto Equipo de trabajo Estudios de detalle Organización Actividades previas Determinación del costo Manejo del costo Control del costo Administración del costo del proyecto

Costo inicial  Es muy frecuente que haya un desfase entre el período en que se determina la factibilidad del proyecto y el período en que se materializa. Esta diferencia ocasiona que los presupuestos para estimar la inversión requerida puedan variar debido a cambios en los precios y a procesos inflacionarios que privan en una economía.  La ejecución del proyecto implica un desembolso de recursos financieros a los que comúnmente se les denomina costos de inversión.

Costo inicial  De esta forma, se parte de un presupuesto estimado base para establecer el costo inicial del proyecto, determinando el costo de cada una de las tareas o grupos de costos. Siguiendo el mismo ejemplo, se tiene la siguiente tabla:

Calendario de gastos  Para poder programar la ejecución de los gastos es necesario basarse en los estudios de ingeniería, los cuales detallan las actividades que se necesitan para dar vida al proyecto.  El tiempo y costo que se requiere para cada actividad se puede realizar mediante tablas de Gantt y de redes, también existe un programa especializado llamado Microsoft Project  En esta sección encontramos como los más recurrentes: materiales, insumos, personal especializado y operativo, terrenos, máquinas, equipos, instalaciones, transportes, consultoría y asesoría, viáticos, renta de muebles/ inmuebles, contratos, fondo para contingencias, etc.

Ejemplo (Tabla Zacarías, p.p 194, administración de proyectos, 2014)  A las gráficas también le podemos las fechas de inicio y término programadas, los costos y las tablas de control.  Como podemos observar cuando se ejecuta el costo acumulado desde el inicio hasta lo presupuestado esto nos representa el costo total presupuestado en el periodo considerado y sirve de base de comparación.  Las gráficas propuestas también pueden ser por los costos o tareas a realizar de forma individual.

Costo directo. Primero trataremos las diferencias que existen entre los costos directos e indirectos. Los costos directos tienen una relación con el producto, servicio o actividad que proporciona la empresa a diferencia de los costos indirectos. Los costos indirectos se dirigen más a las actividades de la empresa. Los costos directos se tienen que establecer en las primeras fases de la planeación. Por otro lado, los costos directos se reflejan en los presupuestos previos o estimaciones de gastos de la empresa, mientras que los indirectos (erróneamente) se suelen obviar hasta que el proyecto empresarial ya está en marcha.

Costo directo.  La división de ambos gastos resulta subjetiva, dependiendo los productos y servicios que se ofrezcan en la empresa.  Generalmente se incluyen los gastos indirectos como parte de la operación de una empresa o negocio, ya que no se emplean directamente para la creación de los productos pero son necesarios para el funcionamiento de la empresa.  La división de estos gastos depende del modelo de gestión empresarial empleado y de la opinión del experto que realice dicha gestión.  Dependiendo de cada empresa y la previsión que posean es como se van a dividir, existen casos en los que la reparación de la maquinaria se toma en cuenta dentro de los costos directos.  Como conclusión los costos directos son los que están involucrados en la implementación del proyecto y pueden clasificarse por grupos o tareas y actividades.

Costo de tarea y actividad Durante la estimación del costo, se debe definir las tareas, su magnitud el tiempo necesario para realizarla y su respectivo costo, en caso de que no se lleve a cabo, puede propiciar la falla del proyecto.

Costo de subcontratación

Costo indirecto Los costos indirectos son aquellos que no se pueden asignar de manera directa a un único proyecto en específico y que, por lo tanto, se acumularán y distribuirán equitativamente entre varios proyectos.

Control del costo Gestión del valor ganado (EVM) Medición de factores Gestión del Valor Ganado, utilizado para

Control del costo Gestión del valor ganado (EVM) Compara el total del trabajo realizado VS el trabajo planificado

Control del costo Gestión del valor ganado (EVM) Se distinguen 3 casos: 1.El % de avance es inferior al costo acumulado presupuestado para ese avance. 2.El % de avance coincide con el costo acumulado presupuestado para ese avance. 3.El % de avance es superior al costo acumulado presupuestado para ese avance. 13 2

Análisis del desempeño El análisis de desempeño se lleva a cabo considerando los siguientes factores: Costo inicial presupuestado Costo acumulado real Valor del trabajo real 1 3 2

Índices de desempeño en la implementación del proyecto (IDP) Objetivo: Medir el desempeño para mejorar Debe contener al menos las siguientes características: Nombre del indicador Frecuencia del cálculo Fórmula para su cálculo Forma gráfica de presentación