MECANISMOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCION Mayo de 2010

Contenido Situación actual :vs: Situación deseada Tareas de la Resolución 490 de 2008 Estrategia ejecutada Factores claves de éxito Resultados del ejercicio colectivo Componente estratégico Conceptualización aa Componente día a día Conceptualización: Diferencia Solicitud - Caso Procedimiento preventivo

Brecha Situación actual vs. Situación deseada Escenario Actual Escenarios Futuros Estandarización del procedimiento preventivo Determinación de un plan de Acción para la Función Preventiva Varios y disímiles procedimientos entre dependencias. En algunos casos, el ejercicio de la prevención de manera casuística sin parámetros, objetivos definidos sobre sectores y entidades objeto de prevención. Desarticulación entre lo planeado, lo ejecutado, lo registrado y la evaluación del control de gestión Tener un solo procedimiento para toda la entidad Ejecutar la prevención tendiente a impactar la raíz de problemas que se traducen en Solicitudes de los ciudadanos Articular la Planeación a la ejecución de la prevención y esto a su vez al registro de información y por ende a la evaluación del control de gestión

Temas y tareas de la Resolución 490/08 Fortalecer la cultura institucional de la prevención. Diseñar estrategias para el mejoramiento de la función preventiva. Crear procedimientos, instructivos, modelos y formatos. Articular el procedimiento integral de prevención con los sistemas de información de la entidad. Capacitar a los servidores PGN como actores fundamentales de sostenibilidad del Sistema Integral de Prevención. Diseñar el sistema de medición de la gestión preventiva. MATERIA PREVENTIVA Finalidad Titulares Objeto Criterios Coordinación Principios Establecimiento del procedimiento básico.

Estrategia La necesidad de llegar a acuerdos conllevó a un trabajo conjunto y coordinado entre las dependencias que desarrollan y apoyan la función preventiva: EQUIPO BASE EQUIPO AMPLIADO Delegada Preventiva de la Función Pública (Dependencia coordinadora del SIP). Oficina de Planeación Grupo SIM Grupo de Modernización Oficina de Control Interno (Acompañamiento) Delegada preventiva en materia de DDHH y asuntos étnicos Delegada para Asuntos Civiles Delegada para la Infancia, Adolescencia y Familia Delegada para la Descentralización y Entidades Territoriales Delegada para Asuntos del Trabajo y Seguridad Social Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios

Encaminada a…. Integralidad Articulación Estandarización Documentación

Factores claves de éxito Buscar unificación Compromiso Compromiso Buscar unificación Construcción colectiva Interés y conocimiento Interés y conocimiento Construcción colectiva APOYO DIRECTIVOS

RESULTADOS DEL EJERCICIO COLECTIVO

Resultados Respecto a la Planeación Elaboración del Plan Estratégico Preventivo Ajustes a la matriz de objetivos y criterios de logro del Plan Estratégico Institucional atinente a la función preventiva. Consolidación del portafolio de proyectos preventivos. Elaboración de la plantilla estandarizada para el registro de las actividades preventivas. Formulación de Indicadores. Respecto al procedimiento preventivo Rediseñó el procedimiento preventivo con criterios de estandarización (Res 490/08), integralidad, transversalidad en alineación con los Sistemas de Información disponibles.

Porque la prevención es la mejor opción

PLAN ESTRATÉGICO PREVENTIVO COMPONENTE ESTRATEGICO

Conceptualización: Proyecto Estratégico Es un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Un proyecto estratégico se plantea para: Resolver un problema o necesidad, Aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarán a un grupo o a la comunidad. Los proyectos constituyen “esfuerzos adicionales” a la gestión del día a día y contribuyen principalmente a mejorar o transformar productos o servicios institucionales.. Los proyectos no son “casos” por tanto se formulan y reportan sus avances en instrumentos definidos para tal fin: Ficha de formulación de proyectos Formato de informe de gestión NOTA: Los proyectos estratégicos no se registran en el SIM.

PORTAFOLIO DE PROYECTOS PREVENTIVOS

COMPONENTE DÍA A DÍA

PLANTILLA PREVENTIVA

INDICADORES ASOCIADOS

Porque la prevención es la mejor opción

PROCEDIMIENTO PREVENTIVO

Conceptualización: Diferencia Solicitud - Caso la petición o queja presentada a la PGN por un(os) ciudadano(s) o entidad(es), de manera individual o colectiva que activa el proceso preventivo y se ejecuta a través de actividades sencillas (conocidas como actividades primarias preventivas), con las cuales la entidad obtiene un resultado en el menor tiempo posible, sin que esto implique una profundidad temática mayor. Es por esto que también se le ha denominado “ASUNTO ABREVIADO”.

Conceptualización: Diferencia Solicitud - Caso Si después de aplicadas las actividades primarias preventivas en la solicitud en mención, la PGN determina que se requiere para su trámite una mayor rigurosidad, atención y tiempo, dicha solicitud deberá asumirse como un caso, el cual será denominado “CASO ORDINARIO”. A diferencia del anterior se entenderá como “CASO RELEVANTE” aquél iniciado de oficio en atención a las directrices impartidas por el Jefe de la Dependencia dada la trascendencia e impacto del asunto. Los resultados obtenidos en los casos relevantes de la dependencia serán la base para la elaboración y presentación del informe cualitativo de gestión que debe registrarse en el Sistema de Información STRATEGOS.

FASE 1 Desde que se recibe la solicitud hasta que se toma la decisión de asumir o no el asunto. INICIO REALIZAR REPARTO EN SIM REVISAR SOLICITUD ¿SE REQUIERE REMITIR POR COMPETENCIA? ¿ES NECESARIO DESAGREGAR? NO ¿EXISTEN ASUNTOS DUPLICADOS? SI ASOCIAR EL ASUNTO YA EXISTENTE NO VERIFICAR DUPLICIDAD SI NO DESAGREGAR SI REMITIR POR COMPETENCIA Y GENERAR COMUNICACIONES ASUMIR EL ASUNTO ASUMIR EL ASUNTO REVISAR COMUNICACIONES DAR INSTRUCCIONES PARA ASUMIR EL ASUNTO NO ¿APRUEBA COMUNICACIÓN? SI FIRMAR COMUNICACIONES HACER SEGUIMIENTO AL ASUNTO REMITIDO EXTERNAMENTE Y REGISTRAR CIERRE

FASE 2 Desde que se evalúa el asunto hasta que se asume como caso EVALUAR EL ASUNTO (ART 3 ) FASE 2 Desde que se evalúa el asunto hasta que se asume como caso ¿ES UN ASUNTO ABREVIADO? NO SI EJECUTAR ACTIVIDADES PRIMARIAS PREVENTIVAS SUFICIENTES PARA OBTENER RESULTADOS ART.19 ASUMIR EL CASO INFORMAR AL CIUDADANO EL TRÁMITE DADO A SU SOLICITUD ¿LOS RESULTADOS OBTENIDOS AMERITAN REMITIR A OTRA ENTIDAD? SI REMITIR ASUNTO A ENTIDAD COMPETENTE ¿ES NECESARIO HACER SEGUIMIENTO? NO NO ¿LOS RESULTADOS OBTENIDOS AMERITAN QUE SE ACTIVE OTRO PROCESO MISIONAL? SI DESAGREGAR EL ASUNTO Y REMITIR A DEPENDENCIA PGN SI HACER SEGUIMIENTO Y REGISTRAR INFORMACIÓN NO ¿EL ASUNTO AMERITA APERTURA DE CASO ORDINARIO? SI NO ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN (ABREVIADO)-CIERRE ART.21.1 NUM. 2,4 FIN

FASE 3 Desde que se asume el caso hasta que se cierra INFORME DE INICIACIÓN – ASUMIR EL CASO - ART. 20.18 PLAN DE ACTIVIDADES EJECUTAR ACTIVIDADES PREVENTIVAS Y VERIFICAR HECHOS ¿EL CASO ACTIVA LA APERTURA DE OTRO PROCESO MISIONAL? SI DESAGREGAR EL CASO Y REMITIR LO CORRESPONDIENTE POR COMPETENCIA A LA DEPENDENCIA RESPONSABLE NO ¿SE CIERRA EL CASO? NO EJECUTAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REGISTRAR INFORMACIÓN SI ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN ART.21.1 INFORMAR AL CIUDADANO FIN

Porque la prevención es la mejor opción