SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO SECRETARIA GENERAL GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO NOVIEMBRE 2012 NELLY ESPERANZA ALVAREZ SUAREZ JOSE UHIA SARMIENTO

TIPOS DE PETICIÓN El requerimiento mas significativo son las Consultas Informativas, con un 72%. Las más recurrentes son las referentes a las direcciones y horarios de atención de oficinas de registro y notarias a nivel nacional. Una de las consultas más frecuentes para este mes, fue sobre la exención de derechos notariales y registrales en la adquisición de vivienda de interés prioritario, VIP. El segundo lugar se relaciona con los reclamos, con un 25% y obedecen principalmente a errores en el proceso registral, errores en las escrituras y al cobro exagerado en la liquidación de derechos notariales, por diferentes conceptos, (copias, autenticaciones, etc.) TIPO DE PETICI Ó NCANTIDAD CONSULTA INFORMATIVA1014 RECLAMO318 QUEJA47 SOLICITUD20 D. DE PETICION23 SUGERENCIA0 Total general1422

CANAL DE COMUNICACIÓN A pesar de que no se pueden atender todas las llamadas telefónicas, este medio continúa siendo el canal de comunicación por el que se atiende mayor número de ciudadanos, arrojando un 61%. Las consultas más frecuentes durante este mes fueron de las notarias solicitando ampliación de la información de los actos administrativos relacionados con el uso del papel notarial y de los ciudadanos quejándose por el incremento en el cobro de los derechos notariales por concepto del uso del papel de seguridad. El segundo lugar lo ocupa el CHAT, atendiendo a 385 ciudadanos representando un 27%. El uso de este medio se incrementó desde que se amplió el horario de atención. El tercer lugar se ubicó la atención personalizada con un 7%, el cuarto lugar el correo electrónico con un 5%, que en su mayoría se responden de manera inmediata. Los derechos de petición de consultas o de solicitud de conceptos, se envían a las dependencias competentes. En quinto lugar se encuentran los documentos que se radican directamente en las ventanillas del Grupo de Gestión Documental. CANALCANTIDAD TELEFONO861 CHAT385 PERSONAL CORRESPONDENCIA5 Total general1422

ESTADO DEL REQUERIMIENTO Del total de 1422 peticiones en sus diferentes modalidades, recibidas en el GCSAC durante el mes de noviembre de 2012, 1010 que equivalen al 71% se atendieron finalizando el trámite interno, por lo tanto se encuentran en estado CERRADA. Solamente se encuentran en estado ABIERTA, es decir, pendientes de respuesta un 2% del total recibido. La actualización de la base de datos del estado de los radicados que lleva el Grupo Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano, depende de la información oportuna que las dependencias responsables envíen y del adecuado manejo del Sistema IRIS. ESTADOCANTIDAD ABIERTA27 CERRADA1010 CERRADAS CHAT385 Total general1422

ENVIADOS A OTRAS DEPENDENCIAS. DEPENDENCIACANTIDAD ORIP´s28 DELEGADA NOTARIADO24 OFICINA ASESORA JURIDICA11 DIRECTOR DE REGISTRO1 FINANCIERA1 DELEGADA DE TIERRAS2 SECRETARIA GENERAL - SNR1 DELEGADA REGISTRO3 DESPACHO1 TALENTO HUMANO1 OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO2 OTROS60 Total135 De las 1422 atendidas en noviembre, 135 peticiones se enviaron por competencia a otras dependencias, notarías y otras entidades. Un 44% de las 135 se enviaron a notarías y otras entidades. Un 21% a reasignaron a oficinas de registro. A la S.D. para el Notariado se envió un 18%. El 8% de las 135 se enviaron a la Oficina Asesora Jurídica. A las otras Delegadas y dependencias se enviaron en un porcentaje el 1% al 2%.

GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO QUEJAS CONTRA OFICINAS DE REGISTRO Del total de 13 quejas contra las oficinas de registro, 5 fueron contra la de Bogotá Zona Centro, 2 contra la Oficina de Registro de Bogotá Zona Sur y una contra las restantes que se aprecian en el cuadro informativo. ORIPSCANTIDAD BOGOTA ZONA CENTRO5 BOGOTA ZONA NORTE1 BOGOTA ZONA SUR2 CALARCA1 CARTAGENA1 HONDA1 IBAGUE1 SABANALARGA1 Total13

QUEJAS CONTRA NOTARIAS NOTARIASCANTIDAD PRIMERA BOGOTA1 CUARTA BOGOTA1 DECIMA BOGOTA1 QUINCE BOGOTA1 DIECISEIS BOGOTA2 TREINTA Y TRES BOGOTA1 TREINTA Y CUATRO BOGOTA1 SETENTA Y SEIS BOGOTA 2 UNICA ANOLAIMA 2 DIECIOCHO MEDELLIN 1 PRIMERA BARRANCABERMEJA 1 UNICA BOSCONIA1 UNICA TURMEQUE2 Total17 Las notarias contra las que se recibieron mayor número de quejas fueron la 16 y 76 de Bogotá, única de Anolaima y Única de Turmequé.