El ceremonial y el protocolo son elementos que se encuentran dentro de un campo mayor conocido como “relaciones públicas”. Esto es así porque entienden y ordenan la actuación y relación de las personas en el ámbito público.

Este ámbito público debe comprenderse como un espacio opuesto a lo íntimo, no como opuesto a lo privado En el ceremonial, las personas asumen una condición pública, y su ordenamiento protocolar está definido por ésta. Esto ocurre en todo tipo de ceremonial: festivo, social, empresarial, oficial, académico, etc.

“Ceremonial” y “Protocolo”, no son sinónimos…

Protocolo: conjunto de reglas legales, oficiales, culturales o consuetudinarias que rigen la administración del tiempo, el espacio, los símbolos y las personas en la realización de una actividad pública.

Tiene por finalidad lograr la realización armónica y correcta de las relaciones sociales de las personas e instituciones.

Ceremonial: es una expresión de los modales, costumbres, historia y tradición de un grupo humano, Estado, empresa o institución. Se materializa en actos de naturaleza pública y social, y que idealmente deben ajustarse a un protocolo

Siempre hay ceremonial… aunque no se aplique el protocolo, porque todo acto o actividad social requiere organización y participación de personas, grupos, instituciones, etc.

El ceremonial no crea cargos ni jerarquías… sólo las reconoce…

Misión y funciones del responsable de Ceremonial

1) Organizar actos, ceremonias, reuniones, encuentros y todo tipo de “eventos”… tanto en el medio universitario como fuera de él.

2) Enviar saludos o responder invitaciones a las autoridades de la institución 3) Cumplir honras fúnebres y de duelo (avisos fúnebres, pétalos, flores, notas de pésame)

4) Renovar y mantener los símbolos nacionales e institucionales 5) Asesorar a las dependencias que organicen cualquier tipo de actividad en el medio universitario o externo

6) Mantener actualizado el listado de autoridades de la Institución, del medio en general y de otras entidades relacionadas con la actividad institucional (Organismos públicos, Facultades, UU.NN., Ministerios, etc.)

7) Acompañar y asesorar a las autoridades en las cuestiones de su entender y competencia 8) Coordinar la agenda, alojamiento y actividades de funcionarios y personalidades invitadas

9) Preparar y mantener un surtido de obsequios institucionales 10) Coordinar de acuerdo a la agenda de la autoridad correspondiente (Rector, Directores decanos, etc.) las audiencias, visitas protocolares, etc.