INFORME AUDITORIAS INTERNAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2012

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL Y OHSAS MECI MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO CONTENIDO 1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIG 2. INFORME PORMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD CON CALIDEZ

1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIG

CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS PLANEAR HACER Programa y planes de auditoria Plan capacitación auditores Capacitación de auditores Realización de las auditorias Mejora del ciclo de auditoria 2012 Seguimiento del Programa de auditoria Seguimiento, evaluación y cierre de los hallazgos de auditoria ACTUAR VERIFICAR

ALCANCE AUDITORIA PLANEAR 22 y 23 DE OCTUBRE 24 AL 31 DE OCTUBRE 13 AREAS DIRECCIÓN GENERAL 22 y 23 DE OCTUBRE TODOS LOS 17 PROCESOS 20 REGIONALES 40 CENTROS 24 AL 31 DE OCTUBRE

PUNTOS AUDITADOS PLANEAR REGIONAL CENTRO CHOCO (1) Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad PUTUMAYO (1) Centro Agroforestal y Acuícola Arapaima AMAZONAS (1) Centro para la Biodiversidad y el turismo del Amazonas SAN ANDRÉS (1) Centro de Formación Turística, Gente de Mar y de Servicios ANTIOQUIA (5) Centro Tecnológico del Mobiliario Centro para el Desarrollo del Hábitat y la Construcción Centro Tecnológico de Gestión Industrial Centro de Diseño y Manufactura del Cuero Centro de Servicios de Salud CUNDINAMARCA (2) Centro de Biotecnología Agropecuaria - Mosquera Centro de Desarrollo Agroindustrial y Empresarial - Villeta DISTRITO(5) Centro de Gestión Industrial Centro de Manufactura en Textiles y Cuero Centro para la Industria de la Comunicación Gráfica Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la Información Centro de Formación para la Actividad Física y Cultural

PUNTOS AUDITADOS CENTRO PLANEAR REGIONAL BOLIVAR (2) Centro Internacional Náutico, Fluvial y Portuario Centro Agroempresarial y Minero BOYACA (1) Centro Minero – Sogamoso CAUCA (1) Centro de Teleinformática y producción Agroindustrial META (1) Centro Agroindustrial del Meta – Granada HUILA (2) Centro de Formación Agroindustrial - Campoalegre Centro Agroempresarial y Pecuario del Huila (Garzón) TOLIMA (2) Centro Agropecuario La Granja - Espinal Centro de Comercio y Servicios - Ibague CALDAS (2) Centro para la Formación Cafetera Centro de proceso Industriales QUINDIO (1) Centro para el Desarrollo Tecnológico de la Construcción y la Industria

PUNTOS AUDITADOS PLANEAR CENTRO REGIONAL VALLE (5) Centro Agropecuario de Buga Centro Náutico Pesquero de Buenaventura Centro de Electricidad y Automatización Industrial Centro Nacional de Asistencia Técnica a la Industria - Astin Centro de Biotecnología Industrial - Palmira SANTANDER (3) Centro Industrial de Diseño y la Manufactura Centro de Servicios Empresariales y Turísticos Centro Agroempresarial y Turístico de Los Andes NORTE DE SANTANDER (1) Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios MAGDALENA (1) Centro Acuícola y Agroindustrial de Gaira CESAR (2) Centro de Operación y Mantenimiento Minero de Valledupar Centro Biotecnológico del Caribe

OBJETIVO AUDITORIA INTERNA PLANEAR PROGRAMA DE AUDITORIA Determinar el nivel de avance en la implementación del Sistema Integrado de Gestión del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA OBJETIVO AUDITORIA INTERNA Aplica para el Despacho de las Direcciones de Área y Oficinas de la Dirección General y las Regionales y Centros de Formación Profesional, definidos dentro de los planes de auditoria en todos los procesos que componen el Sistema Integrado de Gestión del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA ALCANCE Normas que se articulan dentro del Sistema Integrado de Gestión en todos sus numerales: Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000-2009, ISO 9001-2008 para Gestión de Calidad, ISO 14001-2004 para Gestión Ambiental y la Norma OHSAS 18001-2007 para Seguridad y Salud Ocupacional y normas marco que apliquen en el desarrollo de la gestión de la entidad. CRITERIOS

HACER Capacitación de Auditores: Curso realizado para 276 auditores de 24 Regionales y aprobaron 247. Preselección y Selección Auditores Internos: Se contó con la participación de 119 auditores de 24 Regionales. Divulgación Programa de Auditoria Divulgación Plan de Auditoria Ejecución de la auditoria: Reunión de Cierre, desarrollo de la auditoria, reunión de cierre y aplicación de la evaluación de auditores.

VERIFICAR

VERIFICAR

VERIFICAR

Consolidado de Hallazgos por Proceso VERIFICAR SENA – SIG – 2012 Consolidado de Hallazgos por Proceso

CONCLUSION GENERAL VERIFICAR La auditoria permitió evidenciar el nivel básico en que se encuentra la Implementación del Sistema Integrado de Gestión y el compromiso de la comunidad SENA para lograr con éxito su implementación.

RESULTADO DE LA EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERIFICAR Compromiso con la institución, al participar y apoyar el desarrollo de la Auditoria Interna aportando su conocimiento y capacidades. Existencia de auditores con competencias para desarrollar una excelente auditoría, sin embargo, al no haber tenido la posibilidad de realizar previamente el plan de auditoría, en algunos casos les generó un nivel de incertidumbre, que ocasiono bloqueo frente al desarrollo de la misma. Los Equipos de auditoría, en algunos casos, no tuvieron la posibilidad de conocerse previamente, ni de compartir las fortalezas y así haber podido aprovecharlas en desarrollo de la auditoría.

RECOMENDACIONES VERIFICAR Fortalecer el conocimiento, apropiación y toma de conciencia a través de capacitaciones, charlas, eventos de sensibilización, etc. a toda la comunidad SENA, teniendo en cuenta que en los resultados de la auditoria se evidenció desconocimiento de la mayoría de sus componentes (criterios, principios, requisitos del sistema, promesa de valor, objetivos). Ajustar la caracterización de los procesos con la participación de los líderes en Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional para que estén formulados de acuerdo a las actividades que se realizan diariamente en todas las áreas de la Entidad.

RECOMENDACIONES VERIFICAR Fortalecer el programa de capacitación para los auditores internos del SIG, que incluya los requisitos del Sistema y la aplicación del procedimiento de auditorías internas. Incluir dentro de las acciones contractuales de los contratistas una actividad relacionada con la implementación del sistema integrado de gestión Identificar la causa raíz de las No Conformidades reales o potenciales detectadas, y formular las acciones correctivas y preventivas, considerando los plazos para su cumplimiento e incluirlas en los planes correspondientes (mejoramiento, tratamiento, mantenimiento) , con el fin de eliminar las causas y demostrar acciones de mejora al Sistema.

RECOMENDACIONES VERIFICAR Mejorar la articulación entre los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Gestión de Evaluación y Control, con el fin de fortalecer la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas, generando informes con valor agregado para la toma de decisiones por la Alta Dirección hacia la implementación y mantenimiento del SIG.

Seguimiento, evaluación y cierre de los hallazgos de auditoria VERIFICAR No conformidades: Correcciones o acciones correctivas Oportunidades de Mejora: Acciones preventivas Aspectos positivos – Fortalezas: Acciones de mejoramiento e innovación. Seguimiento, evaluación y cierre de los hallazgos de auditoria

LA EXCELENCIA UN COMPROMISO DE TODOS ACTUAR Mejora Continua Ajustar para mejorar!!! LA EXCELENCIA UN COMPROMISO DE TODOS

HALLAZGOS RELEVANTES

HALLAZGOS RELEVANTES

HALLAZGOS RELEVANTES

HALLAZGOS RELEVANTES

2. INFORME PORMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Julio- Octubre 2012

RESULTADOS ENCUESTA MECI Objetivo : Medir el impacto, la percepción del usuario frente a las acciones implementadas por la Entidad para lograr el mantenimiento, sostenibilidad y administración del Modelo Estándar del Control Interno MECI en el SENA.

MECI - CALIDAD

MECI - CALIDAD

MECI - CALIDAD SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO 9001:2008 AL QUE ESTA ASOCIADO SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AUTOEVALUACION AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL. AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. DEBILIDAD EN MECANISMOS DE VERIFICACION Y EVALUACION DE PROCESOS POR PARTE DE LOS LIDERES DE PROCESO 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACIÓN DEL SCI. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (AI). NO SE TOMAN EN CUENTA LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA MECI COMO HERRAMIENTA DE AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACION PARA TOMA DE DECISIONES   8.4. ANALISIS DE DATOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. FUNCIONAL. INDIVIDUAL. NO SE ADELANTAN PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUALES CON EL INSUMO DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO 8.5 MEJORA CONTINUA JORNADAS DE SENSIBILIZACION EN LA IMPLEMENTACION DEL SIG RELACIONADOS CON LA CULTURA DE CALIDAD DIRIGIDO A LA ALTA DIRECCION Y MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO 4.1 REQUISITOS GENERALES 5.3 POLITICA DE LA CALIDAD REALIZACION DE AUDITORIAS DE GESTION Y ASESORIA PARA LA FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO 8.2.2 AUDITORIA INTERNA 8.5.2 ACCION CORRECTIVA LAS ACCIONES DE MEJORA NO HAN SIDO EFECTIVAS PARA ENFRENTAR LOS HALLAZGOS POR CGR FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONOCIDOS Y APLICADOS 8.5.1 MEJORA CONTINUA

Ruta para acceder a la Encuesta MECI – SENA 2012 http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci.php Enlace a los resultados de la Encuesta MECI – SENA 2012 http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci_consolidado.php

MUCHAS GRACIAS MARIA IGNACIA VALENCIA DE ARANGO Y SU EQUIPO DE TRABAJO OFICINA DE CONTROL INTERNO mivalencia@sena.edu.co TEL. 5 94 20 37 – 546 15 00 IP 12038