Curs de Llenguatge Administratiu Valencià Juli Martínez Amorós El disseny de documents administratius. La carta

El disseny de documents administratius Fase prèvia: Determinació del propòsit del document (què volem fer). Determinació del tipus de receptor (per a qui és l’escrit). Fase de redacció: Selecció dels continguts. Estructuració del document d’acord amb l’esquema corresponent. Tria del registre lingüístic. Fase de revisió: Repàs dels aspectes gràfics i normatius. Repàs de les convencions pròpies del llenguatge administratiu (majúscules i minúscules, tractament personal, etc.).

Estructura dels documents Encapçalament: Identificació de l’emissor. Identificació del destinatari. Nucli: Motivació del document: En resposta a la vostra sol·licitud... Informació essencial. Peu: Datació. Càrrec, signatura, nom i cognoms de l’emissor. Dades de l’organisme (si no apareixen en la capçalera). Informació ocasional.

Disseny de documents bilingües Si és possible, cal fer-los en doble columna. La versió en valencià ha d’anar a l’esquerra. Alguns elements textuals, com ara les dades del destinatari, el càrrec i la signatura de l’emissor o la datació poden anar justificats a l’esquerra, al marge de la doble columna.

Presentació dels documents Alineació de tots els apartats a l’esquerra. Els paràgrafs no s’inicien amb un sagnat, sinó que es fa una separació de doble línia.

Classificació dels documents administratius (I) Documents dels ciutadans a l’administració: Carta Declaració Petició Recurs Sol·licitud

Classificació dels documents administratius (II) Documents de l’administració als ciutadans: Anunci Carta Certificat Citació Invitació Notificació Ofici Resolució Saluda

Classificació dels documents administratius (III) Documents interns de l’administració: Acta Carta Convocatòria Conveni Diligència Informe Ofici

La carta. Definició, característiques i tipus Comunicació escrita de caràcter interpersonal i de contingut general, no prevista en els procediments administratius. Característiques: Estil propi. Adequació al destinatari. Permet tractar diversos temes. Tractament: emissor jo o nosaltres; receptor vós. El tractament de vostè estableix una relació distant i el de tu només és vàlid per a cartes privades. Tipus: Privada. Comercial. Administrativa. Circular: cartes amb la mateixa redacció enviades a diverses persones.

La carta. Estructura (I) 1. Entrada 1.1 Capçalera: se situa en la part superior esquerra i inclou el logotip, el nom, el telèfon, etc. de l’organisme que emet la carta. 1.2 Identificació del destinatari: a) Particulars: - Nom i cognoms - Adreça - Codi postal i població b) Institucions: - Nom de l’organisme - Secció, departament, etc. 1.3 Salutació: Benvolgut company,

La carta. Estructura (II) 2. Cos Informació seleccionada i distribuïda en blocs, que en faciliten la lectura. Organització lògica dels continguts: Presentació de l’assumpte. Desenvolupament de fets i arguments. Conclusió: síntesi, petició, etc.

La carta. Estructura (III) 3. Tancament 3.1 Comiat: ha d’adequar-se al grau de formalitat del text i de la salutació. 3.2 Signatura: precedeix el càrrec, que s’escriu sense article. - Signatura - Nom i cognoms - Càrrec 3.3 Datació: localitat i data sense punt final: Alacant, 12 d’abril de 1993 3.4 Informació ocasional: s’introdueix mitjançant les sigles PD (post data), PS (post scriptum) o NB (nota bene).

La carta. Estructura visual Capçalera de l’organisme Encapçalament Identificació del destinatari Salutació Cos Cos Comiat Signatura, nom i càrrec Tancament Datació Informació ocasional