Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa Barcelona, 14 de juny de 2011

0 Índex de continguts 1 Introducció a l’autorització de la despesa 1.2 1 acció – 2 canals 1.3 Detalls de la delegació 2 Guia ràpida de l’aplicació d’autorització de la despesa 2.1 Accés a l’aplicació 2.2 Funcions comunes per a totes les pestanyes 2.3 Reserva, autorització i disposició 2.4 Obligacions 2.5 Modificacions de crèdit 2.6 Notes de càrrec 3 Consultes, suggeriments i incidències

1.1 Introducció a l’autorització de la despesa El projecte Atenea Ecofin consisteix en la implantació d’un sistema de gestió econòmica basat en l’aplicació SAP. El sistema d’aprovació de la despesa es basa en la confirmació d’una pregunta del sistema sobre l’acció d’autoritzar. L’autorització s’executa prement un botó d’una pantalla del sistema de gestió (SAP) o de la nova aplicació d’autorització de la despesa, que s’allotja a la intranet. La necessitat d’autoritzar resulta del procediment de tramitació. La persona que autoritza la despesa és, per definició, la persona responsable del crèdit. Com que es tracta d’un document intern de la Universitat de Barcelona, la seguretat de l’acció d’autoritzar la garanteixen: El sistema informàtic: pel que fa tant a l’accés com al control d’autoritzacions per manipular la base de dades. El disseny funcional definit en el projecte: pel que fa a qui és l’actor que actua en cada cas. El NIF de l’usuari de la intranet que fa l’acció d’autoritzar o de rebutjar queda enregistrat en la base de dades del sistema informàtic. El nom i els cognoms associats al NIF s’extreuen del mestre de creditors.  registre electrònic que substitueix la signatura manuscrita que fins ara es feia.

1.2 Una acció, dos canals d’execució Com a norma general, els responsables dels centres gestors i projectes fan l’autorització de la despesa a través de la intranet. Sinó ho fa el responsable delegat. Autorització de la despesa Responsable del crèdit (nominal) Fi P. Ex. > 18.000 EUR Validació de l’autorització Creació del document pressupostari (expedient comptable) Adjunció de la documentació Autorització de la despesa Gestors administratius Delegat del responsable del crèdit (gestor administratiu) Gestors administratius Control Intern Documentació justificativa de la despesa (PDF) Formulari amb les dades SAP imprès i signat manualment pel responsable nominal 1º - Circuit Comanda (AD) Documentació justificativa de la delegació, en general + Exemple 2º - Circuit Factura (O) Ordinària Necessitat de despesa

1.3 Detalls de la delegació del acte informàtic La delegació de l’autorització permet que els responsables del crèdit deleguin l’acte informàtic d’autorització a un gestor administratiu, però no és pas una delegació de la responsabilitat del càrrec. La delegació s’aplica en un sentit ampli, no per a un document, un projecte o un centre de cost concrets, sinó per a tot. La delegació implica que el responsable del crèdit: Signi un document que ho autoritza. Signi cada document pressupostari Aquests dos document (en suport electrònic o en paper) forma part de l’expedient. L’autorització delegada queda enregistrada com a dada de l’expedient. La persona delegada que rep l’autorització només pot ser un usuari del sistema informàtic SAP (no del web) i no pot, al seu torn, tornar a delegar l’acció en algú altre. Si escau, una persona que hagi delegat a una altra pot continuar autoritzant via la intranet.

2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació http://intranet.ub.edu

2.2 Guia ràpida: funcions comunes per a totes les pestanyes Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi hagi documents nous Identificació del teu nom i NIF Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que prèviament has seleccionat 44444444f Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents Per seleccionar tots els documents d’aquesta pestanya Per seleccionar només aquest document Document amb dues línies de posició Document següent

2.3 Guia ràpida: reserva, autorització i disposició Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició) i per data Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb comanda no menor)

2.4 Guia ràpida: obligacions Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu Documents ordenats per fase i per data Fase pressupostària Document PDF escanejat de la factura corresponent Tipus d’IVA 44444444f

2.5 Guia ràpida: modificacions de crèdit Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu Documents ordenats per fase i per data Línia emissora del pressupost Línia receptora del pressupost La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen 44444444f

2.6 Guia ràpida: notes de càrrec Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu Documents ordenats per fase i per data Línia emissora del pressupost La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen Línia receptora del pressupost 44444444f

3 Consultes, suggeriments i incidències En l’apartat de «Gestió  Gestió Econòmica» de la intranet podreu trobar: Introducció i guia ràpida en PowerPoint. Formulari per sol·licitar la delegació d’autorització a un gestor administratiu. Formulari per sol·licitar un canvi de responsable de centre de cost, centre gestor o projecte. Formulari per sol·licitar l’alta, la baixa o la modificació d’un usuari amb llicència per accedir al nou sistema informàtic.

3 Consultes, suggeriments i incidències Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé: