NOU WEB MUNICIPAL 2008 www.mataro.cat

Índex El web que tenim ara El web que volem Procediment, implantació, calendari i pressupost Millors webs municipals d’Espanya

El web que tenim ara

Com és i com és gestiona Com és? Dissenyat i implementat el 2002, consisteix en una editora a mida creada per Maresme Netcom muntada sobre el sistema general de bases de dades i gestió de l’Ajuntament (el GENI) i allotjada als servidors de l’Ajuntament. Algunes aplicacions són productes adquirits a tercers, com el plànol de la ciutat i l’eina de participació ciutadana Consensus. Com es gestiona? 1) Els continguts els gestiona bàsicament el Servei de Comunicació, amb col·laboracions i implicacions “desiguals” per part d’alguns serveis de l’Ajuntament i els organismes autònoms. Les empreses municipals es gestionen els seus propis webs. 2) El manteniment informàtic general el realitza el SITT i Maresme Netcom s’encarrega de les modificacions d’editora.

Increment constant d’usuaris TOTAL ANY 2006 ANY 2007 FINS AGOST 2.743 visites cada dia 3.892 visites cada dia 1.001.093 visites en 12 mesos 946.876 visites en 8 mesos 58.518.460 pàgines vistes 45.409.788 pàgines vistes 2.419 tràmits realitzats (1.853 eren inscripcions) *L’any 2002 teníem 583 visites cada dia PRIMERS SÍMPTOMES DE CANVI DE POSICIONAMENT L’any 2004 estàvem entre les 10 millors webs d’Espanya i l’any 2007 passem a ser la número 27 del rànquing, segons el Ciberpaís.

Detalls a la portada Idiomes Botó home Banner principal Agenda de ciutat Scroll de notícies Notes de premsa més recents Banners petits Campanyes puntuals Minisites serveis Webs temàtiques Segell qualitat Internet Banner principal Campanyes puntuals Barra de navegació menús La ciutat L’Ajuntament Webs Temàtiques Atenció Ciutadana Turisme Agenda Notícies Buscador HTML RSS Crèdits

Millores destables des del 2002 -Consensus. Prova pilot d’una nova eina de participació ciutadana. (Juny 2002) -Segell de qualitat d’Internet IQUA. (Desembre 2003). -Web electoral. Creació d’un site específic per a consultar el padró i fer el seguiment dels comicis on line (maig 2003). -Espai web per promocionar el català (setembre 2004). -Webs temàtiques. Creació de minisites per donar resposta a noves necessitats de continguts no inclosos en l’arquitectura bàsica del web. Per aquest motiu, ara hi ha certa barreja: sites sobre temes (educació, cultura, gent gran, joves, sostenibilitat), sites sobre serveis concrets (defensor del ciutadà, la incubadora) i els sites d’empreses municipals (PUMSA, Aigües de Mataró). -Aparador d’ofertes de treball on line (octubre 2005).

Millores destacables des del 2002 -Incorporació arxius audiovisuals. En proves (desembre 2005) i amb poca capacitat per falta de recursos i operativitat de l’editora. -Idiomes. Incorporació de la traducció automàtica de català, castellà i anglès a l’estructura bàsica del web. Part del menú específic d’informació turística està també en francès, italià i alemany. -Canvis de dominis: infomataro.net- ajmataro.es- mataro.org- mataro.cat (març 2006) -L’estat del trànsit minut a minut. Creació d’un apartat web sobre l’estat de la mobilitat amb l’aranya de trànsit on line (març 2007). -Atenció Ciutadana. Increment constant dels tràmits i gestions, incorporació de la carpeta ciutadana (maig 2006) i de la bústia i unificació menú d’accés 2007. -RSS. Incorporació del sistema de sindicació de continguts al menú de notícies perquè els subscriptors coneguin immediatament les novetats introduïdes(març 2007). -Bloc experimental participació ciutadana (octubre 2007).

Repercussió de la superposició de millores Les millores han estat fruit de diversos factors: la necessitat d’incorporar nous continguts no previstos inicialment, la necessitat d’anar incorporar nous serveis als ciutadania, i la necessitat de reflectir els canvis en l’estructura organitzativa del propi l’Ajuntament (empreses, fundacions, epes). El resultat de la incorporació de les successives millores ha repercutit en: -Desordre de l’arquitectura de continguts inicial del web, amb les dificultats de navegació i orientació per a l’usuari. -Poca operativitat de la portada, menús de navegació i cercadors. -Dificultats de compatibilització tècnica i detecció de les seves limitacions.

El web que volem

Ampliació d’objectius El web es va crear l’any 2002 amb objectiu bàsicament INFORMATIU, tot i que vam ser dels primers ajuntaments en experimentar amb alguns serveis telemàtics adreçats als ciutadans (inscripcions i descàrregues de formularis per estalviar gestions presencials en els tràmits). En 5 anys, tenim un nou context, caracteritzat per 2 nous objectius: -NECESSITAT DE GARANTIR SERVEIS TELEMÀTICS La llei d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, de 20 de juliol de 2007, que reconeix drets i deures. -NECESSITAT DE PROMOCIONAR MATARÓ El Pla d’actuació per a la promoció de ciutat del 2004.

En què basem el nou projecte El Pla de Comunicació del 2004 (Detecta les noves necessitats de promoció de ciutat i de garantir serveis als ciutadans) Acord de govern i Programa d’Actuació Municipal (De l’any 2007 i de l’avantprojecte de l’any 2008) -Les necessitats expressades pels usuaris (Enquesta satisfacció usuaris 2005, feedback correus que arriben) -Els estudis publicats sobre webs municipals (Radiografia anual del ciberpaís, estudi sobre webs municipals 2005) -Un estudi de consultoria encarregat l’any 2006

Què diu el Pla de Comunicació 2004 Indica que cal un nou disseny integral del web en base a tres grans línies estratègiques: Informació al ciutadà: tractament periodístic de la informació que es dóna al ciutadà (notícies, agenda, ajuntaments informa). Serveis al ciutadà: millora de les transaccions de l’administració amb el ciutadà (tràmits) implementant els avenços tecnològics (signatura digital, pagament electrònic, etc..) - Promoció de la ciutat: informació dels àmbits turístic, cultural, esportiu, etc...

Què diuen els usuaris Els ciutadans ens donen bona nota, però ens retreuen que: - La portada és poc intuïtiva per orientar-se en la gran quantitat d’informació que hi ha a l’interior. - El cercador és poc àgil - El plànol és millorable (càrrega lenta, manquen serveis) - Detecten deficiències d’accessibilitat i càrrega segons la plataforma (Firefox, opera) - Troben a faltar informació turística - Es poden fer pocs tràmits sencers (el 100% del procediment) Font:Multiplica. 2005

Què diu l’acord de govern 2007-2011 SOBRE L’ EFICÀCIA I TRANSPARÈNCIA DE L’ADMINISTRACIÓ “L’Ajuntament ha d’estar al servei dels ciutadans i ciutadanes garantint l’eficàcia i la transparència. Cal adaptar l’administració als nous reptes i necessitats que demanden els ciutadans per tal que donar la resposta en el temps i la forma que es mereixen.” (...) “Definirem un nou model de atenció ciutadana que integri els diferents canals de comunicació existents i que faciliti al ciutadà la seva relació amb l’Ajuntament.” SOBRE LA COMUNICACIÓ “Obrirem nous espais de participació a la web www.mataro.cat, Blogs i webs ciutadanes, tant individuals com amb la millora del portal d’entitats.” (…) “Consolidarem la política iniciada sobre els mitjans informatius municipals per continuar millorant la comunicació amb la ciutadania: Mataró Ràdio com a emissora ciutadana i de participació, de la que ampliarem els seus estudis, el Butlletí Més Mataró, el web municipal que reformarem per donar cabuda a tres espais nous: informació, promoció de ciutat i gestió administrativa amb l’Ajuntament. I gestionarem amb l’objectiu de compartir recursos entre els mitjans municipals.”(…) “Desenvoluparem un sistema per enviar informació d’interès via sms, bluetooth i correu electrònic als i les ciutadanes que ho sol·licitin.”

Què diu l’estudi de la consultora Els eixos estratègics de la reforma del web han de ser: Redefinir l’arquitectura de la informació. - Afegir contingut multimèdia i continguts adaptables a nous formats. - Redefinir els processos de gestió del web: implicació tots serveis. - Millorar l’eina/s de participació: Consensus no dóna resposta a les necessitats. - Adequar les eines de gestió documental (editora, etc....) - Redistribució de l’espai en la pàgina principal (home). - Resolució de pantalla mínim 1024 x 768. - Millorar el posicionament als buscadors (Google, etc...) Font:Lavinia. 2006

Detalls: objectius de la reforma - Fidelitzar l’usuari oferint informació amb rigor periodístic. - Crear una plataforma multimèdia que aprofiti sinèrgies (TDT, ràdio). - Millorar accés als Serveis ciutadans (tràmits, bústia) - Potenciar la vessant turística de la ciutat. - Creació d’un nou model de corresponsabilitat en els fluxos de treball dins l’Ajuntament.

Menú amb les principals millores proposades 1-.a) Arquitectura i b) Continguts : - Informació al ciutadà - Serveis al ciutadà (tràmits) - Promoció ciutat 2- Workflows (fluxos de treball) 3- Plataforma tecnològica multimèdia 4- Eines de gestió: nova editora i servei 24h 5- Disseny gràfic

Els continguts d’informació al ciutadà Serien el que ara reconeixem a la web com a notícies, ajuntaments informa, ordres del dia, reunions municipals, ofertes de treball, l’ajuntament (directoris organització institucional i executiva –serveis, organismes autònoms-), cultura, mobilitat, joventut, urbanisme, dona, gent gran, medi ambient, habitatge, salut,publicacions, cooperació, entitats, seguretat, tecnologia, esports, directoris de serveis de la ciutat, plànol de la ciutat, metereologia local i avisos protecció civil, participació ciutadana... Responsable validació: Servei de Comunicació. Producció i actualització continguts: tots els serveis que vulguin donar informació a través del web i siguin capaços de mantenir els continguts

Els continguts d’atenció ciutadana Serien els que ara estan inclosos en el menú d’Atenció ciutadana de la home: la carpeta ciutadana, els tràmits i gestions, i la bústia ciutadana. L’objectiu és superar l’escassa utilització de la carpeta ciutadana a causa del requeriment del PIN i replantejar la pàgina de tràmits perquè l’usuari sàpiga fins a quin nivell de tramitació pot arribar (completa o no). Cal estudiar la tramitació absoluta en línia a través de la signatura digital (conveni Cer cat). Responsable de validació: Servei d’Atenció Ciutadana. Producció i actualització continguts: tots els serveis que vulguin oferir serveis d’atenció ciutadana telemàtica.

Els continguts de promoció de ciutat Serien els ara inclosos en el menú de Turisme del web, amb moltes incorporacions de continguts nous, tant informatius com de serveis dels altres dos apartats. Els continguts s’organitzarien al voltant d’apartats: presentació general (història i actualitat), propostes cites anuals (fires, festes, festivals, esdeveniments fixes) i propostes per visites puntuals (propostes per passar-hi unes hores, uns dies), què es pot fer a Mataró (Cultura / Mar i natura / Compres / Fires / Restauració), preguntes més freqüents... S’hi afegirien progressivament continguts de serveis telemàtics: visites virtuals, reserves on line, planificador de viatges, jocs, botiga virtual... Responsable de validació: Servei de Promoció de Ciutat Producció i actualització continguts: tots els serveis que vulguin oferir serveis d’atenció ciutadana telemàtica.

El nou sistema requereix una nova forma d’organització interna: Els nous formats i sinèrgies WORKFLOWS El nou sistema requereix una nova forma d’organització interna: L’objectiu és aconseguir un web 2.0, molt més audiovisual i amb possibilitats d’interacció. Cal preveure que els gestors de continguts disposin dels recursos i coneixements per gestionar els continguts i formats audiovisuals (fotografia, vídeo) o puguin accedir a ells gràcies a la col·laboració amb les empreses municipals de comunicació audiovisuals (per exemple, talls de veu de Mataró Ràdio, imatges de Maresme Digital...).

2. Workflows WORKFLOWS INFORMACIÓ TRÀMITS PROMOCIÓ El nou sistema implica la supervisió de cada procés per part del responsable del bloc El nou sistema requereix una nova forma d’organització interna: VALIDACIÓ i PUBLICACIÓ Servei de Comunicació Servei d’Atenció Ciutadana IMPEM INFORMACIÓ TRÀMITS PROMOCIÓ Entra continguts a Editora segons bloc temàtic Servei implicat: joventut, mobilitat, cultura...

3. Nova plataforma tecnològica Plataforma multimèdia, definida tecnològicament sota les especificacions tècniques i de seguretat del Servei de Sistemes Informàtics i de Telecomunicacions. Es proposen les següents millores: - Millorar l’entorn de desenvolupament amb la incorporació d’un nou entorn de pre-producció i un servidor de subversions. - Incorporació o adaptació de la maquinària necessària per implementar els nous continguts tecnològics (vídeo, àudio, etc..)

4. Editora i servei 24 h La nova eina gestora creiem que ha de ser una editora a mida que ha de permetre: - Creació de butlletins electrònics i formularis per a tràmits. - Creació de nous espais web sota un disseny de plantilla. . - Upload i gestió d’arxius multimèdia. - Gestió d’usuaris (privilegis). - Accés telemàtic. - Accessibilitat - Gestió integral de la maquetació de forma fàcil: mòduls portada, - Possibilitat de previews. - Arxius vàlids per a formats i suports diferents (xml, mòbils, pda.) El servei de suport als responsables de validació de continguts ha de ser 24 h i el manteniment informàtic de l’editora ha de quedar garantit.

5. Disseny gràfic i home AMPLE DE PANTALLA Adaptable a diferents tamanys de pantalla, però partint de 1024 x 728 píxels DISSENY PÀGINA PRINCIPAL Una portada atractiva (incorpora imatge corporativa) que incorpori els tres grans blocs de continguts. Ha de contenir: - Informació diària:notes de premsa, ajuntaments informa, ordres del dia,etc.. - Sistema de navegació i serveis bàsics: Mapa web i plànol ciutat i cercador - Elements gràfics i multimèdia: (capçalera, campanya principal,rss,podcast, videocast, campanyes de difusió) *Tots els elements hauran de complir els requeriments d’accessibilitat. -Un accés als tràmits a través de la Carpeta ciutadana i per un altre criteri: p.e.llista dels més utilitzats o per temes) -Agenda del dia -Elements de promoció. -Elements de participació (enquesta, blogs, fòrums, subscripció a butlletins). - Altres a definir * Les pàgines interiors es dissenyen en funció del disseny escollit per la principal. Secció d’imatge supervisora aplicació imatge corporativa

Procediment, implantació, calendari i pressupost

Concurs per al nou projecte El desenvolupament del projecte el faria una empresa/s externa, de manera que es proposa convocar un concurs públic a través de l’aprovació d’un plec de condicions tècniques i econòmiques amb les següents característiques: -Contractació per lots: donar la possibilitat que els licitadors presentin ofertes separades per a la implantació i el manteniment del web. -Contractació per objectius: establiment d’indicadors de control i objectius anuals de tràfic al web (pàgines vistes), fidelització d’usuaris (subscriptors), repeticions i posicionament als buscadors (Google).

Tasques sol·licitades -Assessorament en l’establiment de l’arquitectura de continguts - Disseny gràfic interfícies segons criteris marcats - Creació, gestió i maquetació HTML pàgines basada en separació de continguts segons Standard per tal que sigui contingut exportable. - Migració continguts segons els criteris marcats pel SITT per les bases de dades* - Posada en marxa editora. - Creació i integració de la nova interfície dels tràmits bàsics. - Creació dels formularis pertinents. - Optimització continguts per la seva indexació en cercadors. - Valoració del cost manteniment anual. - Planificació formació a l’organització *Atenció: El SITT té en marxa el canvi del sistema de bases de dades i la nova plataforma s’hauria de construir sobre ell

Pressupost aproximat INVERSIÓ a) 85.000 euros per inversió i implementació plataforma MANTENIMENT b) 60.000 euros anuals per a outsourcing i manteniment 24h Les millores al plànol i a Consensus no estan contemplades en el present projecte, tampoc la implementació d’una eina de gestió integral de blocs (tindria un cost aproximat de 30.000 euros), ni la incorporació de serveis complementaris de telefonia tipus SMS (estarien vinculats al contracte de telecomunicacions de l’Ajuntament).

Calendari aproximat OCTUBRE 2007 Presentació Comissió Informativa Innovació i Presidència NOVEMBRE 2007 Aprovació del plec de condicions tècniques i econòmiques DESEMBRE 2007 Presentació d’ofertes i resolució del contracte GENER-JUNY 2008 Implantació i desenvolupament JUNY-JULIOL 2008 Formació interna i proves

Les millors webs municipals d’Espanya www.bcn.cat

www.gijon.es

www.zaragoza.es

www.l-h.cat

www.sabadell.cat

www.ajgirona.cat

Ana Villaverde Cap de Comunicació Toni Cebrian Tècnic de Comunicació Octubre 2007