Bogotá, Febrero de 2012 PROYECTO DE MODERNIZACIÓN CERTIFICACIÓN DE PROCESOS Cobertura Del Servicio Educativo Atención Al Ciudadano Gestión Del Talento Humano Calidad Educativa

OBJETIVO DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN: Modernizar las herramientas actuales, con el fin de optimizar la utilización de los recursos de las secretarías de educación, buscando mejorar sus indicadores de cobertura y calidad. Implementar estructuras organizacionales acordes con la misión de las secretarías de educación, de manera que se amplíe la capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo Promover un cambio de mentalidad y actitud en las secretarías de educación, con el fin de responder a nuevos retos. Nivel de Satisfacción del MEN Secretarías, IES Y Oficina de Atención al ciudadano

BENEFICIO DE UNA SECRETARÍA CERTIFICADA Y MODERNIZADA: Ejecuta sus procesos de manera eficaz y eficiente, y los enfoca hacia el logro de resultados. Cuenta con procesos claros y estandarizados, generando un ambiente de transparencia y confianza. Fundamenta sus decisiones en la utilización de información oportuna y veraz. Busca la excelencia en la prestación del servicio, y responde ágilmente a las diferentes solicitudes presentadas por sus clientes

Con el fin de garantizar el éxito y la sostenibilidad del proyecto de modernización, se definieron de manera integral cinco componentes: PROCESOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRUCTURA GENTE Y CULTURA COMPONENTES DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN

Modelo de certificación de procesos del Ministerio de Educación y las Secretarías de Educación MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN DIRECTRICES, NORMATIVIDAD, RECURSOS, ASISTENCIA TÉCNICA, ACOMPAÑAMIENTO, CONTROL, SEGUIMIENTO, SISTEMAS DE INFORMACIÓN ENTE EXTERNO CERTIFICA CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO TÉCNICO Certificación Proceso Nacional

EJECUCIÓN ARTICULACIÓN ASISTECIA PROCESOSSISTEMASESTRUCTURAINFORMACION Certificación Proceso Nacional

ESTRUCTURA DEL MODELO PARA APLICAR EN CAMPO Certificación Proceso Nacional Preparación Diagnóstico Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Acompañamiento y Seguimiento

Durante esta etapa se llevaron a cabo las actividades preliminares para la realización de las etapas de diagnóstico, acompañamiento y seguimiento, preauditoría y auditoría de certificación. En esta etapa se definió el diseño y configuración del proyecto de certificación del Ministerio y las Secretarías de Educación pertenecientes a entidades territoriales certificadas. Se definió el plan de trabajo, los propósitos y metas a cumplir, el equipo auditor, las SE a acompañar y el referencial de cumplimiento de los procesos. Metodología PreparaciónDiagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad

En esta etapa se realiza el diagnóstico sobre el estado de los procesos y documentación de la SE respecto a los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de Procesos, que permite conocer la situación inicial de la SE y generar un plan de mejoramiento basado en el análisis y recomendaciones para adecuar los procesos basados en el alcance del sistema, con la finalidad de generar procesos adecuados al cumplimiento del Reglamento Técnico de cada proceso. Se realiza una comparación de las evidencias existentes incluyendo políticas y procedimientos, contra los requerimientos de Reglamento y se identifican las desviaciones y deficiencias a partir de la comparación con este estándar. Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Metodología

Una vez puesto en marcha el Plan de Acción, se revisa su eficacia y se realiza la sensibilización al personal encargado de los procesos de Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento Humano en las Secretarías de Educación para generar el Plan de Cumplimiento de los requisitos de gestión de calidad y los requisitos técnicos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso. PreparaciónDiagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Metodología

Una vez cumplido el Plan de Acción, se realiza la etapa de preauditoría de certificación, en donde el equipo de auditores evalúa el cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico, generando, si es necesario, un Plan de acción que solucione los hallazgos encontrados. Esta auditoría tiene por objeto verificar si la SE está lista para la auditoría de certificación realizada por un ente externo. PreparaciónDiagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Metodología

Se realiza la auditoría de certificación frente al cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso, por parte de un ente externo acreditado. El certificado se otorga al Ministerio de Educación, con alcance a las Secretarías de Educación que evidencien cumplimiento en los procesos auditados. Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Metodología

El propósito de ésta etapa es el de hacer seguimiento y mantenimiento a la certificación obtenida por el MEN y por las SE. Para ellos se tienen previstas auditorías trimestrales. Dentro de esta etapa se realiza la auditoría de seguimiento anual por parte del ente externo. Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Metodología

Certificación Proceso Nacional

Mapa de procesos de las SE Macroproceso estratégico Comunidad educativa Macroprocesos Misionales Macroprocesos de apoyo A. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN B. GESTIÓN DE PROGARMA S Y PROYECTOS C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO E. ATENCIÓN AL CIUDADANO F. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS G. GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO I. ADQUISICIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS J. GESTIÓN FINANCIERA K. CONTROL INTERNO L. GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÀTICA M. ASUNTOS LEGALES Y PÚBLICOS N. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

Certificación del Proceso Nacional de Cobertura Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso Nacional de Cobertura permite la prestación oportuna del servicio en condiciones de eficiencia, eficacia y equidad, para garantizar el acceso, la continuidad y permanencia de los estudiantes de los niveles de educación preescolar, básica y media en el sistema educativo oficial. Certificación Proceso Nacional

FASES DEL PROCESO DE COBERTURA 1. Definición y Divulgació n de Lineamien tos 2. Proyecció n de Cupos 3. Asignació n de Cupos 4. Matrícula 5. Auditoría Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo

SIMAT Reportes Proyección de cupos y control de saldos Registro e inscripción de alumno Instituciones y sedes Novedades de alumnos Fusiones y convenios Matrícula antiguos y nuevos Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo

Certificación del Proceso de Atención al Ciudadano Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso de Atención al Ciudadano permite dar respuesta oportuna y efectiva a las solicitudes, trámites, correspondencia y gestión documental realizadas por los usuarios del servicio educativo tanto en el Ministerio de Educación como en las Secretarías de Educación. Certificación Proceso Nacional

Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad CONTACTO: -Personal - Escrito - Web - TelefónicoPersonal - Escrito - Web - Telefónico Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad CONTACTO: -Personal - Escrito - Web - TelefónicoPersonal - Escrito - Web - Telefónico INICIO Registro del Ciudadano Registro del Ciudadano Funcionario responsable Reasignación Ciudadano Ciudadanos informados permanentemente SI NO Tramite Interno / Externo Seguimiento Respuesta y Finalización Análisis y Estadísticas Asignación y envío de copias Radicación del PQR- Correspondencia CICLO GENERAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Certificación Nacional de Procesos

Proceso de Atención al Ciudadano

Certificación del Proceso de Talento Humano Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las actividades realizadas con el fin de administrar cualitativa y cuantitativamente la planta de personal administrativo, docente y directivo docente y el manejo de información e interacciones que se deben mantener con las distintas instancias del sector educativo Certificación Proceso Nacional

Selección e Inducción Planta de Personal Nómina Desarrollo de Carrera Desarrollo de Personal Hoja de Vida Planta y Personal Estructura organizacional Compensación Laboral Escalafón Docente Evaluación Desempeño Salud Ocupacional Salud y Seguridad Bienestar Social Reportes Bienestar Social Selección de Personal HISTORIA LABORAL Bases de Datos Reportes con destino a FOMAG, MEN Organismos de Control Entidad Territorial Bienestar Social Proceso de Gestión del Talento Humano

Seguridad Parámetros Reportes Planta de Personal Selección e Inducción Bienestar y Capacita -ción Administra- ción de Carrera Nómina Historias Laborales SIGCE SINEB SIMAT AlumnosEE MEN SE EE PPTO y TES FOMPREM AG DAFP CNSC OTROS Proceso de Gestión del Talento Humano

Certificación Nacional de Procesos Documentación Soporte Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso Nacional de Cobertura del Servicio Educativo Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Gestión del Recurso Humano en el Sector Educativo Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Atención al Ciudadano Nota: Estos documentos hacen parte de la documentación soporte manejada en la biblioteca documental del Sistema Integrado de Gestión –SIG- del MEN Material de Apoyo Listas de Chequeo y Planes de Cumplimiento de los procesos evaluados

Resultados Certificación de Procesos 2011 Certificación Proceso Nacional

Recertificación: Actualizar la documentación técnica de los procesos certificados (Cobertura, Atención al Ciudadano y Recursos Humanos). Realizar el acompañamiento como parte de la sostenibilidad de la certificación obtenida el año anterior. Programar auditorias del ente certificador. Certificación Nuevos Procesos Elaborar la documentación técnica de los procesos de Calidad Educativa, Gestión Financiera e Inspección y Vigilancia Validar con el área respectiva la documentación. (acordar fecha) Realizar piloto de diagnostico en MEN y SE. Ajustar documentación de acuerdo con los resultados del piloto. Realizar visitas a las SE de Diagnostico, acompañamiento y Preauditoría. Programar auditorías con el ente certificador según resultados de cada SE Seguimiento Certificación de Procesos 2012 Certificación Nacional de Procesos

Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidad en los procesos de Cobertura, Recursos Humanos y Atención al Ciudadano y Calidad Educativa. Objetivo

ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PROCESO NACIONAL DE COBERTURA PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS PROCESO NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO Alcance 2012 PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA

MATERIAL TÉCNICO DESARROLLO CAMPO CERTIFICACIÓN AUDITORIA Ente Certificador Plan de acción ACOMPAÑAMIENTO PREAUDITORIA de Certificación de Certificación DIAGNÓSTICO Reglamento Técnico Procesos Guías Metodología certificación Documento creado por el Ministerio de Educación Nacional, en el que se establecen las características de los procesos a evaluar, con inclusión de las disposiciones normativas aplicables, cuya observancia es obligatoria tanto para el MEN como para las Secretarías de Educación aplicables.

IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACIÓN Genera un esquema de trabajo por procesos. Mejora la Gestión de las Secretarías de Educación. Fortalece la utilización de los sistemas de información en la toma de decisiones. Genera sostenibilidad en las implementaciones realizadas. Garantiza eficiencia y transparencia en los procesos. Fortalece la articulación MEN - SE Certificación Proceso Nacional

ÁREAS DE OPORTUNIDAD Implementar las estructuras administrativas Continuar con la apropiación de los sistemas de información. Realizar adecuaciones físicas a las Secretarías de Educación. Continuar con la re-certificación y certificación nuevos procesos de la cadena de valor. Implementar Sistemas de información de Gestión de Calidad Educativa y Gestión Financiera. Certificación Proceso Nacional

Definir metas, metodologías, puntos de verificación y control, procedimientos documentados. Identificar e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos Realizar el seguimiento, medición y análisis de los procesos PROCESOS Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento humano Secretaría de Educación Certificación Proceso Nacional

Certificación de procesosSE Secretarías que participan en el proyecto92 Secretarías con acompañamiento88 Secretarías auditadas por ICONTEC74 Secretarías Certificadas en 4 procesos3 Secretarías Certificadas en 3 procesos70 Secretarías Certificadas en 2 procesos1 Secretarías para auditoría complementaria1 Avance Actual

Avance General

SE auditadas por el ICONTEC SE Certificadas con cuatro(4) Procesos HuilaCaucaMosquera AntioquiaCiénagaMonteríaTuluáQuindíoGuainiaBucaramanga ApartadóCórdobaNariñoTumacoRiohachaGuaviareCaldas AraucaDuitamaNeivaTunjaRionegroIbaguéCali ArmeniaEnvigado Norte de Santander TurboRisaraldaItagüíCaquetá AtlánticoFacatativáPastoUribiaSabanetaLa GuajiraCartagena BarrancabermejaFlorenciaPereiraValleduparSincelejoLoricaCartago BarranquillaFloridablancaPiedecuestaVaupesSoachaMaganguéCasanare BelloFusagasugáPitalitoVichadaSogamosoMaicaoCesar BolívarGirardotPutumayoVillavicencioSucreManizalesChía BoyacáGirónQuibdóZipaquiráTolimaMetaChocó Con Tres procesos:

Acompañamiento MODERNIZACIÓN Cumplimiento DX - SEGUIMIENTO NoSE Requisitos de Gestión de calidad CoberturaTalento humano Atención al Ciudadano Calidad Educativa Promedio Procesos > 70% Amazonas 0 Buenaventura 0 Buga 0 Cucuta 29%65%60%69%50%55%0 Cundinamarca 0 Dosquebradas 0 Ipiales 0 Jamundí 0 Magdalena 6%65%49%44%41% 0 Malambo 0 Popayán 0 Sahagún 0 San Andrés 0 Santa Marta 0 Santander 0 Soledad 0 Valle Del Cauca 0 Yopal 0

Certificación Proceso Nacional A la fecha las No Conformidades de mayor recurrencia en la evaluación realizada en la etapa de sostenibilidad, corresponden a: Debilidades en el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de gestión de calidad, correspondientes a: Control de documentos, control de registros, acciones correctivas y tratamiento de servicio no conforme Falta de implementación de mecanismos de seguimiento y medición (indicadores de los procesos) Recursos Humanos: Falta de actualización de la información de planta de personal en Humano Falta de evaluación de la competencia y el desempeño del personal Subutilización de módulos del sistema de información soporte del proceso Falta de atención oportuna y efectiva de PQR de los clientes Falta de actualización oportuna de la información de matricula Certificación Proceso Nacional

Bello al Jonny Arley Jimenez Bolívar al Carmen Mercado Buga al Lina Hernandez Cucuta al Lina Hernandez Ipiales al Lina Hernandez Itagüí al Jonny Arley Jimenez Jamundí al Jonny Arley Jimenez Magdalena al Jorge Sanabria Malambo al Carmen Mercado Palmira al Jorge Sanabria Popayán al Jorge Sanabria Sahagún al Jorge Sanabria Santa Marta al Jonny Arley Jimenez Sogamoso al Jorge Sanabria Soledad al Carmen Mercado Sucre al Carmen Mercado Valle Del Cauca al Lina Hernandez Visitas de Acompañamiento/Preauditoría

Bogota, mayo de 2011 Proceso de certificación Gestión de la Calidad Educativa 2011

Certificación Proceso Nacional Preparación Auditoría de Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad FASES CERTIFICACION PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA Ficha técnica SIG - MEN Ficha técnica SIG - MEN Macroproceso Calidad Educativa – SE Educativa–Educativa– Documento Especificaciones Técnicas Documento Especificaciones Técnicas

Certificación Proceso Nacional

Referentes Condiciones Necesidades Planes : Decenal, Desarrollo, Regionales Fortalezas organizacionales de las SE Programas y proyectos del PLAN SECTORIAL P A M Componentes Acompañamiento a las EE en su gestión escolar Formación de directivos docentes y docentes Uso y apropiación de medios y tecnologías de información y comunicación PLAN DE ACCION Una herramienta de gestión que permite a las SE Planear Sistematizar Hacer seguimiento Evaluar las acciones explicitas de mejoramiento de la calidad educativa PEI Resultado de evaluaciones Plan de Mejoramiento Institucional Análisis de contexto y de la región

Certificación Proceso Nacional

Pagina del Proyecto de Modernización:

Certificación Proceso Nacional Compromisos: 1.Validar Macroprocesos: D, E, H, C y N 2.Validar Especificaciones Técnicas 3.Efectuar Auditorías Internas(Listas de Chequeo, Planes de Acción 4.Formación a nuevos funcionarios: Líderes de Procesos, Gerentes de Modernización

Personal de Contacto Certificación Gloria Navarro Quintero Lina María Hernández Gamarra: Auditor de Calidad Celular: 310 Luis Eduardo Perdomo Londoño: Auditor de Calidad Celular: 320