Organización

Introducción El uso de una organización ha sido de vital importancia a lo largo de la existencia humana. Diseñar una estructura jerárquica permite la coordinación de los elementos que la conforman, consiente una eficaz toma de decisiones, establece responsabilidades y define los medios de comunicación.

La empresa como una organización Primeramente se define lo que es una empresa desde el punto de vista de una organización, y podemos decir lo siguiente: La empresa es una suma de diferentes componentes: – Un objeto común, – Un conjunto de personas y medios, – Un esfuerzo combinado, y – Un sistema de dependencias y relaciones que aseguren la coordinación

Podemos definir a la empresa como un conjunto de elementos humanos y materiales que se conjugan para conseguir un fin, según un esquema determinado de relaciones y dependencias (organización) entre todos sus elementos. Desde tiempos inmemorables el ser humano ha estado consiente de que la obtención de la eficiencia solo se logra a través del orden y coordinación de los recursos que forman parte de un grupo social, en este caso: la empresa.

El propósito de la organización es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados fomenta la eficiencia en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación.

Nueve principios básicos de una organización I.Objetivo (Unidad organizacional) II.Especialización (Función específica) III.Jerarquía IV.Equivalencia entre autoridad y responsabilidad V.Unidad de mando VI.Divulgación VII.Extensión del control VIII.Coordinación IX.Continuidad (Mejora continua)

I. Objetivo (Unidad organizacional)

Para mostrar ejemplos de objetivos empresariales es necesario distinguir entre los distintos tipos de objetivos que se suelen establecer en una empresa: Objetivo general Objetivo específico Objetivo estratégico Objetivo táctico Objetivo operacional En el mundo de la empresa, es un resultado o fin que se desea lograr, hacia el que se encaminan los esfuerzos y que pretende mejorar o estabilizar la eficacia y eficiencia de este tipo de entidades.

Objetivos Generales aumentar la rentabilidad, ser el líder del mercado e incrementar las ventas Específicos obtener una rentabilidad anual del 20 % o aumentar las ventas trimestrales en un 15 % Estratégicos alcanzar el liderazgo de ventas de automóviles en México en un plazo de 5 años, abrir tres nuevas sucursales en la zona Este del país en 4 años. Táctico reducir a la mitad la distancia con el líder del mercado del automóvil durante los próximos 2 años Operacional aumentar en un 5 % el nivel producción del Departamento de Pintura durante los próximos 6 meses o reducir las devoluciones de los clientes en un 15 % durante el próximo trimestre.

II. Especialización (Función específica)

La especialización del trabajo consiste en la asignación de las diferentes tareas de un proceso productivo en particular y sus actividades derivadas en diferentes individuos o grupos de trabajo atendiendo a sus características, habilidades o recursos. Las empresas que apuestan por sistemas de trabajo especializado diseñan un organigrama donde cada tarea es desarrollada por un especialista.

III. Jerarquía

Toda empresa debe contar con una estructura jerárquica que indique la posición y la función de cada empleado a sabiendas de que no todas las empresas tienen la misma estructura. La estructura jerárquica se realiza por lo general por niveles parecidos al de una pirámide. En esta se definen la cadena de mando de la organización. En los últimos tiempos se ha evolucionado sobre los modos de organización jerárquica de las organizaciones y se plantean diferentes tipos de estructuras y formatos.

El organigrama de una empresa consiste en la representación gráfica de la estructura de la empresa, de manera que no sólo representa a los empleados y recursos humanos de la empresa, sino que también representa las estructuras departamentales, además de ser un buen esquema de las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la empresa.

IV. Equivalencia entre autoridad y responsabilidad

Responsabilidad y Autoridad en la organización están íntimamente relacionadas. Esto significa que debe delegarse la autoridad adecuada a cumplir con las responsabilidades. Existe una relación entre ambos conceptos por dos razones: I) En primer lugar, si una persona se le da algo de responsabilidad sin autoridad suficiente no podrá desempeñarse mejor y quizás no logre la meta deseada. II) En segundo lugar, si hay exceso de autoridad delegada para un individuo sin cumplir ninguna responsabilidad entonces se hará mal uso de la autoridad delegada de un modo u otro.

Responsabilidad: La responsabilidad es la obligación de un subordinado para realizar la función solicitada por su superior. Las funciones y actividades asignadas a una posición o un ejecutivo. Autoridad Es el derecho o el poder asignado a un ejecutivo o un gerente con el fin de lograr ciertos objetivos de la organización. La autoridad es el principio en la raíz de la organización y por lo importante que es imposible concebir una organización en absoluto a menos que alguna persona o personas que están en condiciones de exigir acción de los demás.

V. Unidad de mando

Unidad de mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona; esto significa que los empleados deberán recibir órdenes sólo de un superior.

VI. Divulgación

Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho con un alto grado de importancia. A nivel empresarial puede ser la publicación, difusión o propagación entre los altos mandos de una corporación para informar a la parte media y operativa de una empresa, generalmente presentando una eventualidad de la misma. Es importante reconocer los diferentes medios de divulgación que se involucran en la realización de un evento ( conferencias, escritos, medios audiovisuales).

VII. Extensión de control

Determina en gran medida el número de niveles y gerentes que tiene una organización. Si todo lo demás permanece igual, entre más amplia o profunda sea la extensión, más efi­ciente es la organización. Es obvio que en términos de costo las exten­siones más amplias son más eficientes, sin embargo llega un punto en que reducen su eficacia. Es decir, cuando la extensión es demasiado profunda, el rendimiento de los empleados disminuye porque los supervisores ya no tienen el tiempo para ejer­cer el liderazgo y apoyo necesarios.

VIII. Coordinación

Diseñar una estructura jerárquica permite la coordinación de los elementos que la conforman, consiente una eficaz toma de decisiones, establece responsabilidades y define los medios de comunicación. Lo que busca la administración de una forma directa es la obtención de resultados de máxima eficiencia, y esto solo se logra con la coordinación, esto quiere decir que es la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, estos pueden ser capital, materias primas, maquinas, etc.

IX.CONTINUIDAD

Mejora continua es un enfoque para la mejora de procesos operativos que se basa en la necesidad de revisar continuamente las operaciones de los problemas, la reducción de costos oportunidad, la racionalización, y otros factores que en conjunto permiten la optimización. A menudo asociada con metodologías de proceso, la actividad de mejora continua proporciona una visión continua, medición y retroalimentación sobre el rendimiento del proceso para impulsar la mejora en la ejecución de los procesos.

Aplicación

I.Objetivo (Unidad organizacional): Defectos < 8 ppm; Accidentes = 0. II. Especialización (Función específica): Ejemplo: Mecánicos especializados en prensa Ingenieros Metalúrgicos especializados en carburizado III. Jerarquía CEO Global → CEO → Jefes de Procesos → Jefes de área → Coaches → E.A.D. IV. Equivalencia entre autoridad y responsabilidad Se tiene la responsabilidad de mantener un proceso optimo, pero no la autoridad para modificarlo.

V. Unidad de mando Únicamente se elaboran reportes al jefe de laboratorios, que reporta a su vez a los jefes de procesos. VI. Divulgación Difusión de logros o resultados parciales de procesos de mejora de forma audiovisual e impresa VII. Extensión del control CEO (1) → Jefes de Procesos (2) → Jefes de área (4) → Coaches (16) → E.A.D. (2;5) VIII. Coordinación La jerarquía permite una coordinación completa entre departamentos IX. Continuidad (Mejora continua) Siempre se está buscando optimizar los procesos para ser más productivos.