Curso procesos operativos en Aeropuerto Julio 19 de 2013

Objetivo Brindar a los colaboradores de los Aliados Comerciales y Proveedor Logístico, que intervienen en la operación del aeropuerto, los procesos establecidos para la recepción y despacho de los vuelos de Avianca y de otras aerolíneas, manteniendo los estándares de calidad y seguridad, y el cumplimiento de las normas legales vigentes que regulan la industria, para la prestación de un servicio ágil, seguro y a tiempo, de acuerdo con la promesa de servicio ofrecida a nuestros clientes

Alcance La capacitación de procesos operativos en Aeropuerto aplica para los colaboradores de los Aliados Comerciales de Operaciones en Aeropuerto con cargos de Jefe o Coordinador, Supervisor y Auxiliar de Operación

Temas Transporte aéreo vuelos Avianca Transporte aéreo otras aerolíneas Recepción de rutas aéreas Recuerda que estos procedimientos están documentados en el Manual PR NE 1003 PROCEDIMIENTOS GESTION LOGISTICA COURIER Y CARGA NACIONAL

Transporte aéreo Avianca y otras aerolíneas

Transporte aéreo vuelos Avianca Inicio Auxiliar Operaciones Estación Clasificar piezas y grupajes de acuerdo a prioridades de embarque Si el cupo fue aprobado, debe verificar si tiene vuelo directo ADZ ubicando los envíos con destino ADZ en el área designada Trasladar las piezas a la posición asignada al avión Seleccionar los viajes disponibles del día en el sistema Verificar el embarque de las piezas y en caso de que no sea completo, Dar lectura para excluir con la hand held a las piezas no embarcadas. En caso de que el cupo no sea aprobado, deberá descargar las piezas y/o grupajes para el próximo viaje/vuelo disponible En caso de cargas especiales par el embarque, preparar los documentos necesarios para su transporte y enviar a CCD el NOTOC de las mercancías especiales En caso de embarque completo, dar control horario y cierre de vuelo en el sistema de información 2 Clasificar piezas y grupajes de acuerdo a prioridades de embarque En caso de ser necesario pueden elaborarse despachos colectores, Los despachos colectores se elaboraran para facilitar el transporte de las sacas pequeñas que tengan destino o conexión en común, esta acción se realiza en el sistema realizando un grupaje. Para los casos en que en el plan de transporte parametrizado en el sistema no tenga creado el viaje asociado al vuelo real, se debe solicitar a casa matriz la creación inmediata del viajes para poder asignar los envíos. Esto aplica para los casos en que Avianca desee realizar vuelos de prueba sin pasajeros o vuelos que no están programados en el itinerario normal. 3 ¿Cargas especiales par el embarque? Cargas especiales como HR, LA, DG. 4 Preparar los documentos necesarios para su transporte. Para cada una de las cargas especiales deben prepararse los documentos necesarios indicados en las Políticas específicas de Carga. 5 Enviar a CCD el NOTOC de las mercancías especiales En las bases que se encuentre disponible puede enviarse de forma electrónica 6 Asignacion de grupajes y piezas al vuelo correspondiente al destino a través del sistema de información La asignación de los envíos a un viaje se debe hacer mediante lecturas relacionando el número del viaje. Solo para casos de contingencia y con previa autorización del Coordinador regional correspondiente, se puede hacer de forma manual en el sistema seleccionando el viaje y haciendo clic en el botón "Rellenar", así el sistema asignará automáticamente todos los envíos liberados que tengan el destino del viaje o las paradas y conexiones asociadas al mismo. 7 Preparar en planchas o diligencias las piezas de los despahos a transportar. Deben tenerse en cuenta las prioridades de embarque de los productos a transportar y la cantidad de kilos autorizados por CCD. Al alistar las piezas y/o sacas en las planchas deberán tener el adecuado apilamiento para evitar que se caigan o se deterioren. Se debe contar con la respectiva protección para los despachos en caso de lluvia. 8 Solicitar a control vuelos el cupo necesario para el transporte de los despachos A través de Sistema de información Amadeus, correo electrónico o manualmente, se debe solicitar el cupo o capacidad según el tiempo asignado antes de la salida del vuelo de acuerdo al tipo de aeronave que opera el vuelo. 1 3 Trasladar las piezas a la posición asignada al avión. El traslado de las planchas a la posición del avión es realizada por el proveedor de Ground Handling, y debe ser acompañado por un colaborador de Deprisa, quien debe asegurarse que sea ubicada en la posición correcta y quede a disposición del personal de asistencia en tierra. 14 Verificar el embarque de las piezas. Verificar la correcta manipulación de las piezas por parte de los colaboradores de Graund Handling o el tercero que realiza el embarque. Simpre deberá asegurarseque el embarque de los productos se haga de acuerdo a las prioridades de embarque. En caso de no ser posible el embarque de la totalidad de las piezas, devolver a la Bodega las piezas no embarcadas, dando lectura a los envíos, acerca de las novedades presentadas y luego prepararlas para el siguiente vuelo. 17 Dar control horario y cierre de vuelo en el sistema de información Para los casos en que se tenga la handheld en la posición del avión, el cierre del viaje debe hacerse en linea, y cuando no, el cierre y control de horario se hará en la bodega 18 Revisar en el sistema de información las llegadas pendientes. En el módulo de llegadas podrá verificar el libro de descarga donde se detallan los viajes que están próximos a llegar a la base de destino. 20 Realizar el control de horario y seleccionar llegada avión del vuelo en en el sistema Para los casos donde se tenga handheld, la opción de llegada de avión debe hacerse en línea. 23 Actualizar en el sistema de información los envios recibidos. A través de la lectura "Validación Descarga arrastre" se reciben los envíos 24 Generar listado de discrepancias Verificar que las piezas recibidas coincidan con las piezas embarcadas en origen. Existen dos posibilidades: Sobrantes o Faltantes 26 Registrar las incidencias a través del sistema de información e informar a origen. Se debe informar al origen las novedades presentadas a través del listado de discrepancias generado por el sistema. En caso de presentarse envíos mal enrutados, estos deben reenrutarse correctamente de forma manual. 27 Gestionar Incidencias tanto faltantes como sobrantes Se debe gestionar las incidencias presentadas de los envíos que arriban, en casos de sobrantes o faltantes, generando la incidencia en el sistema se informa a origen y al responsable del proceso anterior y luego gestionando la incidencia. Se debe gestionar las incidencias presentadas de los envíos que arriban, en casos de sobrantes o faltantes, generando la incidencia en el sistema se informa a origen y al responsable del proceso anterior y luego gestionando la incidencia. Solicitar a control vuelos el cupo necesario para el transporte de los despachos Realizar asignación en el sistema, de grupajes y piezas al vuelo/viaje correspondiente al destino Preparar en planchas o diligencias las piezas de los despachos a transportar Pasa al Supervisor …

Transporte aéreo otras aerolíneas Auxiliar Operaciones Estación Inicio Clasificar piezas y grupajes de acuerdo a prioridades de embarque Dar control horario y cierre de vuelo en el sistema de información Pasa al Supervisor Solicitar a la aerolínea el cupo necesario para el transporte de los despachos Verificar el embarque de las piezas, en caso de que el embarque NO sea completo Dar lectura con la hand held a las piezas no embarcadas Asignar los grupajes y piezas al vuelo correspondiente al destino a través del sistema de información Solicitar la guía bajo la cual serán transportadas las piezas (*) Todas las actividades del proceso. Si durante cualquier actividad del procedimiento se detectan envios en mal estado, embalaje deficiente, con datos de destino incompletos, estos envios se debe segregar, incidentar en el sistema, para su gestión con la oficina o ciudad de origen, con el cliente o ejecutivo de cuenta. 2 Clasificar piezas y grupajes de acuerdo a prioridades de embarque En caso de ser necesario pueden elaborarse despachos colectores, Los despachos colectores se elaboraran para facilitar el transporte de las sacas pequeñas que tengan destino o conexión en común, esta acción se realiza en el sistema realizando un grupaje. 3 Solicitar a a la aerolinea el cupo necesario para el transporte de los despachos Según los acuerdos vigentes para el transporte de envios con otras aerolíneas. 4 Asignacion de grupajes y piezas al vuelo correspondiente al destino a través del sistema de información La asignación de los envíos a un viaje se puede hacer mediante lecturas relacionando el número del viaje. O también se puede hacer de forma manual en el sistema seleccionando el viaje y haciendo cliec en el botón "Rellenar", así el sistema asignará automáticamente los envíos que tengan el destino del viaje o las paradas y conexiones asociadas al mismo. 5 Trasladar las piezas a las instalaciones de la aerolínea transportadora. El traslado del material a las instalciones de las aerolineas debe estar acompañado por un colaborador de aeropuerto o estación, con las medidas de seguridad requeridas. 7 Solicitar la guía bajo la cual serán transportadas las piezas Se debe verificar en la guia, las cantidades de envíos, peso entregado, y que los datos en las misma correspondan al embarque. 8 Verificar el embarque de las piezas. En caso que no sea posible el embarque de las piezas entregadas, debe solicitarse a la aerolinea el material no embarcado para su manejo a través de otra aerolínea si existe la posibilidad, dando lectura a los envíos, registrando las novedades presentadas y luego prepararlas para el siguiente vuelo. 17 Actualizar en el sistema de información los envios recibidos. A través de la lectura "Validación Descarga arrastre" se reciben los envíos 18 Generar listado de discrepancias Verificar que las piezas recibidas coincidan con las piezas embarcadas en origen. Existen dos posibilidades: Sobrantes o Faltantes 20 Registrar las incidencias a través del sistema de información e informar a origen. Se debe informar al origen las novedades presentadas a través del listado de discrepancias generado por el sistema. En caso de presentarse envíos mal enrutados, estos deben reenrutarse correctamente de forma manual. 21 Gestionar Incidencias tanto faltantes como sobrantes Se debe gestionar las incidencias presentadas de los envíos que arriban, en casos de sobrantes o faltantes, generando la incidencia en el sistema se informa a origen y al responsable del proceso anterior y luego gestionando la incidencia. Se debe gestionar las incidencias presentadas de los envíos que arriban, en casos de sobrantes o faltantes, generando la incidencia en el sistema se informa a origen y al responsable del proceso anterior y luego gestionando la incidencia. Trasladar las piezas a las instalaciones de la aerolínea transportadora Entregar a la aerolínea los despachos a transportar.

Transporte aéreo vuelos Avianca y otras aerolíneas Supervisor Estación/Aeropuerto Destino Viene … Revisar en el sistema de información las llegadas pendientes Si se presentan Incidencias registrar las incidencias a través del sistema de información e informar a origen Gestionar Incidencias tanto faltantes como sobrantes Preparar las planchas y recursos necesarios para la recepción del vuelo Fin Generar listado de discrepancias Realizar el control de horario y seleccionar llegada avión del vuelo en l sistema Actualizar en el sistema de información los envíos recibidos 2 Clasificar piezas y grupajes de acuerdo a prioridades de embarque En caso de ser necesario pueden elaborarse despachos colectores, Los despachos colectores se elaboraran para facilitar el transporte de las sacas pequeñas que tengan destino o conexión en común, esta acción se realiza en el sistema realizando un grupaje. Para los casos en que en el plan de transporte parametrizado en el sistema no tenga creado el viaje asociado al vuelo real, se debe solicitar a casa matriz la creación inmediata del viajes para poder asignar los envíos. Esto aplica para los casos en que Avianca desee realizar vuelos de prueba sin pasajeros o vuelos que no están programados en el itinerario normal. 3 ¿Cargas especiales par el embarque? Cargas especiales como HR, LA, DG. 4 Preparar los documentos necesarios para su transporte. Para cada una de las cargas especiales deben prepararse los documentos necesarios indicados en las Políticas específicas de Carga. 5 Enviar a CCD el NOTOC de las mercancías especiales En las bases que se encuentre disponible puede enviarse de forma electrónica 6 Asignacion de grupajes y piezas al vuelo correspondiente al destino a través del sistema de información La asignación de los envíos a un viaje se debe hacer mediante lecturas relacionando el número del viaje. Solo para casos de contingencia y con previa autorización del Coordinador regional correspondiente, se puede hacer de forma manual en el sistema seleccionando el viaje y haciendo clic en el botón "Rellenar", así el sistema asignará automáticamente todos los envíos liberados que tengan el destino del viaje o las paradas y conexiones asociadas al mismo. 7 Preparar en planchas o diligencias las piezas de los despahos a transportar. Deben tenerse en cuenta las prioridades de embarque de los productos a transportar y la cantidad de kilos autorizados por CCD. Al alistar las piezas y/o sacas en las planchas deberán tener el adecuado apilamiento para evitar que se caigan o se deterioren. Se debe contar con la respectiva protección para los despachos en caso de lluvia. 8 Solicitar a control vuelos el cupo necesario para el transporte de los despachos A través de Sistema de información Amadeus, correo electrónico o manualmente, se debe solicitar el cupo o capacidad según el tiempo asignado antes de la salida del vuelo de acuerdo al tipo de aeronave que opera el vuelo. 13 Trasladar las piezas a la posición asignada al avión. El traslado de las planchas a la posición del avión es realizada por el proveedor de Ground Handling, y debe ser acompañado por un colaborador de Deprisa, quien debe asegurarse que sea ubicada en la posición correcta y quede a disposición del personal de asistencia en tierra. 14 Verificar el embarque de las piezas. Verificar la correcta manipulación de las piezas por parte de los colaboradores de Graund Handling o el tercero que realiza el embarque. Simpre deberá asegurarseque el embarque de los productos se haga de acuerdo a las prioridades de embarque. En caso de no ser posible el embarque de la totalidad de las piezas, devolver a la Bodega las piezas no embarcadas, dando lectura a los envíos, acerca de las novedades presentadas y luego prepararlas para el siguiente vuelo. 17 Dar control horario y cierre de vuelo en el sistema de información Para los casos en que se tenga la handheld en la posición del avión, el cierre del viaje debe hacerse en linea, y cuando no, el cierre y control de horario se hará en la bodega 18 Revisar en el sistema de información las llegadas pendientes. En el módulo de llegadas podrá verificar el libro de descarga donde se detallan los viajes que están próximos a llegar a la base de destino. 20 Realizar el control de horario y seleccionar llegada avión del vuelo en en el sistema Para los casos donde se tenga handheld, la opción de llegada de avión debe hacerse en línea. 23 Actualizar en el sistema de información los envios recibidos. A través de la lectura "Validación Descarga arrastre" se reciben los envíos 24 Generar listado de discrepancias Verificar que las piezas recibidas coincidan con las piezas embarcadas en origen. Existen dos posibilidades: Sobrantes o Faltantes 26 Registrar las incidencias a través del sistema de información e informar a origen. Se debe informar al origen las novedades presentadas a través del listado de discrepancias generado por el sistema. En caso de presentarse envíos mal enrutados, estos deben reenrutarse correctamente de forma manual. 27 Gestionar Incidencias tanto faltantes como sobrantes Se debe gestionar las incidencias presentadas de los envíos que arriban, en casos de sobrantes o faltantes, generando la incidencia en el sistema se informa a origen y al responsable del proceso anterior y luego gestionando la incidencia. Se debe gestionar las incidencias presentadas de los envíos que arriban, en casos de sobrantes o faltantes, generando la incidencia en el sistema se informa a origen y al responsable del proceso anterior y luego gestionando la incidencia. Asistir a la posición asignada del vuelo y verificar el descargue de las piezas Verificar el traslado las piezas recibidas a la bodega Si durante cualquier actividad del procedimiento se detectan envíos en mal estado, embalaje deficiente, con datos de destino incompletos, estos envíos se debe segregar, incidentar en el sistema, para su gestión con la oficina o ciudad de origen, con el cliente o ejecutivo de cuenta.

Recepción de rutas aéreas

Efectuar la recepción de rutas aéreas Auxiliar Operaciones Estación/Aeropuerto Inicio Desplazarse a la posición del avión con recursos necesario Trasladar el correo y carga a bodega Envíos con destino ADZ debe ubicarse en el área designada para las inspecciones de seguridad En caso de no ser envíos con destino ADZ, registrarlos en el sistema los envíos y grupajes recibidos, verificando, su estado Registrar control horario y lectura en el sistema En caso de presentar Incidencias, registrarlas a través del sistema e informar al origen Continuar con el proceso de clasificación y despacho Fin El descargue de los aviones lo realiza Asistencia en Tierra Las incidencias tanto faltantes como sobrantes, deben ser gestionadas por el Supervisor de Estación o Aeropuerto

¿Preguntas?

Actividades finales 1. Evaluación del módulo Cuestionario de preguntas 2. Evaluación satisfacción del programa

Actividades finales 1. Evaluación del módulo Cuestionario de preguntas 2. Evaluación satisfacción del programa