ORGANIZACIÓN , SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y FORMACIÓN DE UN EQUIPO DE VENTAS Este capitulo se ocupa de la organización del equipo de ventas: las características de una buena organización, los tipos básicos de organización y la especialización organizativa dentro del departamento de ventas. Dotar de personal adecuado al equipo de ventas. La selección del tipo de personal

FORMAS DE ORGANIZAR UN EQUIPO DE VENTAS. Para organizar un equipo de ventas tenemos que considerar:

Naturaleza de la organización de ventas. Una organización no es más que una estructura de trabajo y una forma de disponer las actividades que interviene un grupo de personas. El objetivo es estructurar dichas actividades de modo que las personas que en ellas intervienen pueden actuar unidas mejor de lo que harían si actuara individualmente. En la actualidad se tiende a que las organizaciones sean más horizontales a fin de que la coordinación de sus actividades tenga mayor importancia que el control vertical.

Organización del equipo de ventas y planificación estratégica La estructura de organizativa del equipo tiene una serie de efectos directos y características sobre la puesta en práctica del concepto de marketing. La clave radica en diseñar una estructura organizativa que permita implementar con éxito la planificación estratégica de marketing y del equipo de ventas. Una estructura organizativa, ya sea para un equipo de ventas o para cualquier otro grupo que intervenga en un esfuerzo conjunto destinado a alcanzar un objetivo, es un mecanismo de control y coordinación. Además cuenta con otros planes como el plan de retribución, el programa de formación y las técnicas de supervisión. La estructura organizativa ofrece orientación a las empresas y, en ciertos casos, al equipo de ventas, sobre la forma de ejecutar la planificación estratégica destinada a alcanzar los objetivos de marketing y del equipo de ventas

Características de una buena organización La estructura de la organización debe reflejar una orientación hacia el mercado. Centrarse en el mercado, ejecutivos deben pensar en el trabajo de ventas y marketing para aprovechar la demanda. La organización debe crearse en torno a actividades y no en torno a personas. No realizar “adaptaciones personales” dentro de la estructura. Relación apropiada entre responsabilidad y autoridad. Al signar un trabajo a una persona hay que darle los medios para que lo realice. El alcance del control ejecutivo debe ser razonable. El número de subordinados que responden directamente ante un determinado ejecutivo. La organización debe ser estable y al mismo tiempo flexible. Una organización debe ser como un árbol: firmemente arraigado pero con suficiente flexibilidad para que un fuerte viento no lo quiebre la Estabilidad, en una organización, con ejecutivos preparados para reemplazar a los existentes cuando sea necesario. Las actividades deben estar equilibradas y coordinadas. El equilibrio supone no permitir que una unidad de la organización adquiera una importante indebida con respecto a otra.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN. Las organizaciones de ventas pueden clasificarse de acuerdo con una de las 4 categorías básicas: Organización Lineal Organización Lineal y funcional Organización funcional Organización horizontal

Lineal Naturaleza: La forma de organización más sencilla. La autoridad fluye des de ¡ Director general hasta el primer subordinado, luego al segundo y así sucesivamente en sentido descendente Cuando se emplea: En empresas muy pequeñas o dentro de un pequeño departamento de una empresa de mayor tamaño Ventajas Relativas: Bajo costo, rápida toma de decisiones, autoridad muy centralizada. Falta especialización de la dirección y, con frecuencia, no hay sustituido del máximo ejecutivo que es el propietario de la empresa

Lineal y Funcional Naturaleza: Tomar una organización lineal y añádasele especialistas funcionales de distintos campos, como publicidad o investigación de marketing. X ejemplo: El ejecutivo funcional está a cargo De la planificación relacionada con la actividad de su especialización, sólo mantiene una relación de asesoría con los directores de ventas y los vendedores Cuando se emplea: - Un Equipo de ventas numero-so Un mercado regional o nacional Una variada línea de productos Un gran # de clientes Ventajas relativas: División de Trabajo y especialización de los ejecutivos. El costo total puede ser alto, en especial cuan do los ayudantes funcionales tienen sus propios departamentos. El proceso de toma de decisiones es más lento

Organización lineal y funcional de las ventas Director Ejecutivo de Marketing Director de Publicidad Director de Investigac MKI Director de General Ventas Director de Promoción Ventas Director de Análisis Ventas VENDEDORES Autoridad lineal Autoridad de asesoramiento funcional

Funcional Naturaleza: Cada especialista en una actividad tiene autoridad lineal en di cha actividad en sus relaciones con el equipo de ventas. X ejemplo: Director de créditos quiere que el personal de ventas cobre las cuentas atrasadas. El ejecutivo funcional sólo puede recomendar al director general que los vendedores hagan ese trabajo. Cuando se emplea: Grandes compañías con distintas líneas de productos y/o mercados. La clave está en limitar el número de ejecutivos con autoridad lineal funcional. Ventajas relativas: Ventajas de la especialización del trabajo y la seguridad de que los planes y los programas de los ejecutivos se llevarán a cabo porque los ejecutivos pueden ordenar que así se haga. El inconveniente radica en que los ejecutivos lineales de ventas y los vendedores pueden recibir órdenes de más de una persona.

Organización funcional de las ventas Director Ejecutivo de Marketing Director de Publicidad Director de Investigac MKI Director de General Ventas Director de Promoción Ventas Director de Análisis Ventas Director Ayudante de Ventas VENDEDOR

Horizontal Naturaleza: Suprime tanto los niveles jerárquicos como las fronteras entre los distintos departamentos. Un pequeño grupo de altos ejecutivos supervisa las funciones de apoyo, como recursos humanos, finanzas y planificación a largo plazo. Todos los demás forman parte de equipos transfuncionales Cuando se emplea: Las grandes y pequeñas empresas buscan mayor eficacia y mejor respuesta del cliente. Las empresas que están iniciando relaciones de asociación de larga duración con sus clientes son las que, mas probablemente adoptarán una estructura horizontal Ventajas relativas: Reduce la supervisión y elimina las actividades que no son necesarias para el proceso. Se reducen los costos y mejora en gran manera la respuesta del cliente.

La compañía Horizontal Equipo de diseño y desarrollo de productos Investigación de clientes Análisis de Clientes Ingeniería de diseño Equipo de fabrica ción Ingeniería de sistemas Fabricación Control de Calidad Equipo de planifi-cación estratégi-ca Vicepresidente de planificación estratégica Vicepresidente de finanzas e información Director General Recursos Humanos Administración Equipo de apoyo al cliente Información Formación Servicio Investigación Equipo de satis facción del cliente Fijación de precios y promociones de ventas Ventas Distribuición

Formas especializadas dentro de un equipo de ventas A medida que el equipo de ventas va creciendo, resulta cada vez más difícil dirigirlo. La forma más corriente de distribuir las responsabilidades de la venta consiste en dividir el personal tomando como base algún tipo de especialización en la venta.

Especializadas geográficas El sistema de organización del equipo de ventas utiliza para dividir las responsabilidades y la autoridad lineal respecto a las actividades de venta como base de territorios geográficos. Esto se asigna a cada vendedor un área geográfica concreta, denominada territorio, para que desarrolle en él sus actividades. Un número razonable de vendedores, que representan territorios contiguos, a las órdenes de un ejecutivo territorial que, a su vez depende directamente del director general de ventas. El ejecutivo territorial de ventas suele recibir los nombres de director regional de ventas o de director distrital de ventas. Un ejemplo las compañías cuentan con grandes equipos de ventas suelen tener 2 o 3 niveles de ejecutivos territoriales

Organización geográfica de ventas Director Ejecutivo de Marketing Director de Publicidad Director de Investigac MKI Director de General Ventas Director de Promoción Ventas Director de Análisis Ventas Director Regional de Ventas de la Zona Oeste Director Regional de Ventas de la Zona Este 4 Directores Distritales de Ventas 4 Directores Distritales de Ventas Vendedores con sus propios territorios Vendedores con sus propios territorios

Por productos Utiliza dos estructuras con más frecuencia siguiendo e criterio de:

Especialización basada en la explotación de productos. Es la que puede emplearse cuando la empresa Diversos productos técnicos carácter complejo, como en el área de la electrónica. Miles de productos, como es el caso de los mayoristas en ferretería. Productos muy diferentes y sin relación alguna entre sí. La ventaja principal de este tipo de organización radica en la atención especializada que el equipo de ventas puede prestar a cada línea de productos. Además cada línea recibe mayor atención por parte de los ejecutivos de la empresa, toda vez que existe una persona responsable por cada grupo de productos.

Organización de ventas con equipo de ventas especializado por productos Director Ejecutivo de Marketing Director de Publicidad Director de Investigac MKI Director de General Ventas Director de Promoción Ventas Director de Análisis Ventas Director de Ventas del Producto A Director de Ventas del Producto B Director de Ventas del Producto C Vendedores Del Producto A Vendedores Del Producto B Vendedores Del Producto C

Especialización funcional por productos La empresa cuenta con 3 ejecutivos denominados directores de producto o directores de categoría. Cada uno de ellos es responsable de la planificación y el desarrollo de un programa de marketing para un grupo independiente de productos. Carecen de autoridad lineal sobre el equipo de ventas o sobre el director del mismo. Su función se limita a aconsejar y hacer recomendaciones a los directivos de línea. El equipo de ventas no está especializado por productos, sino que cada vendedor vende los productos de los 3 directivos

Organización de ventas con los directores de productos como especialistas funcionales Director Ejecutivo de Marketing Director de Publicidad Director de Investigac MKI Director de General Ventas Director de Ventas del Producto A Director de Ventas del Producto B Director de Ventas del Producto C Director Ayudante de Ventas VENDEDORES