TALLER: Gestión de matricula de una Universidad 4 ETAPAS: PLANIFICAR – ORGANIZAR – EJECUTAR - EVALUAR Ing. Christian Ovalle www.consultoriaovalle.com

Flujo de información mejorado Proceso Gestión de Matrícula de una universidad 4 ETAPAS: PLANIFICAR – ORGANIZAR – EJECUTAR - EVALUAR

ETAPA PLANIFICAR: Gestión de matricula Consejo Académico Comisión de Matrícula Asesores Técnicos (Consultores de Planificación) Rectorado Realizar Cronograma de Actividades Recibir requerimientos para el PEM Formar la CM CA Contratar consultoría externa Solicitar el PEM Realizar el PEM Enviar el PEM PEM PEM CM: Comisión de Matricula – PEM: Plan Estratégico de Matricula CA: Cronograma de Actividades

ETAPA ORGANIZAR: Gestión de matricula Comisión de Matricula Administrador Personal de Matricula Finanzas Gerente Presentar el PEM Realizar Cronograma de Capacitación Recibir Capacitación CC Cotizar con los proveedores Aprobar Cotización Generar informe De Capacitación IC PEM: Plan Estratégico de Matricula CC: Cronograma de Capacitación IC: Informe de Capacitación

ETAPA EJECUTAR: Gestión de matricula Alumno Coordinación Académica Finanzas Gerencia Solicitar Reporte de Pre-Matricula Generar reporte de Pre Matricula RPM Decidir cuantos Cursos llevar Realizar Pago RM Generar Informe De Matricula RPM: Reporte de Pre-Matricula - RM: Reporte de Matricula

ETAPA EVALUAR: Gestión de matricula Consejo Académico Administrador Alumno Rectorado Solicitar Evaluación del Servicio Realizar Cronograma de Evaluación Realizar encuesta Sobre el servicio CE ES Ejecutar la Evaluación Generar informe De Evaluación IES Nota: En esta etapa se puede evaluar el Servicio (Cliente) o el proceso (Usuario) CE: Cronograma de Evaluación – ES: Encuesta sobre el servicio – IEF: Informe de Evaluación de Servicio

Una eficaz gestión de la información exige no sólo conocer las fuentes, servicios y sistemas, su ciclo de vida y sus criterios de calidad, sino tener bien definidas las políticas en torno al papel de cada cual en el manejo de información y el flujo de cada información, desde su generación hasta su utilización, precisando sus depósitos transitorios y definitivos  (Ponjuán Dante, 2004). El verdadero valor y uso de la información se manifiesta cuando es compartida con los clientes/usuarios adecuadamente, lo que coadyuvará a que puedan ejecutar decisiones y resolver diferentes problemáticas. Dentro del proceso de gestión de información y también en otros procesos del sistema organizacional, los flujos de la información son pasos importantes, e incluyen actividades específicas y sus secuencias, subprocesos, la secuencia de toma de decisiones, etc. Poder representar el flujo de información de un sistema, nos permite plasmar en un modelo lógico los procesos, independientemente de las restricciones del entorno.