Administración Basada en Actividades C.P. Aldo S. Torres Salinas

Administración Basada en Actividades (ABM) Concepto: Es una herramienta administrativa de costos que mejora las decisiones organizacionales enfocando la atención de la administración en:

Administración Basada en Actividades (ABM) El trabajo del negocio Como se realiza el trabajo Porque se realiza y En los costos que se incurre.

Administración Basada en Actividades (ABM) Análisis de Actividades: Es usado para analizar los productos, los costos y el desempeño de las actividades organizacionales. El resultado se observa en mejores y más eficientes procesos de trabajo

Administración Basada en Actividades (ABM) En la Administración Basada en Actividades, el trabajo es visto como un camino progresivo, partiendo de tareas, que se combinan para formar actividades, que en conjunto constituyen los procesos

Administración Basada en Actividades (ABM) Cada tarea, actividad o proceso requiere entradas de recursos (inputs), transformación y salidas (outputs) Inputs Transformación Outputs

Administración Basada en Actividades (ABM) Consideraciones: El límite entre tareas, actividades y procesos es impreciso Un proceso es un conjunto de actividades ligadas para desarrollar un objetivo específico

El proceso y la tarea Un proceso tiene principio y fin así como una clara definición de sus entradas y salidas. Una tarea es muy pequeña para tener un objetivo específico

Pasos para el Análisis de Actividades 1) Obtener reportes e información de costos por departamento 2) Identificar los procesos relevantes 3) Identificar entradas y salidas de procesos 4) Detectar las actividades involucradas en los procesos listando sus tareas

Pasos para el Análisis de Actividades 5) Identificar los recursos requeridos 6) Definir para cada salida una unidad de medida (financiera o no financiera) 7) Definir para cada actividad relevante una medida del resultado

Pasos para el Análisis de Actividades 8) Registrar el desempeño actual en base a las medidas de resultado 9) Evaluar el desempeño en base a los resultados obtenidos 10) Realizar una lluvia de ideas para mejorar los procesos 11) Implementar ideas e iniciar de nuevo

Mensaje ABM El trabajo es un proceso El objetivo de la administración es asegurarse de que las actividades sean coordinadas, necesarias y eficientes Reorientar a la organización a administrar y entender los procesos de trabajo

Administración basada en Actividades Ejemplo de Departamento de servicios escolares

Obtener Información Financiera. Asuma que el Departamento Escolar del ITESM campus Monterrey gastó $1,650,000 el año pasado. La contraloría de Sistema desea entender como fue gastada esta cantidad en relación a las actividades del Departamento. Suponga que los gastos de operación fueron los siguientes:

Información Financiera Sueldos y prestaciones 960,000 Gastos de Operación 340,000 Gasto de Instalaciones 350,000 Total 1,650,000

Determinar los Procesos Relevantes En este departamento se admiten estudiantes, se inscriben a clases, se preparan los rosters de maestros y se mantienen los registros de calificaciones. Habiendo tres procesos relevantes: Proceso de Admisión Proceso de Inscripción Proceso de Registro

Determinar Inputs y Outputs en los procesos Inputs: son actos o eventos que causan tareas y actividades para iniciar un proceso Los actos o eventos son también llamados Drivers, que son cualquier evento, circunstancia o condición que inicia una actividad dentro de un proceso Outputs: son el resultado del proceso

Inputs Procesos Outputs

Identificar las Actividades y tareas en cada proceso El proceso de admisiones inicia con el recibo de la solicitud de admisión y termina cuando se le notifica si ha sido aceptado. Es necesario determinar las actividades y tareas que se realizan en este proceso para poder evaluarlo. Suponga que identificamos 4 actividades principales:

El proceso de admisiones 4 actividades principales: Recibir solicitudes Procesar solicitudes Evaluar y notificar Hacer estadísticas y reportes

Recibir solicitudes Identificación de tareas: Enviar las solicitudes a quienes abren la correspondencia Revisar solicitudes para determinar que esté completa Separar las solicitudes incompletas y avisar a los solicitantes de los datos faltantes en su solicitud

Recibir solicitudes Identificación de tareas: Acomodar las solicitudes completas en orden alfabético por tipo de solicitud (estudiantes nuevos, de transferencia, graduados) Registrar el número de solicitudes procesadas en el día Esperar a que lleguen más solicitudes.

Identificar los recursos utilizados por cada actividad Todas las tareas y actividades consumen recursos, tales como tiempo de la gente, tiempo de computadoras, muebles, papelería, y espacio en instalaciones entre otros. A continuación se presenta una relación de los recursos consumidos por la recepción de solicitudes de admisión

Recursos a Actividades

Driver de recurso Es el factor que mejor asigna el costo del uso de recurso de una actividad. Con la tabla anterior se puede proceder a calcular el costo de la actividad de recibir solicitudes de admisión

Costo Anual

Costo de las otras Actividades Haciendo un análisis similar de las actividades desarrolladas en el departamento de escolar se llegó a determinar el costo de las demás actividades realizadas en el proceso de admisión.

Costo del Proceso de Admisión

Definir Medidas para actividades Es necesario identificar y medir los outputs de cada actividad. Los outputs sirven como inputs o cost drivers para otras actividades y en ocasiones ligan actividades entre departamentos, también pueden ser utilizados para generar medidas de evaluación del desempeño. Por ejemplo:

Inputs como medidas de evaluación

Medidas de evaluación del desempeño de las actividades Estas medidas de evaluación pueden ser financieras o no financieras. Un buen juego de medidas de evaluación del desempeño ayudan a alcanzar los objetivos estratégicos de calidad, costo y tiempo.

Evaluación de Admisiones

Registrar el desempeño de cada actividad Debe de llevarse un registro de los resultados de operación, o registro de las medidas del desempeño para poder hacer comparaciones y buscar la mejora continua.