Rol del Evaluador y la Retroalimentación Subdirección de Personas GESTIÓN DEL DESEMPEÑO FOSIS 2015 Elaborado por el Departamento de Desarrollo Organizacional SDP. Santiago, julio 2015.-

¿Por qué evaluar el desempeño es tan importante para el éxito de la gestión del FOSIS? Por que el éxito del desempeño de esta y de cualquier organización dependen de las personas, de las decisiones que éstas tomen, de las herramientas que utilicen, de la experiencia y conocimiento que pongan en juego, de la motivación y compromiso que demuestren con hechos. Por tanto, para que todas estas características personales estén presentes, llevar a cabo este proceso en forma adecuada es una variable crítica de éxito para toda la institución y, a la vez, es parte de uno de los desafíos estratégicos de modernización del Estado. Contar con las mejores personas, es por tanto un desafío que nos convoca a todos. Los invitamos entonces a ser actores de este proyecto.

La evaluación debe centrarse en los aspectos positivos de las relaciones interpersonales, tanto entre evaluador/a y evaluado/a, como al interior del equipo. Se incluye la autoevaluación con el objeto de disminuir el factor subjetivo de la evaluación, al incorporar más de un/a observador/a del Desempeño El principio de jerarquía, donde si bien pueden existir varios/as observadores/as del proceso, finalmente, la Pre-Calificación es responsabilidad de el/la jefe/a directo/a de la persona evaluada, quien conoce su real desempeño El personal del FOSIS está compuesto por adultos capaces de observar su desempeño y de aceptar críticas constructivas para mejorar. Supuestos

¿De qué depende el desempeño exitoso en un cargo? Que la persona pueda hacer el trabajo: CAPACIDAD Que esté dispuesta a hacer el trabajo: MOTIVACION Que el contexto organizacional sea adecuado

¿Qué compromisos ofrecemos y pedimos a los/as pre-calificadores/as para el éxito del proceso? Como Departamento de Desarrollo Organizacional ofrecemos: Dar apoyo, seguimiento, comunicación y retroalimentación en aplicación de cada etapa del proceso. Responder consultas. Escuchar inquietudes, sugerencias, comentarios. Aplicar mejoras propuestas. A los pre-calificadores les pedimos: Que ejerzan su rol en la discriminación del desempeño de sus evaluados, fundamentando las razones consideradas. Que posean una actitud constructiva y transparente en los procesos del sistema, enfocándose a la creación de un clima favorable de autocrítica. Que otorguen una completa retroalimentación a la persona evaluada. Que reconozcan el esfuerzo de toda una institución en este proceso.

Roles en el proceso Director/a Ejecutivo/a: es responsable del cumplimiento del proceso de calificaciones: Para ello, instruye a la Subdirección de Personas para que se encargue del cumplimiento de los procedimientos y plazos. Directores/as regionales: les corresponde la responsabilidad del correcto desarrollo del proceso en la región que dirigen. Jefes/as Pre-calificadores/as: son responsables de las Pre-calificaciones que efectúan. Funcionarios/as: les corresponde realizar su auto-evaluación, acordar la Pre-calificación con su jefe/a directo/a, y firmar la notificación de su calificación hecha por la Junta, expresando en ella su acuerdo o desacuerdo. Juntas calificadoras (Central y Regionales): les corresponde calificar a los/as funcionarios/as, evaluando sus desempeños y aptitudes, atendidas las exigencias y características de sus cargos. Representantes del personal: representan los intereses de los/as funcionarios/as en la Junta calificadora. Tienen derecho a voz y voto. Departamento de Desarrollo Organizacional: Se encarga del cumplimiento de procedimientos y plazos. Además, provee de información a las Juntas calificadoras y al Director Ejecutivo si un funcionario apela. Asociación de funcionarios: puede designar a un/a funcionario/a para que participe en la Junta calificadora Central, el cual sólo tendrá derecho a voz. Encargado/a de Personas regional: es responsable de la administración del proceso en regiones Asesor jurídico regional: en aquellas regiones en que se constituya Junta, deberá asesorar en materias jurídicas (constitución, elaboración de actas, escrutinio de votos, notificaciones)

El rol del evaluador Como Pre-calificador Lo primero a la hora de evaluar el desempeño es preguntarse ¿Para qué sirve evaluar desempeño y cómo hacerlo? Para abordar las respuestas a las anteriores interrogantes, es necesario contar con ciertas herramientas, las que se relacionan con dos conceptos claves: 1. Desempeño: se asocia a rendimiento, a eficiencia y eficacia, a conductas observables. 2. Evaluar el desempeño: es controlar el cumplimiento de metas. 3. Insumos para evaluar: El perfil del cargo y sus funciones o tareas. Las Metas relacionadas con esas tareas Condiciones de satisfacción para el cumplimiento de las metas. Medir el cumplimiento de esas condiciones a partir de conductas verificables.

El rol del evaluador Como integrante de la Junta Calificadora A los integrantes de la Junta Calificadora central o regional les corresponde calificar a los funcionarios, basándose en los antecedentes de cada funcionario calificado en el periodo que se califica: El Informe de desempeño (agosto a siciembre 2014). La Pre-calificación hecha por el jefe directo. La Auto-evaluación. Las anotaciones de mérito y demérito. Las resoluciones sobre resultados de sumarios o investigaciones sumarias Las decisiones tomadas por la Junta Calificadora son de carácter resolutivo. La notificación de la resolución debe ser firmada por el funcionario. Los acuerdos tomados por la Junta deben ser siempre fundados y anotarse en las actas de calificaciones. Las funciones de los miembros de la Junta son indelegables.

¿Qué es la entrevista de retroalimentación y cuándo debo realizarla? Es una relación de diálogo en la que entrevistador y entrevistado intercambian información para verificar en qué medida, este último se adecua al perfil del cargo desempeñado y cuáles son sus fortalezas y debilidades. Debe efectuase luego de la autoevaluación del equipo y mientras este vigente el proceso de precalificaciones (según cronograma del año). Como cualquier entrevista, se debe orientar siempre a la obtención de información para ambos actores. ¿Qué tipo de entrevista realizaremos en el FOSIS? Entrevistas semiestructuradas, donde si bien existen lineamientos generales dados por los factores y competencias evaluadas, se deja abierta la posibilidad de que surjan preguntas no preparadas de antemano (pauteada pero con flexibilidad).

Recomendaciones para que una entrevista se oriente a un aprendizaje mutuo Preparar la sala donde se realizará la entrevista. Es conveniente erradicar la barrera adicional que es el escritorio, lo que favorece la comunicación. Definir el momento en que tendrá lugar (preferentemente un día y una hora convenidos entre las partes que a los dos les resulte cómodo, con tiempo disponible y sin interrupciones). Reflexionar sobre los objetivos de la reunión y en buscar ejemplos concretos acciones o actitudes de el/la trabajador/a que justifiquen la evaluación. Es indispensable dar lugar para hablar, comenzando por pedir que indique si hay asuntos no mencionados que quiere tratar para incluirlo en la agenda, o dejarlo programado para otra reunión. Para empezar el/la entrevistador/a debería ponderar aquellas cosas que el/la entrevistado/a hizo o hace bien. Este feedback positivo ayudará a introducir los aspectos el desempeño que estuvieron por debajo el estándar esperado(es mejor si se lleva al propio evaluado/a a hablar de sus logros y fracasos). Un buen entrevistador puede pasar el 80% la entrevista escuchando activamente. Para finalizar la entrevista, es mejor que sea el entrevistado el que resuma en primer lugar lo conversado y los acuerdos a lo que se ha llegado.

A modo de resumen y cómo forma de obtener mejor información Para la búsqueda de información: qué, cómo, cuándo, cuánto Para clarificar: explíqueme, qué significa… Entre frase y frase: si le entendí bien... Profundización: ¿de qué modo…?; ¿en qué sentido…? ¿cómo es eso? De reflejo: (para que piense más su respuesta el entrevistado: quiere decir que…; si le entendí bien…) Para resumen o cierres: en general, se podría decir que… en síntesis, según lo conversado, lo más importante…..