Trabajar en archivos Universidad de Granada VII Jornadas sobre salidas profesionales para titulados en Documentación Trabajar en archivos Universidad de Granada Facultad de Comunicación y Documentación Granada, 24 de abril de 2014 Joaquim Llansó Sanjuan Director del Servicio de Organización, Calidad y Gestión Documental Universidad Pública de Navarra

Contenido de la intervención Los archivos en sociedad Contribución al interés de la sociedad Demandas actuales de la era de la información Competencias profesionales Una visión personal Qué requiere de un archivero mi organización Qué conocimientos debe tener un archivero en mi organización Claves para trabajar en un archivo

Los archivos en sociedad Como cualquier otro profesional, el archivero debe adelantarse a las necesidades que la sociedad le plantea o pueda plantearle en el futuro Es muy interesante (imprescindible) identificar la ubicación del archivero y los archivos en la era de la información Se mantiene el rol del archivero en cuanto a la protección, conservación y difusión del patrimonio documental Principales contribuciones Responsabilidad Evidencia Memoria

Contribución al interés de la sociedad Consolidación de los valores de memoria, transparencia, derechos de los ciudadanos, buen gobierno, evidencia Contribución al ejercicio de la democracia y la efectividad del control social al Gobierno Afianzamiento de los derechos de los individuos y de las organizaciones Dirección Estratégica del CIA para el período 2008-2018 “Una gestión efectiva de los documentos y los archivos es una precondición indispensable para el buen gobierno, el desarrollo de la ley, la transparencia administrativa, la preservación de la memoria colectiva hecha por el hombre, y el acceso a la información por parte de los ciudadanos”

Demandas específicas de la era de la información Actualmente, se nos demanda (además) Requisitos para la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones En las Administraciones públicas, esa demanda se vincula a la administración electrónica, en el marco de la simplificación de procedimientos y procesos administrativos Los archiveros aportamos nuestro profundo conocimiento de los documentos Qué son Por qué son importantes En qué contexto administrativo se producen Cuándo deben ser capturados en un sistema Durante cuánto tiempo deben conservarse Qué los hace auténticos a largo plazo Cómo hacerlos accesibles Interacción con otros profesionales de la informática, la comunicación, la gestión, la educación, la información, etc. sin que ello suponga una renuncia a la identidad profesional

Competencias profesionales Conexión con otras profesiones relacionadas con la gestión de la información Nueva perspectiva Del “qué” debe llevar a cabo un profesional al “cómo” los profesionales cumplen con las tareas requeridas Surgen nuevos ámbitos de competencias (ARMA, 2007) Funciones de gestión Procesos de gestión de documentos e información Gestión del riesgo Comunicaciones y márketing Tecnología de la información Liderazgo

Una visión del profesional Qué requiere de un archivero mi organización (UPNA) Competencias instrumentales Capacidad de análisis y síntesis Capacidad de organización y planificación Comunicación oral y escrita Conocimientos de informática Resolución de problemas Competencias personales Trabajo en equipo (también pluridisciplinar) Habilidades en relaciones interpersonales y comunicación Compromiso ético Competencias sistémicas Aprendizaje autónomo Adaptación a nuevas situaciones Creatividad Liderazgo Iniciativa Motivación por la calidad

Qué conocimientos debe tener el profesional Historia Historia regional Historia local Procedimiento administrativo Procesos de trabajo Gestión por procesos Flujos de trabajo Sistemas, procesos y controles de gestión documental Identificación Clasificación Evaluación Identificación y gestión de metadatos Descripción Lenguajes documentales Acceso Conservación Reprografía Instrumentos de gestión documental Cuadros de clasificación Calendarios de conservación Esquemas de metadatos Cuadros de seguridad y acceso Tablas de tipologías documentales Documentos electrónicos y administración electrónica Informática y seguridad de la Información Protección de datos Técnicas de difusión y dinamización cultural Técnicas de formación Gestión de recursos Gestión de recursos humanos Gestión de recursos económicos Gestión de instalaciones Otros Paleografía y diplomática Historia de las instituciones Latín

Claves para trabajar en un archivo Aprender de la experiencia de otros Trabajar en equipo Detectar pronto las nuevas necesidades (oportunidades) Formarse permanentemente Compartir conocimiento interactuando con otros profesionales

Muchas gracias joaquim.llanso@unavarra.es