Jonathan Santiago Armas L. Diseño de un Manual de Control Interno para la emisión de reportes al exterior de la compañía Adexus S.A.(Sucursal Ecuador), basado en Coso ERM. Jonathan Santiago Armas L.

Índice Generalidades Adexus S.A. Control Interno Coso y Coso ERM Caso Practico Conclusiones y Recomendaciones

Generalidades Adexus S.A. Reseña Histórica Misión y Visión Giro del Negocio

Reseña Histórica 1990 Se funda Tandem Chile S.A. en Santiago de Chile por Sr. Carlos Buzo 1995 Tandem Chile S.A. fundada en Perú. 1996 Tandem Chile S.A. fundada en Ecuador 1999 Cambio de nombre a Adexus S.A.(Sucursal Ecuador) Adhesión a la excelencia Vivimos la innovación y sabemos de tecnología

Misión Somos una organización de asesorías, proyectos y  servicios, que genera relaciones de largo plazo  con sus clientes, agregando valor a sus negocios  mediante el uso e integración de la tecnología.

Visión Se espera que ADEXUS S.A. (Sucursal Ecuador), en los próximos cinco años se consolide como una corporación regional, reconocida dentro de los principales proveedores de consultoría, tecnología y  servicios de alta calidad, integrada por un equipo de profesionales altamente calificados.

Giro del Negocio Hardware Software Solución Capacitación Servicios de Mantenimiento Servicios de Impresión

Línea de Productos NETAPP:almacenamiento y manejo de información Riverbed: especializada en mejoramiento networks RSA: Sistemas de encriptación Blue Coat: Soluciones de seguridad y conectividad VMWARE: Es un sistema de virtualización para software CISCO: Telecomunicaciones Tandberg: Equipos de video conferencia

Control interno Definición y Objetivos Clasificación del Control Interno Beneficios Limitaciones

Definición y Objetivos Proceso diseñado por la gerencia Confiabilidad en la información Control Interno Certeza en el cumplimiento de objetivos Eficiencia y efectividad en las operaciones Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido Cumplimiento de leyes y regulaciones

Clasificación del Control Interno Por su función Control Administrativo Control Contable Por su ubicación Control Interno Control Externo Por su acción Control Previo Control Concurrente Control Posterior En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Controles Contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

Llegar a donde quiere llegar Beneficios Consecución de objetivos Mitigar riesgo pérdidas de recursos Generación de información fiable Cumplimiento normativo Llegar a donde quiere llegar

Limitaciones No garantiza Éxito entidad Fiabilidad Información Existencia de fraude Errores decisiones gerencia Errores humanos involuntarios Mal intención

Análisis COSO vs COSO ERM Coso y Coso ERM Historia COSO Definición COSO ERM Componentes COSO ERM Beneficios Análisis COSO vs COSO ERM

Historia Coso Realización COSO Sep.1992 Comisión Treadway a) American Accounting Association b) American Institute of Certified Public Accountants c) Financial Executive Institute d) Institute of Internal Auditors e) Institute of Management Accountants Realización COSO Sep.1992 Comisión Treadway 3 objetivos y 5 componentes Coso (Committee of sponsoring organizations). Objetivo Se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados 3 objetivos: operaciones, información, cumplimiento *objetivos no por ser parte de del proceso de gestión Estados financieros fraudulentos

Componentes del Coso Ambiente de Control. Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación. Supervisión o Monitoreo

Historia Coso E.R.M Coso ERM(Enterprise Risk Management Framework) Sep.2004 Respuesta escándalos e irregularidades Incorpora una gestión de riesgos Como respuesta a una serie de escándalos, e irregularidades que provocaron pérdidas importante a inversionistas, empleados, publicó, el cual amplía el concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y gestión integral de riesgo. No sustituye a COSO I

Definición Coso E.R.M. Proporcionar garantía razonable de información Involucra toda la compañía Proceso Integrado Información financiera Eficiencia operaciones Leyes y regulaciones Logro objetivos Necesidad ser humano control tiempo – salomon cortez 1657 Necesidad de los contadores usa por los fraudes Generación de un marco conceptual Satisfaga Necesidades

Componentes del Coso ERM Ambiente Interno Establecimiento de Objetivos Identificación de Eventos Evaluación de Riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo

Establecimiento de Objetivos Ambiente Interno Base fundamental del Coso ERM, se enfoca en la cultura organizacional, conciencia de sus empleados frente al riesgo. Establecimiento de Objetivos Los objetivos se fijan a escala estratégica, los cuales están alineados con el riesgo aceptado. No importa cto corras si no sabes a donde quieres llegar

Identificación de Eventos Para la consecución de los objetivos se establece el camino a seguir y en este hay que identificar todas las oportunidades y riesgo asociados. Evaluación de Riesgos Establecer que impactos puede tener este riesgo y sus riesgos asociados.

Actividades de Control Respuesta al Riesgo Una vez identificado el riesgo se debe de evaluar todas las posibles respuestas las cuales pueden ser mitigarlo, reducirlo, compartirlo. Actividades de Control Son todas las políticas y actividades que harán frente a la existencia de una adecuada respuesta al riesgo identificado.

Información y Comunicación La comunicación es esencial para la organización y toma de decisiones por lo cual esta debe de ser oportuna para poder identificar los riesgo y darle una respuesta inmediata. Monitoreo Para validar la adecuada ejecución del sistema es inminente la necesidad de monitoreo constante por medio de evaluaciones puntuales o actividades de monitoreo continuo.

Beneficios Alinea el apetito de riesgo y la estrategia. Amplia las decisiones de respuesta al riesgo. Proporciona respuestas integradas a los múltiples riesgos. Minimiza pérdidas operacionales. Identifica y administra riesgos de toda la organización.

Manual Control Interno aplicando COSO ERM Caso Practico Plan General Aplicación COSO ERM Manual Control Interno aplicando COSO ERM Beneficios del Manual

Plan General Objetivos Eficiencia en actividades Mejora control interno Información confiable Mejora ambiente de control Desarrollo de una cultura organizacional Establecimiento de criterios técnicos Identificación de riesgos de forma oportuna Normas Tiempos de respuesta Identificación de riesgos

Aplicación Coso ERM Ambiente Interno Filosofía de riesgo Valores éticos institucionales Compromiso Institucional Estructura Organizacional

Establecimiento de Objetivos Operativos Financieros De Cumplimiento Estratégicos

Identificación de Eventos Riesgo Tipo de Riesgo R1 Generar ventas las cuales sean menores al costo Financiero R2 Generar ventas con un margen de rentabilidad menor al 15% R3 Reconocer ingresos menores al avance real del proyecto R4 Registrar ingresos con un costo $0 R5 Tener una cartera de clientes vencida R6 Falta de liquidez por financiamiento de contratos R7 Hoja de costo mal realizada R8 Incurrir en costos adicionales en los proyectos no considerados R9 Cotización de productos menor a costo real Operativo R10 Incurrir en multas por falta de planificación Cumplimiento R11 Declaraciones tributarias erróneas por desconocimiento R12 Mala planificación en los gastos R13 Incurrir en gastos innecesarios R14 Subutilización de activos fijos R15 Incurrir en multas tributarias

Valoración del Riesgo ID Riesgo Probabilidad (n) Impacto ($) Cuadrante ($) R1 Generar ventas las cuales sean menores al costo 1 2 R2 Generar ventas con un margen de rentabilidad menor al 15% 3 R3 Reconocer ingresos menores al avance real del proyecto R4 Registrar ingresos con un costo $0 R5 Tener una cartera de clientes vencida R6 Falta de liquidez por financiamiento de contratos R7 Hoja de costo mal realizada R8 Incurrir en costos adicionales en los proyectos no considerados R9 Cotización de productos menor a costo real R10 Incurrir en multas por falta de planificación R11 Declaraciones tributarias erróneas por desconocimiento R12 Mala planificación en los gastos R13 Incurrir en gastos innecesarios R14 Subutilización de activos fijos R15 Incurrir en multas tributarias 4

ID Riesgo Probabilidad (n) Impacto ($) Valor de Perdida ($) R1 Generar ventas las cuales sean menores al costo 4% 70,621.65 2,716.22 R2 Generar ventas con un margen de rentabilidad menor al 15% 12% 8,148.65 R3 Reconocer ingresos menores al avance real del proyecto 8% 35,310.83 R4 Registrar ingresos con un costo $0 1,358.11 R5 Tener una cartera de clientes vencida R6 Falta de liquidez por financiamiento de contratos 105,932.48 R7 Hoja de costo mal realizada 12,222.98 R8 Incurrir en costos adicionales en los proyectos no considerados R9 Cotización de productos menor a costo real R10 Incurrir en multas por falta de planificación R11 Declaraciones tributarias erróneas por desconocimiento 4,074.33 R12 Mala planificación en los gastos R13 Incurrir en gastos innecesarios R14 Subutilización de activos fijos R15 Incurrir en multas tributarias 141,243.31 5,432.43

Impacto ($) 5 4 R15 3 R11 R6 R7 R8 2 R1 R9 R10 R2 1 R4 R5 Mapa de Riesgo Impacto ($) 5   4 R15 3 R11 R6 R7 R8 2 R1 R9 R10 R2 1 R4 R5 R3 R12 R13 R14 Probabilidad (n)

Respuesta al Riesgo Riesgo Inherente Riesgo Residual ID Riesgo Prob. Impacto Valor de Pérdida Esperado Alternativas de Respuesta Valor de Perdida Esperado R2 Generar ventas con un margen de rentabilidad menor al 15% 12% 70,621.65 8,148.65 A) Aprobación de la gerencia en la realización de ventas menores al 15% de margen de rentabilidad 6% 4,237.30 B) Si el margen de rentabilidad es menor al 10% se rechaza el proyecto 0% - R6 Falta de liquidez por financiamiento de contratos 8% 105,932.48 A) Tomar como costos adicionales los gastos financieros por préstamos incurridos en proyectos. 5% 5,296.62 B) Negocion con el cliente la generación de anticipos parciales en base al avance de obra 4% R7 Hoja de costo mal realizada 12,222.98 A) Revisión del Gerente Comercial de la hoja de contos realizada por el vendedor B) Revisión de la hoja de costos por parte del Jefe de Compras para validar los precios cotizados R8 Incurrir en costos adicionales en los proyectos no considerados B) Revisión de la hoja de costos por parte del Gerente de Servicios para analizar costos adicionales del proyecto R15 Incurrir en multas tributarias 141,243.31 5,432.43 A) Revisión del cumplimiento de plazos del Gerente Financiero sobre el envío de las declaraciones tributarias 2% 2,824.87 B) Revisión del eestatus de obligaciones tributarias de la página del SRI dos veces por semana

Actividades de Control Responsable Periodicidad Control de los plazos de emisión de información por cada uno de los intervinientes. Gerente Financiero Semanal Actividades de control en todas las operaciones contable financieras. Contador Diario Revisión de los ciclos del proceso. Quincenal Revisión del cumplimiento de los controles establecidos. Gerente General Mensual Validación de la exactitud de las operaciones que posee la compañía en especial todas aquellas operaciones que generen un riesgo material. Validar la información emitida al exterior este dentro de los objetivos de la compañía. Revisión de movimientos inusuales que representen cambios en la información generada para reportes al exterior.

Información y Comunicación Reuniones Semanales Gerenciales Correo Electrónico Boletines Carteleras

Monitoreo Actividad Responsable Periodicidad Realizar pruebas para validar que la información este siendo procesada dentro de los tiempos establecidos. Contador Semanal Validar que los distintos niveles de la organización entreguen la información de forma constante, que no exista cuellos de botella en el proceso. Gerente General Mensual Controlar que los flujos de información sean efectivos Gerente Financiero Revisión de los niveles medios de forma diaria de la información generada por los niveles operativos para que no existan errores en la generación. Validar que la información financiera cumpla con el principio básico de devengado y todas las transacciones sean generadas y registradas de forma correcta. Diaria Supervisar las áreas que representan un riesgo mayor para la organización.

Manual de Control Interno aplicando COSO ERM Ingresos Costos Gastos

Beneficios del Manual Mecanismos de Control Toma de Decisiones Mitigación de Riesgos

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones Adexus S.A. (Sucursal Ecuador), es una compañía que tiene un crecimiento promedio en los últimos años, del veinte por ciento anual en ventas, en tanto que su estructura organizacional se ha mantenido constante y poco funcional, lo que ocasiona que la toma de decisiones y operatividad de la misma no sea de forma inmediata y eficiente. La falta de un Manual de Control Interno ha generado una confusión dentro de quienes intervienen en la realización de los reportes ya que no conocen cuál es el alcance de sus funciones, así como tampoco las responsabilidades de los demás colaboradores del equipo de trabajo.

Recomendaciones La compañía debe realizar una reestructuración, con la creación de gerencias medias, supervisores y administradores en cada una de sus áreas, para que toda la información sea procesada y revisada en niveles medios brindando mayor eficiencia y oportunidad en su gestión. La compañía debe implementar este manual de control interno para que exista una formalización de los procesos y los partícipes de estos conozcan de forma clara sus responsabilidades.